Handshakes Leitfaden zur Verwendung von Etiketten (Labels)

Was sind Labels?

Labels sind Tags, die Sie auf in Handshake gespeicherte Daten anwenden, um diese Daten zu klassifizieren, zu organisieren und Berichte zu erstellen.

Sie könnten zum Beispiel ein normales Label für Studierende mit dem Namen „Dean’s Liste“ erstellen, das Sie für alle Studierende anwenden, die auf der Liste stehen. Wenn Sie ein spezielles Event für alle Studierenden veranstalten möchten, die es auf die Dean's List geschafft haben, können Sie Ihre Studierenden-Datenbank ganz einfach nach dem Label „Liste von Dean“ filtern, um schnell alle Studierenden zu finden, die eingeladen werden sollten.

Wer kann Labels hinzufügen?

Jeder Mitarbeitende des Career Services kann Labels anzeigen. Mitarbeitende mit der Berechtigung „Labels verwalten“ können Labels hinzufügen und bearbeiten.

Klicken Sie auf eines der unten stehenden Themen, um zu diesem Abschnitt zu springen:

• Erste Schritte mit Labels
• Arten von Labels
• So erstellen und verwenden Sie Labels in Handshake
  • Aufschlüsselung von Label-Bewerbungen und Label-Filter pro Tab
• Die Label-Nutzung in Handshake umfasst:
  • Labels für Berechtigungen
  • Qualifikationen/erforderliche Labels
  • Werben Sie bei Studierenden für Einträge

 

Erste Schritte mit Labels

Bevor Sie mit der Kennzeichnung von Einträgen beginnen, empfehlen wir Ihnen, Ihre wichtigen Arbeitsabläufe mit Ihrem Team an einem Whiteboard festzuhalten und mit ein paar Schlüsselfragen zu beginnen:

• Welche Daten müssen wir organisieren?
• Welche Filter gibt es bereits in Handshake, und könnten diese die Notwendigkeit eines Labels ersetzen?
• Wie verwende ich Labels zur Unterstützung meines Arbeitsablaufs?
• Wer muss diese Informationen sehen oder sie hinzufügen können?
• Wie organisiere ich meine Labels und halte sie auf dem neuesten Stand?

Sobald Ihr Team ein klares Bild davon hat, wie Sie Labels verwenden werden, empfehlen wir Ihnen, mit einer kleinen, bewussten Liste von Labels zu beginnen. Sie können jederzeit mehr hinzufügen, wenn Sie mit dem Arbeitsablauf besser zurechtkommen!

Notiz: Wenn Sie Labels hinzufügen, wird das Label sofort nach dem Einreichen auf den Eintrag angewendet. Es kann jedoch zu einer leichten Verzögerung bei der Anzeige des verwendeten Labels auf dem Eintrag kommen – vor allem, wenn es auf vielen Einträgen angewendet wird. Wenn Sie das Label im Analytics-Reporting verwenden, beachten Sie bitte, dass alle Änderungen, die „heute“ vorgenommen werden, in Analytics „morgen“ angezeigt werden.

Arten von Labels

Wie werden Labels kategorisiert?

Es gibt drei Arten von Labels in Handshake. Jedes Label wird im Folgenden zusammen mit den vorgeschlagenen Arbeitsabläufen definiert.

Normale Labels

Normale Labels sind nur für Career Services-Mitarbeitende an Ihrer Hochschule sichtbar. Sie können nur in Handshake erstellt und entfernt werden, können jedoch über Handshake oder Importer angewendet werden.

Diese Labels können auf fast alles angewendet werden, was Sie sortieren oder über das Sie berichten möchten, zum Beispiel Kontakte oder bestimmte Studierendengruppen.

Beispiele für normale Labels:

• „CS-Mitarbeitende“
• „SP18 Karrieremesse-Teilnehmende“
• „Lokale Unternehmen“
• „Proaktive Berechtigung“
• „Alumni Panel“
• „Ehrenstudierende“
• „Leitung des Orientierungsteams“
• „Für Termine gesperrt“

Öffentliche Labels

Öffentliche Labels sind sowohl für Career Services-Mitarbeitende als auch für Studierende sichtbar. Sie können nur in Handshake erstellt und entfernt werden, können jedoch über Handshake oder Importer angewendet werden.

