Importer: Aktualisierung von Studenten auf Alumni

Bei der Umstellung von Studierendeen auf Alumni kann viel variieren, je nachdem, wie Ihre Hochschule den Zugriff zu den Studierenden und die Aktualisierung ihrer Daten handhabt. Nachstehend finden Sie die am häufigsten von anderen Hochschulen verwendeten Arbeitsabläufe.

Umgang mit Absolventen, die ihre .ac.uk E-Mail behalten

1) Aktualisieren Sie ihre Daten durch eine Synchronisierung von Studierenden durch Importieren von Studierendendaten Die relevanten Felder, die Sie aktualisieren müssen, sind:

Hochschule_Jahr_Name geändert zu Alumni
Primäre_Ausbildung:End_Datum sollte auf das korrekte Studienabschluss-Datum aktualisiert werden, falls es das nicht schon ist.
Primäre_Ausbildung: Derzeit_besucht sollte auf FALSE gesetzt werden (es sei denn, die Person kehren zurück, um an Ihrer Hochschule einen Abschluss zu machen/eine zusätzliche Ausbildung zu absolvieren)

Notiz: Dieser Studierende sollte im Laufe der Zeit aus Ihrer Synchronisierung fallen, da er keine weiteren Informationen zu aktualisieren hat.
- Ihr Konto wird dadurch nicht deaktiviert.

2) Wenn der Studierende später zurückkehrt, können sie mit ihren neuen Informationen (Studienfortschritt, Kurse, Bildungdaten usw.) zur Synchronisierung zurückkehren:

Wenn ein Alumni zurückkehrt, müssen sein neues primäres_Ausbildungs:End_Datum und sein neues Start_Datum in Ihrer Upload-Datei angegeben oder manuell in seinem Profil aktualisiert werden. Andernfalls wird dies bei zukünftigen Uploads einen Fehler verursachen.
- Dieser Importfehler wird in der Regel angezeigt als {" primäre_Ausbildung.End_Datum":["muss ein Datum am oder nach primären_Ausbildung:Start_Datum sein"]}}
- Wenn Sie in Ihrem Import ein aktualisiertes Start_Datum, aber kein End_Datum angeben, sollten Sie **CLEAR** im Feld End_Datum übergeben, um das alte Datum zu löschen und Fehler zu vermeiden. Wenn Sie das Feld Ende_Datum beim Importieren leer lassen, wird der alte Wert für das Ende_Datum nicht gelöscht.
Wenn sie zuvor deaktiviert waren, müssen Sie entweder:
- Die Archivierung des NutzerIn in seinem Studierender-Profil manuell aufheben ODER
- Manuell eine Datei hochladen, die das Feld "deaktiviert" enthält und es auf FALSE setzt
- Für automatische Synchronisierung: Fügen Sie das deaktivierte Feld zu Ihrem Upload hinzu und setzen Sie es auf FALSE

Notiz Dies ist ein Upload für Studierende. Alle erforderlichen Standardfelder für den Upload von Dateien für Studierende müssen daher ausgefüllt werden, damit Ihre Datei erfolgreich verarbeitet werden kann. Diese Felder finden Sie hier als Referenz. Die oben aufgeführten Felder sind zusätzlich zu den standardmäßig erforderlichen Feldern für Studierenden-Uploads.

Umgang mit Studierenden, die ihre .ac.uk E-Mail nicht behalten

1.) Aktualisieren Sie ihre Daten mit Hilfe einer Studierenden-Synchronisation durch das Importieren von Studierendendaten. Die relevanten Felder, die Sie aktualisieren müssen, sind:

Hochschule_Jahr_Name zu ändern in Alumni
Primäre_Ausbildung:End_Datum sollte auf das korrekte Studienabschluss-Datum aktualisiert werden, falls es das nicht schon ist.
E-Mail-Adresse:
- Sie können nicht die E-Mail-Adresse eines Studierenden auf eine Adresse aktualisieren, die mit einer anderen Hochschule/.ac.uk verbunden ist, da diese Hochschulen separate Konten für diese NutzerIn anlegen würden.
- Sie können diese E-Mail-Adressen auf persönliche Konten wie @gmail usw. ändern.
- Wenn sie ihre .ac.uk-E-Mail-Adresse von Ihrer Hochschule über einen längeren Zeitraum (mehr als 1 Jahr) beibehalten, müssen Sie diese Adresse noch nicht ändern.
- Wenn sie ihre .ac.uk E-Mail nach dem Studienabschluss nicht behalten, müssen Sie ihre bevorzugte Ersatz-E-Mail-Adresse erfragen, um Handshake weiterhin nutzen zu können.
  - Wir empfehlen, eine gezielte E-Mail mit der Bitte um eine Ersatz-E-Mail zu verschicken.
    - Wenn Sie die Informationen vor einem bestimmten Datum benötigen, können Sie die Formulierung "Wir werden Ihr Handshake-Konto am [Datum einfügen] archivieren, wenn Sie nicht mit einer Ersatz-E-Mail antworten" oder etwas Ähnliches verwenden.
Primäre_Aus:derzeit_besucht sollte auf FALSE gesetzt werden (es sei denn, sie kehren zurück, um an Ihrer Hochschule einen Abschluss zu machen/eine zusätzliche Ausbildung zu absolvieren)

Notiz: Dies ist ein Upload für Studierende. Alle erforderlichen Standardfelder für den Upload von Dateien für Studierende müssen daher ausgefüllt werden, damit Ihre Datei erfolgreich verarbeitet werden kann. Diese Felder finden Sie in Importieren von Studierendendaten. Die oben aufgeführten Felder sind zusätzlich zu den standardmäßig erforderlichen Feldern für Studierenden-Uploads.

