L’outil d’importation : le passage au statut d’ancien étudiant après l’obtention d’un diplôme final

Le processus à suivre pour les étudiants(es) qui passent au statut d’ancien(ne) est susceptible d’être très différent d’un établissement à un autre, ceci pour des raisons liées aux procédures en rapport à l’accès aux données des étudiants et à la modification de ces données.  Découvrez ci-dessous quelques-unes des procédures qui sont très utilisées par les institutions.

Les procédures en rapport aux étudiants(es) qui conservent leur adresse électronique se terminant par .ac.uk lors de l’obtention de leur diplôme

1) La modification de ces données par le biais d’une synchronisation déclenchée par l’importation de données relatives à un étudiant(e).  Les champs que vous devrez modifier seront :

• institution _ year _ name passez à alumni
• primary_education:end_date (cycle principal d’éducation : date de fin)   : saisissez correctement dans ce champ la date d’obtention du diplôme, si elle n’y figure pas déjà.
• main_education:currently_attending (cursus principal : suivi actuellement)  : ce champ devrait indiquer « faux » (sauf pour les étudiants qui poursuivent leurs études dans votre établissement pour préparer un diplôme d’un niveau supérieur ou suivre une formation complémentaire)
  
  Note : Pour ces étudiants, le volume des informations à synchroniser devrait diminuer progressivement au fil du temps car les informations cesseront de changer.
  • Cela ne déclenchera pas la désactivation des comptes concernés.

2) Pour les étudiants(es) qui reviennent à une date ultérieure, la synchronisation peut être rétablie lorsque de nouvelles informations sont fournies (niveau des études, cours, dates de début et de fin des études, etc.) :

• Si un(e) ancien(ne) revient, les nouvelles données à saisir dans certains champs devront être fournies dans votre fichier de téléchargement ou modifiées manuellement sur son profil. Les champs concernés sont « primary_education:end_date (cycle principal d’éducation : date de fin) » et « start_date (date de début) ».  Sinon, tout futur téléchargement résultera en une erreur.
  • Ces erreurs d’importation donnent généralement lieu au message « {« primary_education:end_date » : [« la date ne doit pas être antérieure à celle figurant dans primary_education:start_date »]}}
  • Si une date de début (start_date) est fournie lorsque vous procédez à votre importation alors qu’aucune date de fin (end_date) ne l’est, veuillez vous assurez de **VIDER** le champ correspondant à la date de fin (end_date). Cela effacera l’ancienne date et permettra de prévenir les erreurs. Le seul fait de laisser le champ de date de fin vide lors d’une importation (il s’agit du champ end_date) n’entraîne pas l’effacement de l’ancienne valeur de ce champ (end_date).
    
    
• Si le compte de l’étudiant a été désactivé par le passé, vous devrez procéder à l’une des actions suivantes :
  • retirer manuellement le compte de l’utilisateur(rice) des archives à partir de son profil d’étudiant(e), ou
  • télécharger manuellement un fichier avec le champ marqué « compte désactivé » indiquant « FAUX ».
  • Pour les synchronisations automatiques : Ajoutez le champ marqué « compte désactivé » à votre fichier téléchargé et sélectionnez-y « FAUX ».

NOTE : Ces fichiers à télécharger se rapportent à des étudiants(es). Tous les champs normalement requis lors des téléchargements de fichiers en rapport à des étudiant(es) doivent donc obligatoirement y figurer pour que ces fichiers puissent être traités. Ces champs sont énumérés ici pour votre information. Les champs précisés ci-dessus sont à ajouter aux champs requis par défaut pour les téléchargements de fichiers d’étudiants(es).

Les procédures en rapport aux étudiants(es) qui NE CONSERVENT PAS leur adresse électronique se terminant par .ac.uk lors de l’obtention de leur diplôme

1.) La modification des données d’un(e) étudiant(e) par le biais d’une synchronisation déclenchée par l’importation de données relatives à cet(te) étudiant(e). Les champs que vous devrez modifier seront :

• institution_ year_name (nom de l’année dans l’établissement)   : optez pour ancien(ne)
• primary_education:end_date (cycle principal d’éducation : date de fin)   : saisissez correctement dans ce champ la date d’obtention du diplôme, si elle n’y figure pas déjà.
• email_address (adresse électronique) :
  • Vous ne pouvez pas modifier la fin de l’adresse électronique (/.ac.uk) pour associer cette adresse au nouvel établissement éventuellement fréquenté par l’étudiant(e). La raison en est que cela aboutirait à l’ouverture par cet établissement d’un nouveau compte pour l’utilisateur en question.
  • Vous pouvez modifier ce champ en y saisissant une adresse électronique personnelle (par exemple une adresse @gmail, etc.).
  • Pour les anciens qui continuent d’utiliser pendant une longue période (un an ou plus) leur adresse électronique associée à votre établissement (xxx.ac.uk), il ne sera pas encore nécessaire que vous changiez cette adresse.
  • Pour ceux qui cessent d’utiliser leur adresse xxx.ac.uk après l’obtention de leur diplôme mais qui souhaitent continuer à utiliser Handshake, vous devrez rechercher leur adresse électronique de second choix.
    • Nous vous conseillons d’envoyer des messages électroniques ciblés pour demander ces adresses de second choix.
      • Si vous avez besoin de cette information avant une date précise, vous pouvez choisir de formuler votre message comme suit : « Nous transférerons votre compte Handshake dans nos archives le [insérez la date] si vous ne nous fournissez pas d’ici cette date une adresse électronique de second choix ». Cette formulation est modifiable.
• primary_education:currently_attending (cursus principal : suivi actuellement) : ce champ devrait indiquer « faux » (sauf pour les étudiants qui poursuivent leurs études dans votre établissement pour préparer un diplôme d’un niveau supérieur ou suivre une formation complémentaire)