Hinweis: öffentliche Labels, die auf ein Studentenprofilen angewendet werden, sind für den Studierenden nicht sichtbar. 

Öffentliche Labels können verwendet werden, um die Sichtbarkeit von Einträgen für Studierende zu erhöhen, zum Beispiel Jobs, Interviews-Zeitpläne, ArbeitgeberInnen oder Events.

Wenn Sie zum Beispiel Unternehmen bewerben möchten, in denen Alumni arbeiten, könnten Sie ein öffentliches Label für „Alumni-ArbeitgeberIn“ erstellen und es auf die ArbeitgeberInnen Ihrer Alumni-Kontakte anwenden. Weisen Sie Studierende per E-Mail darauf hin. Diese können die Label verwenden, um nach den beworbenen ArbeitgeberInnen zu filtern.

Beispiele für öffentliche Labels:

• „Campus-Partner“
• „Spezielles Praktikumsprogramm“

System-Labels

System-Labels sind nur für Career Services-Mitarbeitende sichtbar und können nur über Importer für Studierendenkonten erstellt werden. Sie können nicht in Handshake bearbeitet oder entfernt werden, es sei denn, das Studierendenkonto ist von automatischen Synchronisierungen ausgeschlossen.

System-Labels sollten auf jedes spezifische benutzerdefinierte Feld angewendet werden, das Sie aus dem SIS übernehmen möchten, zum Beispiel Ehrenstudierende.

Aufgrund der Art und Weise, wie System-Labels verwaltet werden, empfehlen wir, System-Labels nur für Gruppen oder Kategorien zu verwenden, die sich nicht häufig ändern. Wenn Sie Hilfe beim Entfernen von System-Labels oder Ändern von System-Labels zu normalen Labels benötigen, informieren Sie sich bitte unter Umwandeln von Systemkennzeichnungen in normale Kennzeichnungen.

System-Labels bieten eine reibungslose Möglichkeit zur Verwaltung von Labels, die mit Studierendenkonten in Handshake verknüpft sind. Sie können direkt über die Uploads Ihrer Studierenden verwaltet werden, sodass keine zusätzlichen Uploads/Maßnahmen außerhalb dieser Dateien ergriffen werden müssen. Für alle anderen Labels außer Studierenden-Labels können bei Bedarf normale/öffentliche Labels verwendet werden.

System-Labels funktionieren genauso wie normale Labels in Handshake. Sie sind nur für Career Services-Benutzende sichtbar, die mit der Hochschule verbunden sind, von der sie hochgeladen wurden. Der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Label-Arten ist die Art und Weise, wie sie verwaltet werden. System-Labels werden mit dem Importer über Upload-Dateien von Studierenden verwaltet. Normale Labels hingegen können mit dem Importer über Labels-Uploads oder in der App verwaltet werden.

Beispiele für System-Labels:

• „Zeugnis Studiengang“
• „EmpfängerIn eines Stipendiums“

 

So erstellen und verwenden Sie ein Label in Handshake

Welche Methoden kann ich verwenden, um Labels hinzuzufügen?

Labels können in Ihren Hochschule-Einstellungen erstellt werden, in einigen Fällen direkt auf der Seite des Eintrags, oder über den Importer. Unter Labels importieren finden Sie weitere Informationen zu diesem Vorgang.

Weitere Informationen zur Erstellung von Labels über Hochschule-Einstellungen finden Sie unter Hochschule-Einstellungen: Labels.
Informationen zur Archivierung von normalen oder öffentlichen Labels finden Sie unter Archivierung normaler oder öffentlicher Labels

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Label direkt auf einem Eintrag auf einer Seite zu erstellen oder darauf anzuwenden:

1. Wählen Sie den gewünschten Tab/die gewünschte Kategorie aus der linken Navigationsleiste.

2. Suchen Sie den spezifischen Eintrag, für den Sie ein Label erstellen möchten.

• Um ein Label anzuwenden, klicken Sie auf die Dropdown-Option, um die bereits erstellten Label zu durchsuchen. Wenn Sie die Ergebnisse lieber filtern möchten, geben Sie den Namen des Labels in die Suchleiste ein.
  • Wenn Sie das Etikett gefunden haben, klicken Sie einfach auf das Etikett, um es auf das Element auf der Seite anzuwenden.
• Um ein neues Etikett direkt auf der Seite zu erstellen, wählen Sie die Registerkarte "Neues Etikett erstellen" unterhalb der Suchleiste. Hier können Sie einfach den Namen des neuen Etiketts, das Sie erstellen möchten, eintippen. Es wird standardmäßig als normales Etikett erstellt. Um den Etikettentyp zu ändern, müssen Sie die Seite Einstellungen der Einrichtung>Etiketten aufrufen, um den Typ zu bearbeiten.