Deaktivierung Studierender mit Hochschulabschluss (nicht empfohlen)

Wenn Sie Alumni Handshake-Konten nach einer Zeit von X Monaten deaktivieren möchten, können Sie die Spalte Deaktiviert in Ihrer Studierende-Synchronisation einfügen und diese für alle, die keinen Zugriff mehr benötigen, auf TRUE setzen. Unter Importer: Massenarchivierung von Studierenden finden Sie detaillierte Informationen zur Massenarchivierung von NutzernIn.

*Dies wird nicht empfohlen, es sei denn, der NutzernIn wünscht oder benötigt dies. Der Grund dafür ist, dass wir möchten, dass ein Alumni, der später auf sein Profil oder unterwegs auf seinen CV zugreifen oder seine Jobsuche fortsetzen möchte, in der Lage ist, auf Handshake zuzugreifen, wie er es bisher getan hat. Wenn sie sich jedoch an uns wenden und uns bitten, ihr Profil zu deaktivieren, werden wir dies natürlich tun.

*Wenn der Studierende zu einem späteren Zeitpunkt zurückkehrt, können Sie einfach das Gegenteil tun, um den NutzerIn zu deaktivieren/freizuschalten: Fügen Sie die deaktivierte Spalte in Ihre Synchronisierung ein und setzen Sie diese auf FALSE.

Alternative Option - Manueller Import zur Aktualisierung der Alumni-Informationen

*Wenn Sie keine automatische Synchronisierung zur Verwaltung von Studierenden verwenden oder Alumni direkt nach dem Studienabschluss aus der Synchronisierung entfernt werden, können Sie die folgenden Schritte ausführen, um eine Alumni Update Datei manuell zu importieren.

Erstellen Sie eine neue CSV-Datei mit diesen NutzernInnen und fügen Sie die folgenden Felder hinzu:

- Benutzername - Aktueller Handshake-Benutzername
- E-Mail_Adresse Vorhandene Handshake-E-Mail oder neue E-Mail bei Aktualisierung
- Hochschule_Jahr_Name - Gesetzt auf Alumni
- Primäre_Ausbildung:Ende_Datum - Gesetzt auf das Datum des letzten Studienabschlusses, wenn es nicht bereits aktualisiert wurde
- Deaktiviert - (optional) Geben Sie an, ob Sie Alumni archivieren müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Deaktivierung von Studierenden mit Abschluss oben.

Notiz: Dies ist ein Upload für Studierende. Alle erforderlichen Standardfelder für den Upload von Dateien für Studierende müssen daher ausgefüllt werden, damit Ihre Datei erfolgreich verarbeitet werden kann. Diese Felder finden Sie hier als Referenz. Die oben aufgeführten Felder sind zusätzlich zu den standardmäßig erforderlichen Feldern für Studierenden-Uploads.

SSO-Zugriff für Alumni

Alumni können SSO weiterhin verwenden, wenn Folgendes zutrifft:

Das Konto des Studierenden in Handshake wird nach dem Studienabschluss nicht deaktiviert/archiviert.
Sie erlauben diesem NutzerIn weiterhin den Zugriff zu SSO an der Hochschule (SSO-Zugriff wird von Ihrer Hochschule lokal verwaltet). Wenden Sie sich bitte an Ihr IT-Team, wenn Sie sich diesbezüglich nicht sicher sind.

* Sollten Alumni den Zugriff zu SSO verlieren, empfehlen wir, die Studierenden per E-Mail darüber zu informieren, dass sie ein neues Handshake-spezifisches Passwort festlegen müssen, um Zugriff auf das System zu erhalten. Alumni können sich jederzeit mit ihrer E-Mail-Adresse und ihrem Handshake-Passwort anmelden, wenn sie den Zugriff auf SSO verlieren.

Was ist mit den Studierenden, die nach ihrem Studienabschluss zu anderen Hochschulen wechseln?

Viele Studierende können an anderen Hochschulen ein Aufbaustudium absolvieren. In diesem Fall erstellen die Hochschulen ein neues, separates Konto für den Studierenden mit dessen neuer, von der Hochschule ausgestellter E-Mail-Adresse. Sie sollten ihr lokales Konto an Ihrer Hochschule weiterführen und ihren Alumni-Status und andere Informationen gemäß den oben beschriebenen Schritten aktualisieren.

Weitere Informationen darüber, wie sich ein Alumni mit Ihrer Hochschule verbindet, finden Sie unter Wie Studierende & Alumni den Zugriff auf Handshake beantragen können.

Handshake Help Center