Handshake arbeitet mit Cronofy zusammen, um eine Kalendersynchronisierung zur Verfügung zu stellen, die hilft, die Beratungsgesprächnplanung zu verwalten, so dass Sie mehr Zeit mit Studenten verbringen können!
Sobald die Zwei-Wege-Synchronisation eingerichtet ist, erkennt Cronofy Ereignisse in Ihrem EDU-Kalender, die als nicht verfügbar/ausgelastet markiert sind, und zieht diese Blöcke in Handshake ein, so dass Studenten in dieser Zeit keine Termine anfragen können. Wenn ein Ereignis in Ihrem Kalender als verfügbar/frei markiert ist, wird es umgangen und hat keinen Einfluss auf Ihre Verfügbarkeit in Handshake.
Hinweis: Wenn ein Mitarbeiter den Termin im Namen eines Schülers einplant hat, kann der Termin trotzdem hinzugefügt werden. Nur Studenten werden von Ihrer Verfügbarkeit betroffen sein.
Wenn neue Termine mit Ihnen in Handshake genehmigt werden, wird der neue Termin automatisch zu Ihrem EDU-Kalender hinzugefügt.
Wenn Sie Probleme mit Ihrer Kalendersynchronisierung haben, lesen Sie bitte die Fehlerbehebungsanleitung und das FAQ zur Zwei-Wege-Synchronisierung.
So richten Sie die Zwei-Wege-Synchronisierung ein
1. Navigieren Sie zu Ihren NutzerIn-Einstellungen, indem Sie auf Ihren Namen in der oberen rechten Ecke von Handshake und dann auf NutzerIn-Einstellungen klicken.
2. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Kalender synchronisieren.
3. Klicken Sie auf Kalender-Synchronisierung autorisieren.
4. Sie werden an Cronofy weitergeleitet, das Drittanbieter-Kalender-Synchronisierungs-Tool, das wir verwenden, wo Sie Ihren EDU-Kalender-Anbieter auswählen werden:
- iCloud
- Office365
- Exchange
- Outlook.com
5. Klicken Sie auf den EDU-Kalender-Anbieter, den Sie mit Handshake synchronisieren möchten, und der Bildschirm wird aktualisiert, damit Sie die Cronofy-Berechtigungen überprüfen können:
- Erstellen Sie Kalender-Events
- Löschen Sie Events, die diese App erstellt.
- Lesen Sie Events in Ihren Kalendern
Hinweis: Wenn Sie Outlook oder Exchange als Teil der Office 365-Suite verwenden, dann sollten Sie sich für Office 365 entscheiden.
Sie müssen auch die Geschäftsbedingungen und Datenschutzrichtlinien von Cronofy überprüfen und ihnen zustimmen.
- Google, Office 365 und Outlook.com stellen jeweils eine grundlegende Anweisung zur Verfügung, um die oben genannten Schritte zu überprüfen. Aktivieren Sie das Kästchen, um die Vereinbarung anzuzeigen und klicken Sie auf „X“ Konto verknüpfen.
- iCloud enthält die gleichen grundlegenden Eingabeaufforderungen sowie Aufforderungen für Ihre Apple-ID und ein App-spezifisches Passwort aus Sicherheitsgründen.
- Der Austausch enthält die gleichen grundlegenden Eingabeaufforderungen sowie Anweisungen für Folgendes:
- E-Mail-Adresse (erforderlich)
- Passwort (erforderlich)
- Exchange Server-URL (optional)
- Benutzername (optional)
Nachdem Sie das Konto verknüpft haben, werden Sie möglicherweise zur zusätzlichen Sicherheitsüberprüfung von Ihrem Kalender-Anbieter aufgefordert, wie zum Beispiel unten von Google — wenn ja, klicken Sie auf Erlauben, um fortzufahren.
7. Wählen Sie im externen Kalender-Synchronisierungs-Dropdown-Menü aus, welchen spezifischen Kalender Sie mit Handshake synchronisieren möchten.
Wenn der gewünschte Kalender nicht aufgeführt ist, können Sie auf den Link zur Aktualisierung der Liste über dem Dropdown-Menü klicken, um die Optionen erneut zu laden.
Hinweis: Vergewissern Sie sich, dass es sich bei dem ausgewählten Kalender um den primären Kalender handelt, den Sie verwenden - wenn Sie einen anderen Kalender haben, in dem Ereignisse angezeigt werden, werden diese nicht im Rahmen dieses Prozesses synchronisiert!
8. Wenn Sie einen Kalender aus der Liste ausgewählt haben, wird eine Bestätigung geladen, die besagt „erfolgreich gespeichert. Wir werden bestehende Termine und Events für 6 Monate in Zukunft synchronisieren und alle neuen Termine in Zukunft“.
Stornieren Sie die Zwei-Wege-Synchronisierung
Wenn Sie versehentlich den falschen Kalender ausgewählt haben oder zu irgendeinem Zeitpunkt die Synchronisierung zwischen Ihrem Handshake-Kalender und Ihrem persönlichen Kalender über Cronofy stornieren möchten, klicken Sie auf Zugriff widerrufen.
Zu diesem Zeitpunkt können Sie alle nicht verfügbaren Blöcke, die in Handshake erstellt wurden, und alle Termine, die Ihrem Universitätskalender hinzugefügt wurden, über die Aufforderung „Events vom Kalender entfernen?“, entfernen: „Möchten Sie alle mit Ihrem persönlichen Kalender synchronisierten Ereignisse, die von Handshake erstellt wurden, und alle Terminblöcke, die aus Ereignissen in Ihrem persönlichen Kalender erstellt wurden, entfernen?“
Klicken Sie auf Ja, um fortzufahren.
