Importer: Aktualisierung von Absolventen zu Alumni

Bei der Umstellung von Studierenden auf Alumni kann vieles variieren, je nachdem, wie Ihrer Hochschule den Zugang zu Studierenden und die Aktualisierung von Daten handhabt. Eine leicht verständliche Anleitung sowie weitere Details zu den gängigsten Arbeitsabläufen, die von anderen Hochschulen verwendet werden, finden Sie unten im Miro-Board.

Umgang mit Studierenden, die ihre Hochschul-E-Mail behalten

1) Aktualisieren Sie ihre Daten durch einen Studierenden durch Importieren von Studierendendaten.  Die relevanten Felder, die Sie aktualisieren werden, sind:

• institution_year_name wurde in Alumni geändert
• primary_education: end_date sollte auf den korrekte Studienabschluss aktualisiert werden, falls es das nicht schon ist.
• Primary_education:currently_attending sollte auf FALSE gesetzt sein (es sei denn, sie kehren für einen HochschulAbschluss/zusätzliche Ausbildung an Ihrer Hochschule zurück)
  
  Hinweis: Dieser Studierende sollte mit der Zeit aus Ihrer Synchronisierung verschwinden, da er keine weiteren Informationen mehr zum Aktualisieren hat.
  • Dadurch wird das Konto nicht deaktiviert.

2) Wenn der Studierende später zurückkehrt, kann er mit seinen neuen Informationen (Studienfortschritt, Kurse, Ausbildungstermine usw.) zur Synchronisierung zurückkehren:

• Wenn ein Alumni zurückkehrt, muss das neue „primary_education:end _date“ und „start_ date“ in Ihrer Upload-Datei angegeben oder manuell in dem Profil aktualisiert werden.  Andernfalls kommt es bei zukünftigen Uploads zu Fehlern.
  • Dieser Importfehler wird normalerweise als {"primary_education.end_date":["must be a date on or after primary_education:start_date"]}} angezeigt.
  • Wenn Sie in Ihrem Import ein aktualisiertes Startdatum, aber kein Enddatum angeben, sollten Sie **CLEAR** im Feld Enddatum übergeben, um das alte Datum zu löschen und Fehler zu vermeiden. Wenn Sie das Feld „end_date“ bei Importen leer lassen, wird der alte Wert „end_date“ nicht gelöscht.
    
    
• Wenn sie zuvor deaktiviert waren, müssen Sie entweder:
  • Die Archivierung der NutzerIn manuell aus seinem Studierenden-Profil aufheben ODER
  • eine Datei manuell hochladen, einschließlich des deaktivierten Felds, und setzen sie dann auf FALSE
  • Für automatische Synchronisierungen: Fügen Sie das deaktivierte Feld zu Ihrem Upload hinzu und setzen Sie es auf FALSE

Hinweis: Es handelt sich um einen Studierende Upload. Daher müssen alle standardmäßig erforderlichen Felder für jede Studierende Upload-Datei vorhanden sein, damit Ihre Datei erfolgreich verarbeitet werden kann. Diese Felder finden Sie hier als Referenz. Die oben aufgeführten Felder ergänzen die standardmäßig erforderlichen Felder für Studierende Uploads.

Umgang mit Studierenden, die ihre Hochschul-E-Mail nicht behalten

1.) Aktualisieren Sie ihre Daten durch eine Studierende, indem Importieren von Studierendendaten. Die relevanten Felder, die Sie aktualisieren werden, sind:

• institution_year_name, um zu Alumni zu wechseln
• „primary_education:end_date“ sollte auf den korrekten Studienabschluss aktualisiert werden, sofern dies noch nicht geschehen ist.
• E-Mail-Adresse:
  • Sie können eine Studierende E-Mail nicht auf eine Adresse aktualisieren, die mit einem anderen Hochschule verknüpft ist, da diese Hochschulen separate Konten für diese Benutzer erstellen würden.
  • Sie können diese E-Mail-Adressen in persönliche Konten wie @gmail usw. ändern.
  • Wenn sie ihren Hochschul-E-Mail von Ihrem Hochschule über einen längeren Zeitraum (1 Jahr+) aktiv halten, müssen Sie diese Adresse noch nicht ändern.
  • Wenn sie ihre Hochschul-E-Mail nach Studienabschluss nicht behalten, müssen Sie ihre bevorzugte sekundäre E-Mail-Adresse hinzufügen, um Handshake weiterhin verwenden zu können.
    • Wir empfehlen, eine gezielte E-Mail zu versenden, mit der Bitte eine sekundäre E-Mail-Adresse zu hinterlegen.
      • Wenn Sie die Informationen vor einem bestimmten Datum benötigen, können Sie die Formulierung „Wir werden Ihr Handshake- Konto am [Datum einfügen] archivieren, wenn Sie nicht mit einer sekundären E-Mail-Adresse antworten“ oder etwas Ähnliches verwenden.
• Primary_Bildung:currently_attending sollte auf FALSE gesetzt sein (es sei denn, sie kehren für einen HochschulAbschluss/zusätzliche Ausbildung an Ihrer Hochschule zurück)

Hinweis: Dies ist ein Studierende Upload. Daher müssen alle standardmäßig erforderlichen Felder für jede Studierende Upload-Datei vorhanden sein, damit Ihre Datei erfolgreich verarbeitet werden kann. Diese Felder finden Sie in Importieren von Studierendendaten. Die oben aufgeführten Felder ergänzen die standardmäßig erforderlichen Felder für Studierende Uploads.

