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Event Check-in-Leitfaden

Tawnya
  • Aktualisiert

 

Premium-Partner mit Event Manager haben die Möglichkeit, einen Check-in -Kiosk für Events und Karrieremesse einzurichten.

Studierende können einchecken, indem sie ihre E-Mail-Adresse auf Ihrem Gerät eingeben oder den QR-Code auf ihrem Telefon scannen.

Ein Videotutorial finden Sie hier: Einrichten des Check-ins für Veranstaltungen. 

Premium-Funktionen sind nur für Handshake Premium-Konten. Weitere Informationen finden Sie in dieser Ressource.

Kioskanforderungen 

Um den Check-in Kioskeinzurichten und zu starten, werden folgende Elemente benötigt:

  • ein aktiver Handshake- ArbeitgeberIn bei Event Manager
  • Internet- und browserfähige Geräte (Tablets, iPads, Laptops usw.)
    • Wir empfehlen, dass Sie über mehr als ein Gerät verfügen, um Studierende Verkehrsstaus zu vermeiden.
  • ein unterstützter Browser
    • Chrome (empfohlen)
    • Firefox (empfohlen)
    • Safari
    • MS Edge
  • eine Internetverbindung
    Hinweis: Zum Einrichten und Starten des Kiosksist zwar eine Internetverbindung erforderlich, während der Eventist diese jedoch nicht erforderlich.
    • Wenn die Verbindung während eines Events langsam oder instabil ist, sammelt der Kiosk weiterhin Daten vonStudierenden im Offline-Modus.
      • Wenn Sie bei einer EventCheck-in-Daten im Offline-Modus gesammelt haben, müssen Sie Ihr Gerät erneut mit dem Internet verbinden, um diese Check-ins mit Handshakezu synchronisieren.
      • Wenn Sie Ihr Gerät herunterfahren, ohne das Datum hochzuladen, starten Sie den Kiosk auf demselben Gerät neu, damit die Check-in-Daten automatisch auf Handshake hochgeladen werden.
  • ein Papierausdruck des QR-Codes
    Empfohlen für ArbeitgeberInnen mit hohem Studierende und solchen, die kein Gerät mitbringen können.

 

Richten Sie ein Kiosk ein

1. Klicken Sie in Handshakein der linken Navigationsleiste auf Events oder Karrieremessen.

2. Wählen Sie das Event oder dieKarrieremesse aus, für die Sie den Kiosk einrichten möchten.

3. Klicken Sie auf den Tab Check-in Kiosk -Setup.

Check-in kiosk setup tab .png

 

 

Kiosk konfigurieren

Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Check-in aktivieren, um den Kiosk zu konfigurieren, sofern er noch nicht aktiviert ist.

Activate check-in.png

Wenn Sie einen Kiosk für eine virtuelle Karrieremesse mit mehreren Daten und Uhrzeiten konfigurieren, wählen Sie Ihr Registrierungsdatum und Ihre Registrierungszeit in der Dropdown-Datums- und Uhrzeitauswahl über dem Hinweis„Benutzerdefinierter Kiosk“ aus.

Setup kiosk for mutiple dates dropdown .png

Geben Sie als Nächstes eine Hinweis Kiosknotiz ein – ein benutzerdefinierter Hinweis, der den Studierenden auf Wunsch vor dem Check-in am Kiosk angezeigt wird. Die Zeichenanzahl ist auf 500 begrenzt.

Kiosk setup.png

Als nächstes wählen Sie, welche Informationen Sie beim Check-in sammeln möchten. Sie können bis zu 5 erforderliche Felder haben. Klicken Sie auf jeden jeweiligen Schalter, um das erforderliche Feld zu erstellen.

  • Vorname, Nachname und E-Mail werden automatisch ausgewählt, sind standardmäßig erforderlich und können nicht ausgewählt werden.

Der Abschnitt „Grundlegende Informationen“ enthält außerdem die optionalen Felder "Hauptfach“, "Hochschule“ und „Studienabschluss".

Basic info.png

Der Abschnitt "Job “ enthält Job Lokationen, Job Typen, Interessengebiete und bestimmte Jobs, die dem Formular hinzugefügt werden können. Für Jobstandorte und Interessengebiete können Sie die Antworten konfigurieren, aus denen Kandidaten während des Check-in-Vorgangs auswählen können.

  • Geben Sie in die jeweilige Suchleiste ein, um Antworten zu konfigurieren.

