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Comment inviter des contacts à devenir utilisateurs : l’envoi d’invitations standard à des employeurs

Tawnya
  • Mise à jour

Les personnes qui sont incluses dans Handshake comme contacts, mais pas comme utilisateurs, ne peuvent pas engager le dialogue avec vos étudiants(es), publier des emplois ou demander des interviews, jusqu’à ce qu’elles aient un compte sur Handshake et soient approuvées par votre école. Pour en savoir plus sur la différence entre les contacts Handshake et les utilisateurs, veuillez vous référer à Contacts vs. utilisateurs.

Inviter vos contacts employeurs à devenir des utilisateurs Handshake est le moyen le plus rapide de demander à desemployeurs de se connecter à votre école et de maximiser les bénéfices de vos relations d’étudiants-employeur.

Note : Si le contact invité a un profil utilisateur(rice) qui lui est attaché, et que l'utilisateur(rice) est approuvé(e) par une entreprise, l’invitation employeur les approuvera automatiquement à cette école. Si le contact n’a pas de profil utilisateur(rice) attaché à celui-ci, il sera invité à s’inscrire à Handshake et à se connecter ou à créer son entreprise. À partir de là, ils devront trouver l’école et demander d'y recruter.

 

Inviter des contacts

Pour envoyer une invitation groupée à vos contacts employeurs leur proposant de devenir des utilisateurs, suivez les étapes ci-dessous.

1. Cliquez sur Contacts dans la barre de navigation de gauche. Cela affichera la liste de tous vos contacts.

  • À ce stade, vous pouvez inviter tous vos contacts ou sélectionner des cases à cocher individuelles ou utiliser des filtres pour déterminer qui vous invitez. Vous pouvez même inviter un(e) utilisateur(rice) si vous le souhaitez.


2. Une fois que vous avez sélectionné les contacts souhaités, cliquez sur l’action groupée Plus qui apparaît au-dessus de la liste des contacts, puis cliquez sur Inviter des contacts employeurs.

Invite employer contacts button on Contacts Overview page.png

 

3. Une fenêtre contextuelle apparaîtra récapitulant le nombre total de contacts invités. Cliquez sur Inviter les contacts employeurs si vous êtes satisfait(e) du nombre d’invitations à envoyer.

Confirm inviting contacts.png

Note : Si vous n’avez pas configuré le paramètre de validation de l'employeur par défaut pour votre école lorsque vous avez créé votre profil d'école, vous recevrez une notification contextuelle vous rappelant de le faire avant d’envoyer votre invitation par e-mail groupée. En prenant cette étape de manière proactive, tous les contacts, lorsqu’ils créent un compte dans Handshake, enverront automatiquement une demande d’approbation pour se connecter à vous.  Si approuvée, ils recevront les autorisations par défaut (rôles) à votre université. Pour en savoir plus sur la façon de configurer les paramètres de validation de l'employeur par défaut de votre école, veuillez vous référer aux paramètres d'école : Préférences de validation de l'employeur par défaut.
4. Une fois que vous aurez confirmé(e), vous serez redirigé(e) vers une page qui affiche un résumé (y compris une répartition démographique) de votre invitation en masse.
Bulk Invite and invitation demographics page.png
5. Cliquez sur le bouton bleu Envoyer sous Actions dans le coin inférieur gauche de l’écran. Cela vous amènera à une page montrant la démographie des invitations mise à jour et les mesures prises par l’employeur.

After sending the bulk invite.png

Note : Une fois que vous aurez envoyé l’invitation, l’une des trois choses se produira pour chaque contact :
1) Les contacts sans compte Handshake recevront une invitation par e-mail pour créer un compte sur Handshake et rejoindre votre école.
2) Les contacts avec un compte sur Handshake, mais non associé à votre école, seront automatiquement approuvés par votre école et se verront accorder vos autorisations par défaut.
3) Les contacts avec un compte sur Handshake qui est connecté à votre école ne recevront pas du tout d’e-mail.

Astuce pro : Contacts invités par label

Une bonne façon de suivre les contacts précédemment invités est d’appliquer un label à ces contacts. Vous pouvez créer un label pour la date d’invitation, c’est-à-dire « invités le 18/10/19 », puis l’appliquer aux contacts invités ce jour-là.

Vous pouvez utiliser ce label comme filtre sur la page Gérer les contacts ainsi que dans l’explorateur de contacts dans Aperçus.

Afficher les invitations groupées passées

Pour afficher vos invitations groupées à tout moment, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit de votre écran, puis cliquez sur Paramètres de l’école. Dans le menu à gauche de cette page, cliquez sur Invitations groupées.
Bulk Invites button in School Settings.png
À partir de cette page, vous pouvez ouvrir les invitations pour afficher les mesures prises par l’employeur, y compris le nombre d’employeurs approuvés.

 

E-mails d’invitation de contact :

Le même contenu de base est inclus dans tous les e-mails d’invitation, cependant, le texte sur le bouton changera en fonction du statut de l'utilisateur(rice) dans Handshake.

Si Handshake ne reconnaît pas l’adresse e-mail de l'utilisateur(rice), nous lui demanderons de créer un compte.

contact_invite_no_account.png

Si Handshake reconnaît l’e-mail de l'utilisateur(rice), mais qu’il n’a pas encore rejoint son entreprise, le bouton indiquera « Joindre l'entreprise ».

Si Handshake reconnaît l’e-mail de l'utilisateur(rice) et voit qu’il est lié à une entreprise, l’invitation ajoute automatiquement votre école aux institutions de l'employeur et approuve l'entreprise (si elle n’a pas déjà été approuvée). Dans cet e-mail, le bouton indiquera « Connexion ».