Studierenden deaktivieren (nicht empfohlen)

Wenn Sie Alumni Handshake-Konten nach X Monaten deaktivieren möchten, können Sie die Spalte „Deaktiviert“ in Ihre Studierende aufnehmen und diese für alle, die keinen Zugriff mehr benötigen, auf TRUE setzen. Ausführliche Informationen zu Massen Archivierung von Benutzern finden Sie unter Importer: Bulk Archiving Students.

*Dies wird nicht empfohlen, es sei denn, die Nutzern wünschen oder benötigt dies. Der Grund dafür ist: Wenn ein Alumni später Zugriff auf sein Profil oder CV benötigt oder dessen Job -Suche fortsetzen möchte, möchten wir, dass er wie bisher auf Handshake zugreifen kann. Wenn sie sich jedoch an uns wenden und uns bitten, ihr Profil zu deaktivieren, werden wir dies auf jeden Fall tun.

*Wenn der Studierende zu einem späteren Zeitpunkt zurückkehrt, können Sie einfach das Gegenteil des oben Gesagten tun, um den NutzerIn aus dem Archiv zu entfernen/erneut zu aktivieren: Nehmen Sie die deaktivierte Spalte in Ihre Synchronisierung auf und setzen Sie diese auf FALSE.

Alternative Option – Manueller Import zur Aktualisierung der Alumni-Informationen

*Wenn Sie keine automatischen Synchronisierungen zum Verwalten Studierenden verwenden oder Alumni direkt nach Studienabschluss aus Ihrer Synchronisierung entfernt werden, können Sie die folgenden Schritte verwenden, um eine Alumni Update-Datei manuell zu importieren.

Erstellen Sie eine neue CSV-Datei mit diesen NutzernInnen und fügen Sie die folgenden Felder hinzu:

• • Benutzername – Aktueller Handshake-Benutzername
  • email_address – Vorhandene Handshake-E-Mail oder neue E-Mail bei Aktualisierung
  • institution_year_name – Auf Alumni eingestellt
  • Primary_education:end_date – Wird auf das aktuelle Studienabschluss gesetzt, sofern es nicht bereits aktualisiert wurde
  • deaktiviert – (optional) Geben Sie an, ob Sie Alumni archivieren müssen.  Weitere Informationen finden Sie oben unter Deaktivieren von Graduated Studierenden.

Hinweis: Dies ist ein Studierenden Upload. Daher müssen alle standardmäßig erforderlichen Felder für jede Studierende Upload-Datei vorhanden sein, damit Ihre Datei erfolgreich verarbeitet werden kann. Diese Felder finden Sie hier als Referenz. Die oben aufgeführten Felder ergänzen die standardmäßig erforderlichen Felder für Studierende Uploads.

SSO-Zugang für Alumni

Alumni können SSO weiterhin verwenden, wenn Folgendes zutrifft:

• Das Konto von Studierenden in Handshake wird nach Studienabschluss nicht deaktiviert/archiviert.
• Sie erlauben diesem NutzerIn weiterhin den Zugriff auf SSO an der Hochschule (der SSO- Zugriff wird von Ihrer Hochschule lokal verwaltet). Bitte wenden Sie sich an Ihr IT-Team, wenn Sie sich diesbezüglich nicht sicher sind.

* Sollten Alumni den Zugriff auf SSO verlieren, empfehlen wir, den Studierenden eine E-Mail zu senden, um sie darüber zu informieren, dass sie für den Zugriff auf das System ein neues Handshake-spezifisches Passwort festlegen müssen. Alumni können sich jederzeit mit E-Mail-Adresse und Handshake-Passwort anmelden, wenn sie den SSO-Zugriff verlieren.

Was ist mit Studierenden, die nach Studienabschluss zu anderen Hochschulen übergehen?

Viele Studierenden gehen möglicherweise für Graduiertenprogramme an andere Hochschulen. In diesem Fall erstellen diese Hochschulen ein neues, separates Konto für den Studierende mit ihrer neuen, von der Institution ausgestellten E-Mail-Adresse. Sie sollten weiterhin ihr lokales Konto bei Ihrer Hochschule pflegen und ihren Alumni-Status und andere Informationen basierend auf den oben genannten Schritten aktualisieren.

Weitere Informationen darüber, wie sich ein bestehender Alumni mit Ihrer Hochschule verbindet, finden Sie unter Wie Studierenden & Alumni Zugriff auf Handshake beantragen können.