Handshake s'associe à Cronofy pour fournir une synchronisation bidirectionnelle des calendriers, facilitant ainsi la gestion de la planification des rendez-vous, pour que vous puissiez consacrer plus de temps aux étudiants(e)s!
Une fois la synchronisation bidirectionnelle configurée, Cronofy reconnaît les événements de votre calendrier EDU qui sont marqués comme non disponibles/occupés et les transfère dans Handshake, de sorte que étudiants(es) ne puissent pas demander de rendez-vous pendant ces périodes. Si un événement sur votre calendrier est marqué comme disponible/libre, il sera ignoré et n'affectera pas votre disponibilité dans Handshake.
Note: Si un collègue planifie le rendez-vous au nom d’un étudiant(e), le rendez-vous peut tout de même être ajouté. Seuls les étudiants(es) seront impactés par votre disponibilité.
Lorsque de nouveaux rendez-vous sont approuvés dans Handshake, le nouveau rendez-vous est automatiquement ajouté à votre calendrier EDU.
Si vous rencontrez des problèmes avec votre synchronisation bidirectionnelle de calendrier, veuillez consulter le guide FAQ de dépannage pour la synchronisation bidirectionnelle.
Comment configurer la synchronisation bidirectionnelle
1. Accédez à vos paramètres de l'utilisateur(rice) en cliquant sur votre nom dans le coin supérieur droit de Handshake, puis sur Paramètres de l'utilisateur(rice).
2. Cliquez sur Synchronisation du calendrier dans le menu à gauche de la page.
3. Cliquez sur Autoriser la synchronisation du calendrier.
4. Vous serez dirigé vers Cronofy, l’outil tiers de synchronisation de calendrier que nous utilisons, dans lequel vous choisirez votre fournisseur de calendrier EDU:
- iCloud
- Office365
- Exchange
- Outlook.com
5. Cliquez sur le fournisseur de calendrier EDU que vous souhaitez synchroniser avec Handshake, et l’écran se mettra à jour pour que vous puissiez examiner les autorisations de Cronofy:
- Créer un calendrier événements
- Supprimer les événements que cette application crée
- Lire les événements dans vos calendriers
Vous devrez également lire et accepter les Conditions d'utilisation et la Politique de confidentialité Cronofy.
- Google, Office 365 et Outlook.com affichent une instruction simple permettant de vous informer d'examiner ce qui précède, cochez la case pour indiquer votre accord, puis cliquez sur Lier le compte "X".
- iCloud affiche les mêmes instructions simples, ainsi que des instructions pour votre identifiant Apple, et un mot de passe spécifique à l’application pour la sécurité.
- Exchange affiche les mêmes instructions simples, ainsi que les instructions suivantes:
- Adresse e-mail (requise)
- Mot de passe (requis)
- URL du serveur Exchange (facultatif)
- Nom d’utilisateur(rice) (facultatif)
Après avoir lié le compte, vous pouvez être invité à effectuer un examen de sécurité supplémentaire par votre fournisseur de calendrier, comme dans l’exemple ci-dessous de Google - si tel est le cas, cliquez sur Autoriser pour continuer.
7. Dans la liste déroulante de synchronisation du calendrier externe, choisissez le calendrier spécifique que vous souhaitez synchroniser avec Handshake.
Si le calendrier souhaité n'apparaît pas dans la liste, vous pouvez cliquer sur le lien Actualiser la liste situé au-dessus du menu déroulant pour recharger les options.
Note: Vérifiez que le calendrier choisi est le calendrier principal que vous utilisez -si vous avez un autre calendrier sur lequel les événements apparaissent, ils ne seront pas synchronisés dans le cadre de ce processus!
8. Lorsque vous avez sélectionné un calendrier dans la liste, une confirmation apparaîtra indiquant: "Enregistrement réussi. Nous allons synchroniser les rendez-vous et événements existants pour les 6 prochains mois, ainsi que tous les nouveaux rendez-vous à venir".
Annuler la synchronisation bidirectionnelle
Si vous avez accidentellement sélectionné le mauvais calendrier, ou si, à un moment donné, vous souhaitez annuler la synchronisation entre votre calendrier Handshake et votre calendrier personnel via Cronofy, cliquez sur Révoquer l’accès.
À ce moment-là, vous aurez la possibilité de supprimer tous les blocs de non-disponibilité créés dans Handshake et tous les rendez-vous ajoutés à votre calendrier universitaire via l'invite "Supprimer les événements du calendrier": "Souhaitez-vous supprimer tous les événements synchronisés avec votre calendrier personnel qui ont été créés par Handshake, ainsi que tous les blocs de rendez-vous créés à partir d'événements sur votre calendrier personnel?"
Cliquez sur Oui pour continuer.