Job aspirations.png

Wählen Sie „Relevante Job einbeziehen“, um Bewerbern die Möglichkeit zu geben, Interesse an relevanten Stellen zu bekunden, die Ihr ArbeitgeberIn auf Handshakeausgeschrieben hat. Geben Sie den Titel des Jobs, den Sie präsentieren möchten, in die Suchleiste ein, um Ihre Ergebnisse zu verfeinern. Jeder Job verfügt über eine eindeutige Job- ID-Nummer, um die Identifizierung des/der ausgewählten Jobszu erleichtern.

Include relevant job opportunties.png

Der Abschnitt „Kompetenzen“ bietet Kandidaten derzeit die Möglichkeit, Fähigkeiten auszuwählen, die sie hinzufügen möchten.

Competencies.png

Klicken Sie bei Events und Karrieremessenauf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern. Klicken Sie für virtuelle Events und Karrieremessenauf Kioskeinstellungen speichern.

Hinweis: Als optional oder erforderlich konfigurierte Felder können bearbeitet werden, nachdem Sie einen Kiosk gestartet haben. Navigieren Sie in diesem Fall zurück zur Event, klicken Sie auf die TabCheck-in -Kiosk -Setup, aktualisieren Sie das Formular wie gewünscht und starten Sie es erneut.

 

Studenten Check-In

Die Studenten melden sich entweder über einen Check-In-Kiosk oder durch scannen eines QR-Codes bei Ihrem Unternehmen an. 

  • Wir bieten offline-Check-ins für Standorte mit begrenzter oder fehlender Internetverbindung. 
  • QR-Code-Check-ins sind von der mobilen Verbindung des Studentens abhängig. 
  • Wenn ein Student nicht mit dem Internet verbunden ist, werden die QR-Code-Check-ins protokolliert, sobald die Verbindung wiederhergestellt worden ist.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie ein Student bei Ihrer Veranstaltung eincheckt, lesen Sie bitte unsern Artikel: Check-in mit einem Arbeitgeber bei einer Veranstaltung oder Messe für Studenten.

 

 

Best Practices 

Vor der Event oder Karrieremesse 

Starten Sie den Kiosk, geben Sie eine Test-E-Mail ein und bestätigen Sie, dass die Check-ins der Studierendenangezeigt werden. Wenn Sie Probleme bemerken, sollten Sie sich an Ihren Handshake POC wenden, bevor Studierenden eintrifft.

Es wird empfohlen, den QR-Code am Tag der Eventauszudrucken und mehrere Kopien bereitzuhalten, damit Studierenden ihre eigenen Geräte zum Check-in nutzen können.

Um Ihren Event-QR-Code auszudrucken, klicken Sie oben rechts auf der Seite auf die graue Schaltfläche „Event-QR-Code drucken“.

Print event QR code.png

 

Während der Event oder Karrieremesse 

Starten Sie immer einen Kiosk, auch wenn Sie QR-Codes ausgedruckt haben

  • Während QR-Codes dabei helfen, Studierendenschnell zu verfolgen, ermöglicht ein Backup-Gerät mit einem aktiven Kiosk Studierenden die Eingabe seiner E-Mail-Adresse auf Ihrem Gerät.

Vermeiden Sie es, mehrere Browser-Tabs gleichzeitig geöffnet zu haben

  • Stellen Sie sicher, dass Sie nicht zwei Dinge gleichzeitig auf demselben Gerät tun. Wenn Sie sich erneut bei Handshake anmelden und gleichzeitig versuchen, den Kiosk zu nutzen, werden Check-ins nicht aufgezeichnet.
  • Sie können auf verschiedenen Geräten angemeldet sein – z. B. ein Konto auf Ihrem Laptop und ein anderes auf Ihrem iPad.

Nehmen Sie Hinweis der Teilnehmer zu Follow-up mit

Melden Sie sich auf einem separaten Gerät bei Handshake an, navigieren Sie zum Eventund klicken Sie entweder auf Zusagen Liste anzeigen“ oder auf die Tab„RSVPs“. In dieser Ansicht können Sie sehen, Studierenden wer Zusagenangemeldet oder eingecheckt hat.

  • Studierenden, die eingecheckt haben, sollten sofort angezeigt werden. Es kann jedoch eine leichte Verzögerung geben. Wenn Sie feststellen, dass bestimmte Studierenden nicht in der Liste angezeigt werden, aktualisieren Sie die Seite nach 2–3 Minuten.

Nach der Event oder Karrieremesse
Setzen Sie sich mit Studierenden in Verbindung, indem Sie ihnen eine Nachricht senden, oder verwalten Sie Teilnehmer effizienter mit Bewertungen, Notizen und Labels für Follow-up.

Hinweis: Sie können nur Studierenden Nachrichten senden, die über ein aktives Handshake- Konto verfügen.

 

 

Es gibt leichte Unterschiede zwischen dem Starten eines Kiosk für einen Präsenz-Event oder Karrieremesse.

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