Importer : le passage au statut d’alumni des étudiants après l'obtention de leur diplôme

Lors du passage du statut d'étudiant(e) à celui d'alumni, beaucoup de choses peuvent varier en fonction des procédures de votre école en matière d'accès des étudiant(e)s et de mise à jour des données.  Consultez le tableau Miro ci-dessous pour obtenir un guide facile à suivre, ainsi que des détails supplémentaires sur les flux de travail les plus courants utilisés par d'autres institutions.

Gestion étudiants(es) diplômés qui conservent leur e-mail d'école

1) Mettez à jour leurs données via une synchronisation étudiant(e) par L’importation de données relatives aux étudiants.  Les champs pertinents que vous mettrez à jour sont :

• institution_year_name a été remplacé par alumni
• Primary_education:end_date devrait être mis à jour à la date correcte d'obtention du diplôme, si ce n'est pas déjà le cas.
• Primary_education:currently_attending doit être défini sur FALSE (sauf s'ils reviennent pour un diplômé(e) diplôme/additional études sur votre école)
  
  Note : Cet(te) étudiant(e) devrait disparaître de votre synchronisation au fil du temps, car il n'aura plus d'informations à mettre à jour.
  • Cela ne désactivera pas leur compte.

2) Si le étudiant(e) revient plus tard, ils peuvent revenir à la synchronisation avec leurs nouvelles informations (année d'études, cours, études dates, etc.) :

• Si un alumni revient, leurs nouveaux Primary_education:end_date et start_date doivent être fournis dans votre fichier de téléchargement ou mis à jour manuellement sur leur profil.  Sinon, cela entraînera une erreur lors des prochains téléchargements.
  • Cette erreur d'importation s'affiche généralement sous la forme {"primary_education.end_date":["must be a date on or afterprimary_education:start_date"]}}
  • Si vous fournissez une date de début mise à jour dans votre importation, mais pas une date de fin, vous devez transmettre **CLEAR** dans le champ end_date pour effacer l'ancienne date et éviter les erreurs. Laisser le champ end_date vide dans les importations n'effacera pas l'ancienne valeur end_date.
    
    
• Si le compte de l’étudiant a été désactivé par le passé, vous devrez procéder à l’une des actions suivantes :
  • Désarchivez manuellement l’ utilisateur(rice) de son étudiant(e) profil OU
  • téléchargez manuellement un fichier, y compris le champ désactivé et définissez-le sur FALSE.
  • Pour les synchronisations automatiques : ajoutez le champ désactivé à votre téléchargement et définissez-le sur FALSE.

Il s'agit d'un téléchargement par un étudiant, et donc tous les champs obligatoires standard pour tout fichier de téléchargement par un étudiant doivent être présents pour que votre fichier soit traité avec succès. Ces champs peuvent être trouvés ici pour votre référence. Les champs répertoriés ci-dessus s' ajoutent aux champs standard obligatoires pour les téléchargements étudiant(e).

Gestion étudiants(es) gradués qui ne conservent PAS leur e-mail d'école

1.) Mettez à jour leurs données via une synchronisation étudiant(e) par L’importation de données relatives aux étudiants. Les champs pertinents que vous mettrez à jour sont :

• institution_year_name à changer en alumni
• Primary_education:end_date doit être mis à jour avec la date d'obtention du diplôme correcte, si ce n'est pas déjà fait.
• adresse email :
  • Vous ne pouvez pas mettre à jour un e-mail d'étudiant vers une adresse associée à un autre école, car ces institutions créeraient des comptes distincts pour ces utilisateurs.
  • Vous pouvez remplacer ces adresses e-mail par des comptes personnels, tels que @gmail, etc.
  • S'ils conservent un e-mail d'école de votre école active pendant une période prolongée (plus d'1 an), vous n'aurez pas encore besoin de modifier cette adresse.
  • S'ils ne conservent pas leur e-mail d'école après l'obtention du diplôme, vous devrez récupérer leur e-mail d'étudiant(e) de second choix préféré pour continuer à utiliser Handshake.
    • Nous vous recommandons d'envoyer un e-mail ciblé demandant leur e-mail d'étudiant(e) de second choix .
      • Si vous avez besoin des informations avant unecertaine date, vous pouvez choisir d'utiliser le verbiage « nous archiverons votre compte Handshake le [insérer la date] si vous ne répondez pas par un e-mail d'étudiant(e) de second choix » ou quelque chose de similaire.
• Primary_education:currently_attending doit être défini sur FALSE (sauf s'ils reviennent pour un diplômé(e) diplôme/études additionnelles à votre école)

Note : Il s'agit d'un téléchargement d'étudiant, et donc tous les champs obligatoires standard pour tout fichier de téléchargement étudiant(e) doivent être présents pour que votre fichier soit traité avec succès. Ces champs se trouvent dans l’importation de données relatives aux étudiants. Les champs répertoriés ci-dessus s'ajoutent aux champs standard obligatoires pour les téléchargements d'étudiant(e).

