Soumettre un fichier de contacts au importer est le moyen le plus efficace de télécharger des informations pour les nouveaux contacts employeur (personnes à chaque entreprise qui recrute sur votre établissement) dans votre système de Handshake, ainsi que de mettre à jour les informations pour les contacts employeur existants. Pour les contacts existants, nous vous recommandons de les mettre à jour dans un téléchargement ultérieur.
Pour commencer, téléchargez cet exemple de fichier CSV — il comprend tous les champs que vous pouvez télécharger, avec des exemples de données. Vous remarquerez que chaque champ a sa propre colonne — assurez-vous que les en-têtes correspondent exactement! Si l’un de vos en-têtes diffère du formatage inclus ci-dessous, l’analyseur du importer ne sera pas en mesure de l’identifier, et il sera ignoré! Nous vous recommandons de copier et coller les en-têtes du fichier d’exemple pour vous assurer que le formatage de chacun de vos en-têtes est correct.
Champs requis:
Chaque fichier employeur que vous téléchargez doit avoir ces trois champs:
E-mail_address Ceci est l’identifiant de base pour chaque utilisateur(rice) dans Handshake. Il doit être unique pour ce utilisateur(rice), ce qui signifie que le même e-mail ne peut pas être lié à deux comptes. Tous les e-mails en double dans le fichier échoueront.
Prénom_ Nom des contacts Prénom dans cette colonne uniquement
nom de famille_ nom de famille dans cette colonne uniquement
Voici un exemple de la façon dont un fichier de contacts peut apparaître avec les en-têtes requis:
Champs facultatifs
Ce sont des champs que vous pouvez inclure (si vous avez cette information), mais ils ne sont pas nécessaires. Si vous ne voulez pas inclure cette information dans votre fichier, vous pouvez les laisser!
Titre /poste du contact du titre
Description du contact ou de l’employeur
employeur_id, c’est l’identifiant du employeur dans Handshake. N’incluez pas cela, sauf si c’est la bonne pièce d’identité, qui se trouve dans l’URL Handshake de cet employeur. Cela peut être utilisé pour associer directement le contact avec un profil d'entreprise dans Handshake (pas généralement utilisé, mais peut être utilisé à des fins de reportage).
Nom de l’employeur_nom de l’entreprise
location_caractéristiques: emplacement du nom de l’entreprise ou du bureau de contact. (Veuillez note: Nous vous recommandons d’utiliser l’adresse physique complète. Lorsque vous utilisez uniquement l’adresse de la rue, notre système utilisera la géolocalisation pour la saisie automatique d’une adresse physique complète.)
Numéro de téléphone pour le contact de l’employeur. Cela peut inclure des espaces et des extensions. Veuillez note: Un message d’avertissement générera que le numéro de téléphone doit être valide. Cet avertissement peut être ignoré et la ligne sera traitée sans problème.)
portable doit être de 10 ou 11 chiffres (pas de caractères spéciaux).
Le FAX doit être de 10 ou 11 chiffres (pas de caractères spéciaux).
Attribué_to_id, c’est l’identifiant utilisateur(rice) pour le membre du service carrière personnel qui « possède » ce contact. Afin de générer un identifiant utilisateur(rice) pour votre service carrière personnel, vous devez:
- Ajoutez-les en tant que membre du personnel du service carrière à votre établissement.
- Sélectionnez leur profil de membre du personnel du service carrière.
- Prenez les chiffres à la fin de l’URL lorsque vous êtes sur leur profil. C’est leur carte d’identité!
- Vous devriez retirer ce fichier de votre ancien système avec vos noms de personnel de service carrière ou « gestionnaires de compte ». Ensuite, vous pouvez utiliser Excel pour trouver et remplacer chaque nom par leur identifiant Handshake nouvellement généré!
Voici un exemple de la façon dont les en-têtes facultatifs dans un fichier de contacts peuvent apparaître:
Lorsque votre fichier est prêt à être importé
- Téléchargez directement sur l’ Outil importer en tant que type de emploi « contacts »:
- Une fois votre fichier téléchargé et que l’analyse est terminée, cliquez sur « Soumettre et demander l’exécution »
Pour plus d’informations sur le dépannage des problèmes de fichier, veuillez vous référer aux Erreurs de importer: Message courant et étapes suivantes!
Si vous n’avez pas accès à l’outil de importer de Handshake, consultez L’outil d’importation: Comment en bénéficier?.
Étapes suivantes: Inviter vos contacts employeur
Une fois que vous avez importé vos contacts employeur, suivez les étapes de cet article pour Comment inviter des contacts à devenir utilisateurs: l’envoi d’invitations standard à des employeurs!