 

Hier ist ein Beispiel aus den Seiten Events, Jobs, Interviews, Arbeitgeber und Kontakte:

 

 

Hier ist ein Beispiel für Labels auf einem Studierendenprofil:

Hier ist ein Beispiel für Labels auf der Experiences-Seite:

 

Aufschlüsselung von Label-Anwendung und Label-Filter pro Tab

Verwaltung von Studierenden: kennzeichnet Studierende, und Filter beziehen sich auf Labels auf dem Studierendenprofil.

Experiences: kennzeichnet die Experience, nicht das Studierendenprofil. Die Labels/Nicht-Labels-Filter auf dieser Seite basieren auf Labels der Experience.

Anwendungen: kennzeichnet direkt das Studierendenprofil, nicht die konkrete(n) Bewerbung(en). Filter beziehen sich auf vorhandene Labels auf Studierendenprofilen.

Erstes Ziel: Wird ein Label hinzugefügt, so wird es der FDS-Antwort hinzugefügt, nicht dem Studierendenprofil. Die Label-Filter auf dieser Seite filtern nach den Labels, die auf das Studierendenprofil angewendet werden.

Events: kennzeichnet das spezifische Event und filtert Labels für bestehende Events.

Jobs: kennzeichnet die spezifische Jobausschreibung, nicht den/die ArbeitgeberIn. Labels-Filter-Optionen beinhalten Labels/Nicht-Labels, die sich auf Labels bezüglich der Jobausschreibung beziehen, und Arbeitgeber-Labels, die sich auf Labels bezüglich des/der Arbeitgeber (Unternehmensprofil) beziehen.

Interviews: kennzeichnet den spezifischen Interview-Zeitplan/die spezifischen Interview-Zeitpläne. Filter beziehen sich auf bestehende Labels auf Interview-Zeitplänen, nicht auf ArbeitgeberInnen (Unternehmensprofile).

Arbeitgeber: kennzeichnet direkt den/die Arbeitgeber (Unternehmensprofil). Filter beziehen sich auf bestehende Labels für den/die Arbeitgeber (Unternehmensprofil).

Kontakte: kennzeichnet den spezifischen Kontakt, nicht den/die ArbeitgeberIn. Filter-Labels/Nicht-Labels beziehen sich auf bestehende Labels für Kontakte, und Arbeitgeber-Labels beziehen sich auf Labels für den/die Arbeitgeber des Kontakts.

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Nutzung von Labels in Handshake

Labels sind sehr vielseitig und können für eine Vielzahl von Anforderungen in Handshake verwendet werden. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie Institutionen Hochschulen Labels verschiedenen Arbeitsabläufen verwenden.

Labels für Berechtigungen

Kann ich Labels verwenden, um den Zugriff zu beschränken?

Berechtigungsbasierte Labels können zu einigen Funktionen in Ihren Hochschule-Einstellungen hinzugefügt werden. Diese können als normale Labels oder System-Labels erstellt werden. Dieser Arbeitsablauf kann hilfreich sein, wenn Sie Voraussetzungen haben, die Studierende erfüllen müssen, bevor sie Zugang erhalten.

• Termine: Präferenzen für Beratungsgespräche in den Hochschule-Einstellungen
• Interviews: Präferenzen für Interviews in Hochschule-Einstellungen
• Experiences: Präferenzen für Experiences in den Hochschule-Einstellungen.

Die Präferenzen befinden sich zwar in verschiedenen Bereichen der Hochschule-Einstellungen, doch die Felder sehen für alle gleich aus:

• Wenn Studierende mit dem „Name des Labels“ gekennzeichnet werden MÜSSEN, bedeutet dies, dass nur Studierende mit dem ausgewählten Label diese bestimmte Funktion verwenden können.
• Wenn Studierende nicht als „Name des Labels“ gekennzeichnet werden dürfen, bedeutet dies, dass nur Studierende ohne das angegebene Label die Funktion verwenden können.