Désactiver les étudiants(es) diplômés (non recommandé)

Si vous souhaitez désactiver les comptes alumni Handshake après X mois, vous pouvez inclure la colonne désactivée dans votre synchronisation étudiant(e) et la définir sur TRUE pour toute personne n'ayant plus besoin d'y accéder. Reportez-vous à Importer : l’archivage groupé des étudiants pour des informations détaillées sur les utilisateurs d'archivage en masse.

* Cela est déconseillé, sauf pour les utilisateurs qui l’ont demandé ou en cas d’obligation. La raison en est que si un alumni a besoin d'accéder à son profil ou cv plus tard ou souhaite continuer sa recherche d'emploi, nous voulons qu'il puisse accéder Handshake comme il l'a fait. Cela étant dit, s’ils nous contactent et nous demandent de désactiver leur profil, nous le ferons certainement.

*Si l'étudiant(e) revient ultérieurement, vous pouvez simplement faire l'inverse de ce qui précède pour désarchiver/réactiver le utilisateur(rice): incluez la colonne désactivée dans votre synchronisation et définissez-la sur FALSE.

Option alternative - Importation manuelle pour mettre à jour les informations alumni

*Si vous n'utilisez pas les synchronisations automatiques pour gérer les étudiants, ou si alumni sont supprimés de votre synchronisation juste après obtention du diplôme, vous pouvez suivre les étapes suivantes pour importer manuellement un fichier de mise à jour d'alumni.

Générez un nouveau fichier CSV contenant les données relatives à ces utilisateurs. Incluez-y les champs suivants :

• • nom d'utilisateur - Nom d'utilisateur Handshake actuel
  • email_address - E-mail Handshake existant, ou nouvel e-mail en cas de mise à jour
  • institution_year_name – Défini sur alumni
  • Primary_education:end_date – Définir la date d'obtention du diplôme récente si elle n'est pas déjà mise à jour
  • désactivé - (facultatif) Incluez si vous devez archiver alumni.  Voir Désactiver étudiants(es) diplômés ci-dessus pour plus de détails.

Note : Il s'agit d'un téléchargement d'étudiant(e), et donc tous les champs obligatoires standard pour tout fichier de téléchargement étudiant(e) doivent être présents pour que votre fichier soit traité avec succès. Ces champs peuvent être trouvés ici pour votre référence. Les champs énumérés ci-dessus s'ajoutent aux champs obligatoires standard pour les téléchargements des étudiants(es).

SSO Accès pour alumni

Alumni peut continuer à utiliser SSO si les conditions suivantes sont vraies :

• Le compte de l'étudiant(e) dans Handshake n'est pas désactivé/archivé après l'obtention du diplôme.
• Vous continuez à autoriser l'accès au SSO dans l'école pour cet utilisateur(rice) (l'accès au SSO est géré localement par votre école).  Veuillez vérifier auprès de votre équipe informatique si vous n'êtes pas sûr de cela.

* Si l'alumni perd l'accès au SSO, nous recommandons d'envoyer un e-mail pour informer les étudiants(es) qu'ils (elles) devront définir un nouveau mot de passe spécifique à Handshake pour accéder au système.  Les alumni peuvent toujours se connecter avec l'adresse e-mail et le mot de passe Handshake s'ils perdent l'accès au SSO.

Qu'en est-il des étudiants(es) qui poursuivent leurs études dans d'autres institutions après l'obtention de leur diplôme ?

De nombreux étudiants(es) peuvent poursuivre leurs études dans d'autres institutions pour suivre des programmes diplômés. Dans ce cas, ces institutions créeront un nouveau compte séparé pour l'étudiant(e) avec l'adresse e-mail émise par la nouvelle institution.  Vous devez continuer à gérer leur compte local auprès de votre école et à mettre à jour leur statut d'alumni et d'autres informations en suivant les étapes ci-dessus.

Pour plus d'informations sur la manière dont un alumni existant se connecte à votre école, reportez-vous à la section Comment les étudiants(es) et les alumni peuvent demander l'accès à Handshake.