Sobald ein Zeitplan erstellt ist, kann er verwaltet werden. Sie können den Zeitplan bearbeiten, Zeit als nicht verfügbar blockieren, Sitzungen absagen oder löschen, Studenten einladen, Kandidaten entfernen und Gastgeber hinzufügen oder entfernen.
Wie Sie stattdessen Ihren Verfügbarkeitskalender verwalten, erfahren Sie unter Verfügbarkeitskalender: Verwalten eines Zeitplans.
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Zeitplan bearbeiten
1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf " Meetings " und wählen Sie das Meeting aus, das Sie bearbeiten möchten.
2. Klicken Sie auf die weiße Schaltfläche Bearbeiten in der oberen rechten Ecke der Seite.
Im Abschnitt Details können Sie Folgendes aktualisieren:
- Name
- Zweck
- Beschreibung
Hinweis: Der Ort einer Veranstaltung kann nicht geändert werden. Alle Sitzungen einer Besprechung müssen gelöscht und eine neue Sitzung erstellt werden, wenn der Ort aktualisiert werden soll.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Weiter, um mit dem nächsten Abschnitt fortzufahren.
Im Abschnitt Datum und Uhrzeit können Sie die folgenden Angaben aktualisieren:
- Länge
- Datum
- Uhrzeit
- Hinweis: Wenn Sie die Uhrzeit und/oder das Datum der Sitzung aktualisieren, werden bestehende Sitzungen abgebrochen und Interviewer und Schüler von allen zukünftigen Sitzungen ausgeschlossen.
- Zeitzone
- Anzahl der Termine
Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Speichern in der unteren rechten Ecke der Seite, um Ihre Änderungen zu speichern.
Zum Kalender hinzufügen
Weitere Informationen finden Sie unter Vom Arbeitgeber bereitgestellte Termine: Zum Kalender hinzufügen.
Video-Link hinzufügen
Eine externe URL ist für jede gebuchte Sitzung erforderlich, die extern gehostet wird (nicht auf Handshake).
Hinweis: Ein externer Videolink kann nur zu einer Sitzung hinzugefügt werden, wenn ein Kandidat hinzugefügt wurde oder wenn ein Kandidat die Sitzung gebucht hat.
1. Um einen Videolink hinzuzufügen, klicken Sie auf die blaue Karte und dann auf die weiße Schaltfläche Externen Videolink hinzufügen.
2. Geben Sie im Pop-up-Fenster die externe URL in das Feld Externer Link ein, und klicken Sie dann auf die blaue Schaltfläche Speichern.
- Wenn kein externer Link hinzugefügt wurde, wird in der Besprechungskarte die Meldung "Externer Link fehlt" angezeigt.
Zeit als nicht verfügbar blockieren
Zeit blockieren
Die Option "Zeit als nicht verfügbar blockieren" kann verwendet werden, um eine Pause für den Gastgeber zu kennzeichnen oder um einen Puffer zur Vorbereitung auf die nächste Besprechung hinzuzufügen oder um Zeit für Besprechungen zu reservieren, die länger als erwartet dauern könnten.
Diese Option ist nur verfügbar, wenn der Sitzung keine Gastgeber oder Kandidaten hinzugefügt wurden. Wenn ein Kandidat oder ein Sitzungsleiter hinzugefügt wurde, müssen diese zuerst entfernt werden, dann kann die Sitzung als nicht verfügbar markiert werden.
1. Klicken Sie auf das Symbol ➕ rechts neben der Sitzungszeit und wählen Sie dann Zeit als nicht verfügbar blockieren.
2. Sobald die Zeit blockiert ist, wird das Plus-Symbol durch ein Kreis-Backlash-Symbol ersetzt und erscheint grau.
Entsperrzeit
1. Um die Sperrung der Sitzungszeit aufzuheben, fahren Sie mit der Maus über das Kreis-Schrägstrich-Symbol und klicken Sie dann auf das Schloss-Symbol.
2. Sobald die Zeit freigegeben wird, ist die Sitzung sofort wieder verfügbar.
Alle Sitzungen löschen
Das Löschen von Sitzungen entfernt alle geplanten Sitzungen in der Zukunft und verhindert, dass Schüler hinzugefügt werden oder sich anmelden können.
1. Um alle Sitzungen auf dem Plan zu löschen, klicken Sie auf die weiße Schaltfläche Bearbeiten in der oberen rechten Ecke der Seite.
2. Klicken Sie auf der Bearbeitungsseite auf die rote Schaltfläche Alle Sitzungen löschen in der unteren linken Ecke der Seite.
3. Klicken Sie im Modal auf die rote Schaltfläche Ja, alle Sitzungen löschen , um fortzufahren.
- Klicken Sie auf die weiße Schaltfläche Abbrechen, um zur vorherigen Seite zurückzukehren.
Bei der Löschung von Sitzungen werden Benachrichtigungen an die betroffenen Sitzungsleiter und Kandidaten gesendet.
Sitzungen löschen
Durch das Löschen (Stornieren) von Sitzungen werden die aktuell hinzugefügten Sitzungsleiter und Teilnehmer entfernt, wobei die vereinbarte Zeit beibehalten wird.
1. Um eine einzelne Besprechung zu stornieren, klicken Sie auf das blaue Kästchen und dann auf das Stiftsymbol im weißen Modal.
2. Klicken Sie anschließend auf die weiße Schaltfläche Besprechung löschen in der unteren linken Ecke des Modals.
3. Bestätigen Sie im Pop-up-Fenster die Aktion, indem Sie auf die rote Schaltfläche Ja, Meeting löschen klicken.
Bei einer Stornierung wird der Kandidat aus der Besprechung entfernt und das Zeitfenster wird wieder auf den Standardstatus zurückgesetzt - die Zeit wird wieder für einen anderen Kandidaten verfügbar, der buchen oder hinzugefügt werden kann.