Verfügbarkeits-Blöcke in Handshake
Handshake synchronisiert keine Verfügbarkeits-Blöcke mit dem Kalender Ihrer Hochschule, da wir Events weiterhin in Ihrem Hochschul-Kalender als in Handshake nicht verfügbar markieren möchten.
Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Verfügbarkeit für Termine in Ihrem EDU-Kalender sehen können, dann sollten Sie wiederkehrende Zeitblöcke direkt in Ihrem EDU-Kalender erstellen und diese als offen/verfügbar markieren.
Außerdem werden alle Kalenderereignisse, auf die Sie mit Vielleicht oder Vorläufig antworten, in Handshake als belegte und nicht verfügbare Zeiten in Handshake angezeigt. Sie können mehr über den Cronofy-Kalender-Integrationsprozess auf ihrer Website lesen.
Wie funktioniert die Kalendersynchronisierung in Handshake?
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Aktion in Handshake oder Ihrem Hochschul-Kalender |
Aktualisieren Sie in Handshake oder Ihrem Hochschul-Kalender |
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Angefordertes Beratungsgespräch in Handshake |
Ausgelastetes Event auf dem Hochschul-Kalender |
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Genehmigtes Beratungsgespräch in Handshake |
Ausgelastetes Event auf dem Hochschul-Kalender |
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Abgelehntes Beratungsgespräch in Handshake |
Löschen Sie das Event in dem Hochschul-Kalender |
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Storniertes Beratungsgespräch in Handshake |
Löschen Sie das Event in dem Hochschul-Kalender |
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Beratungsgespräch in Handshake gestartet |
Aktualisieren Sie den Event-Namen in dem -Kalender, um „gestartet:“ aufzunehmen. |
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Vollständige Beratungsgespräch in Handshake |
Aktualisieren Sie den Event-Namen in dem Hochschul-Kalender, um „abgeschlossen:“ hinzuzufügen. |
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Nichterscheinen während Beratungsgespräch in Handshake |
Aktualisieren Sie den Event-Namen in dem Hochschul-Kalender, um „Nichterscheinen:“ hinzuzufügen. |
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Bearbeiten/Löschen von Beratungsgespräch in Handshake |
Aktualisieren/Löschen Sie das Event in dem Hochschul-Kalender |
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Bearbeiten/Löschen Sie das Handshake-Beratungsgespräch in dem Hochschul-Kalender |
Keine Änderung an Beratungsgespräch in Handshake ** |
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Event in dem Hochschul-Kalender hinzugefügt |
Erzeugt einen einmaligen Abwesenheits-Block in Handshake |
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Event bearbeiten/löschen im Hochschul-Kalender |
Änderungen/Löschen eines einmaligen Abwesenheits-Blocks in Handshake |
Der EDU-Kalender bezieht sich auf den bereitgestellten Kalender Ihrer Hochschule: iCloud, Google, Outlook, Office 365 oder Exchange.
Wenn Sie ein Handshake-Beratungsgespräch aktualisieren möchten, muss dies in Handshake durchgeführt werden. Änderungen werden auf Ihrem EDU-Kalender angezeigt.
FAQ’s
Ich erhalte eine Fehlermeldung, wenn ich auf Kalender-Synchronisation autorisieren klicke. Was sollte ich tun?
- Diese Anwendung wird möglicherweise von Ihrer IT-Abteilung blockiert. Bitte wenden Sie sich mit den Sicherheitsdokumenten an Ihre IT-Abteilung und bitten Sie, Cronofy an Ihrer Hochschule zu genehmigen.
Werden wiederkehrende Meetings in meinem EDU-Kalender mit Handshake synchronisiert?
- Alle wiederkehrenden Termine werden in Handshake als nicht verfügbare Blöcke synchronisiert. Wenn Sie sie einzeln entfernen oder den Status auf verfügbar/frei ändern, werden sie einzeln aus Handshake entfernt.
Wie lange dauert es, bis Änderungen in Handshake in meinen EDU-Kalender übernommen werden?
- Normalerweise etwa 20 Sekunden bis eine Minute. Wenn Sie verzögerte Aktualisierungen bemerken, überprüfen Sie Ihre EDU-Kalendereinstellungen auf eine Einstellung, die Ihre Kalender nach einem bestimmten Zeitplan aktualisiert, z. B. täglich/stündlich usw.
Ich habe das Meeting abgelehnt, weil ich nicht mehr daran teilnehmen kann. Warum werde ich in meinem Google-Kalender für dieses Zeitfenster immer noch als nicht verfügbar angezeigt?
- Wenn das Event nach der Absage immer noch in Ihrem Kalender aufgeführt ist, wird Ihr Verfügbarkeits-Status für diese Zeit als nicht verfügbar angezeigt.
- Für Meetings, die über Cronofy eingerichtet werden, müssen Sie dasEvent manuell entfernen, nachdem Sie das Event abgelehnt haben, damit das Event nicht mehr auf Ihrem Kalender erscheint.
- Sie müssen die Einstellung „abgelehnte Events anzeigen“ in Ihren Google-Kalender-Einstellungen aktiviert haben, um das Event zu löschen.
Ich habe Informationen geändert, die in meinem Kalender synchronisiert wurden, aber jetzt wurden meine Änderungen rückgängig gemacht. Was ist passiert?
- Manchmal führt Cronofy in regelmäßigen Abständen eine vollständige Neusynchronisierung der Events durch, um die Genauigkeit zu gewährleisten. Wenn Sie die Details eines Events, der von Handshake synchronisiert wurde, geändert haben, werden diese Änderungen zu diesem Zeitpunkt überschrieben.
- Wenn sich ein Event auf dem Kalender Ihrer Hochschule ändert, erkennt Cronofy diese Änderung und führt eine erneute Synchronisierung des geänderten Events durch.