Plages de disponibilité dans Handshake
Handshake ne synchronise pas les plages de disponibilité dans le calendrier de votre établissement car nous souhaitons continuer à signaler les événements de votre calendrier universitaire comme étant non disponibles dans Handshake.
Si vous souhaitez que votre personnel puisse consulter votre disponibilité pour des rendez-vous dans votre calendrier EDU, vous devriez alors créer des plages horaires récurrentes directement dans votre calendrier EDU et les marquer comme étant ouvertes/disponibles.
De plus, tous les événements du calendrier auxquels vous répondez par peut-être ou Provisoire apparaîtront dans Handshake comme des périodes occupées et non disponibles dans Handshake. Vous pouvez en savoir plus sur le processus d’intégration du calendrier Cronofy sur leur site Web.
Comment la synchronisation bidirectionnelle du calendrier fonctionne-t-elle dans Handshake?
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Action dans Handshake ou votre calendrier universitaire |
Mise à jour dans Handshake ou le calendrier de votre établissement |
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Rendez-vous demandé dans Handshake |
Evénement occupé dans le calendrier de l’établissement |
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Rendez-vous approuvé dans Handshake |
Evénement occupé dans le calendrier de l’établissement |
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Rendez-vous refusé dans Handshake |
Supprime l’événement dans le calendrier de l’établissement |
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Rendez-vous annulé dans Handshake |
Supprime l’événement dans le calendrier de l’établissement |
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Rendez-vous commencé dans Handshake |
Mise à jour du nom de l’événement dans le calendrier de l’établissement pour inclure "Commencé:" |
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Rendez-vous terminé dans Handshake |
Mise à jour du nom de l’événement sur le calendrier de l’établissement pour inclure "Terminé:" |
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Rendez-vous manqué dans Handshake |
Mise à jour du nom de l’événement dans le calendrier de l’école pour inclure "Manqué:" |
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Modifiez/supprimez le rendez-vous dans Handshake |
Mettez à jour/supprimez l’événement dans le calendrier de l’établissement |
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Modifiez/supprimez le rendez-vous Handshake dans le calendrier universitaire |
Aucun changement pour le rendez-vous dans Handshake** |
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Ajout d'un événement dans le calendrier universitaire |
Création d'une plage d'indisponibilité unique dans Handshake |
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Modification/suppression de l’événement dans le calendrier universitaire |
Modification/suppression d'une plage d'indisponibilité unique dans Handshake |
Le calendrier EDU fait référence à votre calendrier universitaire sous: iCloud, Google, Outlook, Office 365 ou Exchange.
Si vous souhaitez effectuer une mise à jour du rendez-vous Handshake, cela doit être fait dans Handshake. Les changements seront reflétés dans votre calendrier EDU.
FAQ
Je reçois un message d’erreur lorsque je clique sur Autoriser la synchronisation du calendrier, que dois-je faire?
- Cette candidature peut être bloquée par votre service informatique. Veuillez contacter votre service informatique avec la documentation de sécurité et leur demander d’autoriser Cronofy dans votre établissement.
Les rendez-vous récurrents dans mon calendrier EDU sont-ils synchronisés dans Handshake?
- Tous les rendez-vous récurrents seront synchronisés dans Handshake en tant que plages d'indisponibilité. Si vous les supprimez individuellement, ou si vous changez le statut en disponible/libre, elles seront supprimées individuellement dans Handshake.
Combien de temps faut-il pour que les changements dans Handshake soient visibles sur mon calendrier EDU?
- Généralement, environ 20 secondes à une minute. Si vous remarquez des mises à jour retardées, vérifiez les paramètres de votre calendrier EDU pour une option qui actualise vos calendriers selon un calendrier programmé par jour/heure, etc.
J’ai décliné la réunion car je ne peux plus y assister, pourquoi ce créneau horaire est-il toujours marqué comme indisponible dans mon calendrier Google?
- Si l’événement est toujours présent dans votre calendrier après l'avoir décliné, cela indiquera que vous êtes indisponible pendant ce créneau horaire dans votre statut de disponibilité du calendrier.
- Pour les réunions planifiées via Cronofy, vous devez supprimer manuellement l'événement après l'avoir décliné afin qu'il n'apparaisse plus dans votre calendrier.
- Vous devez avoir activé l'option "Afficher les événements déclinés" dans les paramètres de votre calendrier Google afin de pouvoir supprimer l'événement.
J’ai modifié des informations qui ont été synchronisées dans mon calendrier, mais maintenant, mes modifications ont été annulées. Que s’est-il passé?
- Parfois, Cronofy effectue périodiquement une resynchronisation complète de événements pour assurer l’exactitude. Si vous avez modifié certains détails d’un événement synchronisé depuis Handshake, ces changements seront écrasées à ce moment-là.
- De plus, lorsqu’un événement dans le calendrier de votre établissement subit des modifications, Cronofy détecte ce changement et procède à une resynchronisation à partir de l’événement modifié et pour les suivants.