Gastgeber eines Meetings hinzufügen oder entfernen
Moderator(en) hinzufügen
Hinweis: Es sind maximal 10 Gastgeber erlaubt.
1. Um einen Gastgeber hinzuzufügen, klicken Sie auf die weiße Schaltfläche Gastgeber zuweisen.
- Maximal 10 Gastgeber sind erlaubt.
2. Wählen Sie im Popup-Fenster den Host aus, den Sie zuweisen möchten, und klicken Sie dann auf die blaue Schaltfläche Speichern.
- Um weitere Hosts hinzuzufügen, klicken Sie auf die weiße Schaltfläche +Hinzufügen, wählen Sie den Host aus, den Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf die blaue Schaltfläche Hinzufügen.
- Wiederholen Sie diesen Schritt für jeden Host, den Sie dem Zeitplan hinzufügen möchten (bis zu 10 Hosts).
Mehrere Hosts zu einem einzigen Zeitfenster hinzufügen
1. Klicken Sie auf die blaue Karte des Zeitfensters, dem Sie mehrere Hosts hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf das Bleistiftsymbol im weißen Modal.
2. Klicken Sie im Pop-up-Fenster in das Feld Gastgeber und wählen Sie die Teammitglieder aus, die Sie hinzufügen möchten.
- Um einen Gastgeber zu entfernen, klicken Sie auf das X rechts neben dem Namen des Gastgebers.
Benachrichtigungen
Wenn ein Gastgeber zu einem Meeting hinzugefügt wird, erhält er eine E-Mail, die ihn darüber informiert, dass er hinzugefügt wurde.
Die E-Mail lautet wie folgt:
Gesendet von: "handshake@notifications.joinhandshake.co.uk"
Betreff: "Du wurdest zu Meetings hinzugefügt"
Text:
Du wurdest zu Meetings hinzugefügt.
Sehen Sie sich weitere Details auf Handshake an. Wir benachrichtigen Sie, wenn Studenten zu Ihren Meetings hinzugefügt werden.
Treffen mit [NAME DES UNTERNEHMENS]
- Wochentag, Monat, Uhrzeit, Zeitzone, Häufigkeit des Termins
Schaltfläche [Alle Meetings anzeigen].
Kandidaten einladen
Einen Kandidaten zu einem Zeitfenster hinzufügen
1. Um einen Kandidaten zu einem Zeitfenster hinzuzufügen, klicken Sie auf das Plus-Symbol rechts neben dem Zeitfenster des gewünschten Gastgebers und wählen Sie dann Neues Meeting erstellen.
2. Klicken Sie im Pop-up-Fenster in das Feld Bewerber und wählen Sie einen Bewerber aus.
- Es können nur Studierende ausgewählt werden, die mit einer Einrichtung verbunden sind, die Ihren Arbeitgeber zugelassen hat.
- Studierende mit einem privaten Profil können nicht ausgewählt werden.
- Die E-Mail des Studenten wird zur Unterscheidung von Studenten mit demselben Namen angezeigt.
Tipp: Fügen Sie eine Nachricht in das Textfeld Nachricht ein, um Ihre Nachricht noch persönlicher zu gestalten.
3. Sobald der Kandidat ausgewählt ist, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Speichern in der unteren rechten Ecke.
Der Kandidat erhält eine E-Mail, in der er darüber informiert wird, dass er für den angegebenen Termin zu einem Gespräch mit Ihrem Unternehmen eingeladen wurde.
Kandidaten zur Buchung von Meetings einladen
1. Um Kandidaten zur Buchung eines Meetings einzuladen, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Einladen in der oberen rechten Ecke der Seite.
2. Wählen Sie im Pop-up-Fenster die gewünschte Anzahl von Sitzungen aus, die ein Schüler buchen kann.
- Die maximale Anzahl von Sitzungen entspricht der Anzahl der Gastgeber auf dem Plan.
- Wenn die Rasteransicht beispielsweise 3 Spalten mit Gastgebern anzeigt, kann der Arbeitgeber einen Studenten auffordern, maximal 3 Sitzungen zu buchen, wobei 1 Sitzung pro Gastgeber möglich ist.
3. Klicken Sie dann in das Feld Kandidaten und wählen Sie die Kandidaten aus, die Sie einladen möchten.
Hinweis: Studierende mit einem privaten Profil können nicht zu einem Zeitfenster hinzugefügt werden.
4. Je nach Ihren Einstellungen wird entweder die Meldung "Gastgeberinformationen werden sichtbar sein. Sie können die Einstellungen in den Zeitplaneinstellungen aktualisieren" oder "Die Gastgeberinformationen sind nicht sichtbar.
- Sie können die Einstellungen in den Zeitplaneinstellungen aktualisieren" wird in einem blauen Banner am unteren Rand des Modals angezeigt.
5. Once the candidates and the required number of sessions have been selected, click the blue button Send.
-
Alternatively, you can click the white button Copy Invite link to share your schedule via your preferred method (message, email, in a virtual fair session, etc.).
- The copied link can be shared with students affiliated with institutions that have approved your employer on Handshake, as well as students who do not have a Handshake account.
Handshake prompts students with an account to sign in and register. Students without a Handshake profile can register as a guest, then sign up for a session.
Once invited, students will receive an email notifying them that they have been invited to book a meeting. They will be able to review and book available sessions.
Learn more about Employer-hosted Schedules: Review Candidates.