Weitere Informationen zu diesem Vorgang finden Sie unter Einschränkung des Studierende-Zugriffs mit Genehmigungslabels.

Beispiel für einen Arbeitsablauf:

Vielleicht gibt es an Ihrer Hochschule einen Verhaltenskodex, dem Studierende zustimmen müssen, um an Interviews auf dem Campus teilnehmen zu können. Sie könnten ein Label in Handshake mit der Bezeichnung „Berechtigung für OCI“ erstellen und dieses Label als Berechtigungs-Label für Interviews festlegen. Anschließend könnten Sie eine Umfrage in Handshake hinzufügen, die die Informationen enthält, die Studierende durchlesen müssen (einige Hochschulen machen daraus eine kurze Antwort, bei der Studierende mit ihrer Unterschrift zustimmen). Dann könnten Sie „Berechtigung für OCI“ als Abschluss-Label hinzufügen. Wenn Studierende die Umfrage ausfüllen, wird das Label automatisch auf ihre Profile angewendet, und sie können automatisch On-Campus-Interviews nutzen.

 

Qualifikationen/erforderliche Labels

Sie können Labels als Kennzeichner oder Anforderung für bestimmte Einträge verwenden, zum Beispiel für Arten von Beratungsgesprächen, Events, Ressourcen oder Karrieremessen. Diese könnten mit normalen oder System-Labels erstellt werden.

Um dies einzurichten, suchen Sie einfach nach dem Qualifikations- oder Anforderungen-Tab in dem Eintrag, mit dem Sie arbeiten. Suchen Sie das Textfeld „Erforderliche Labels“ und geben Sie dann den gewünschten Label-Namen ein.

Diese Einstellung erfordert, dass der angegebene Label-Name auf das Studierendenprofil angewendet wird, um an dem Eintrag teilnehmen zu können.

Notiz: Wenn Sie ein erforderliches Label zu Events oder Karrieremessen hinzufügen, werden Studierende, die das Label nicht angewendet haben, das Event/die Karrieremesse zwar sehen, können sich aber nicht registrieren. Sie werden mithilfe eines Prompt aufgefordert, sich für weitere Informationen an das Career Center zu wenden.

Beispiel: Karrieremesse-Qualifikationen

Beispiel: Anforderungen für Arten von Beratungsgesprächen

 

Werben Sie bei Studierenden für Einträge

Öffentliche Labels können verwendet werden, um bei Studierenden für bestimmte Einträge zu werben oder auf diese aufmerksam zu machen, wie ArbeitgeberInnen, Jobs, Events oder Interviews.

Normale Labels können verwendet werden, um Studierende in einzelne Gruppen einzuordnen, aus denen dann E-Mail-Empfänger identifiziert werden können.

Beispiel für einen Arbeitsablauf:

Nehmen wir an, Ihre Hochschule hat eine bestimmte Organisation, die Studierende aus verschiedenen Jahrgängen und Kursen umfasst, die aber vielleicht ein gemeinsames berufliches Interesse haben. Wenn Sie Jobs hervorheben möchten, die für diese Untergruppe von Studierenden von Interesse sein könnten, können Sie Labels auf zwei verschiedene Arten verwenden, um ihre Experience in Handshake zu verbessern.

Erstellen Sie ein öffentliches Label, vielleicht mit dem Namen der Organisation, und wenden Sie dieses Label auf relevante Jobs an. Teilen Sie den Studierenden die Verwendung dieses Labels mit. Diese können nun mithilfe der Jobsuche-Filter das Label auswählen und die Jobs sehen, die Sie für sie gefunden haben.

Erstellen Sie ein normales Label und wenden Sie das Label auf alle Studierenden der Gruppe an. Nutzen Sie dieses Label dann als Filter auf der Seite „Studierende verwalten“ (wählen Sie alle aufgelisteten Studierenden aus, und verwenden Sie dann die Massenaktion „E-Mail an Benutzer senden“) oder im Empfänger-Tab von E-Mails. Sie können bestimmte Jobausschreibungen, Events usw. an die E-Mail anhängen.

Filter für die Verwaltung von Studenten:

E-Mail-Filter:

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