Note : Ces fichiers à télécharger se rapportent à des étudiants(es). Tous les champs normalement requis lors des téléchargements de fichiers en rapport à des étudiants(es) doivent donc obligatoirement y figurer pour que ces fichiers puissent être traités. Ces champs sont énumérés dans notre article intitulé « L’Importation de données relatives aux étudiants ». Les champs précisés ci-dessus sont à ajouter aux champs requis par défaut pour les téléchargements de fichiers d’étudiants(es).

La désactivation de comptes d’étudiants(es) après l’obtention de leur diplôme (action déconseillée)

Si vous souhaitez que les comptes Handshake d’anciens étudiants soient désactivés après quelques mois, vous pouvez recourir à la colonne intitulée « compte désactivé » lorsque vous procédez à la synchronisation des données de vos étudiants. Sélectionnez « VRAI » dans cette colonne pour toute personne qui n’a plus besoin de son compte. Dans notre article intitulé « Le Recours à l’outil d’importation pour l’archivage en bloc de dossiers d’étudiants », vous trouverez des informations détaillées sur l’archivage en masse de dossiers d’utilisateurs.

* Cela est déconseillé, sauf pour les utilisateurs qui l’ont demandé ou en cas d’obligation. La raison en est que nous préférons que les anciens étudiants puissent continuer d’accéder à Handshake après l’obtention de leur diplôme s’ils souhaitent se connecter à leur profil, retrouver leur CV ou poursuivre leur recherche d’emploi. Cela étant dit, nous acceptons bien sûr de désactiver les profils des utilisateurs qui nous demandent de le faire.

* Pour les étudiants(es) qui reviennent à un stade ultérieur, il est possible de faire le contraire de ce qui est mentionné ci-dessus, c’est-à-dire de réactiver les comptes de ces utilisateurs(rices) à partir des archives : pour ce faire, insérez la colonne intitulée « compte désactivé » dans votre fichier lors de votre synchronisation et sélectionnez-y « FAUX ».

Autre possibilité : le recours à une importation manuelle pour actualiser des informations relatives à d’anciens étudiants

* Si vous n’utilisez pas la synchronisation automatique pour gérer vos étudiants(es), ou si le processus de synchronisation devient inutilisable pour vos anciens étudiants dès qu’ils ont obtenu leur diplôme, vous pouvez importer manuellement les fichiers d’actualisation des données de vos anciens étudiants. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous.

Générez un nouveau fichier CSV contenant les données relatives à ces utilisateurs. Incluez-y les champs suivants :

• • username (nom d’utilisateur) : nom d’utilisateur actuel dans Handshake
  • email_address (adresse électronique) : adresse électronique Handshake courante, ou, le cas échéant, nouvelle adresse électronique
  • institution_year_name (nom de l’année dans l’établissement) : optez pour ancien(ne)
  • main_education:end_date (cycle principal d’éducation : date de fin) : à remplir avec la date d’obtention du diplôme récemment décerné, si cette date ne figure pas déjà dans ce champ
  • disabled (compte désactivé) : champ facultatif, à inclure si vous avez besoin d’archiver des dossiers d’anciens étudiants.  Dans la section ci-dessus intitulée « la désactivation de comptes d’étudiants après l’obtention de leur diplôme  », vous trouverez des informations détaillées.

NOTE : Ces fichiers à télécharger se rapportent à des étudiants(es). Tous les champs normalement requis lors des téléchargements de fichiers en rapport à des étudiants(es) doivent donc obligatoirement y figurer pour que ces fichiers puissent être traités. Ces champs sont énumérés ici pour votre information. Les champs précisés ci-dessus sont à ajouter aux champs requis par défaut pour les téléchargements de fichiers d’étudiants(es).

Les possibilités d’usage de l’authentification unique pour les anciens étudiants

Tout ancien(ne) étudiant(e) peut continuer à recourir à l’authentification unique si les conditions suivantes sont remplies :

• Le compte de l’étudiant(e) sur Handshake n’a pas été désactivé ni archivé après que l’étudiant a obtenu son diplôme.
• L’établissement dont dépend l’utilisateur(rice) continue à l’autoriser à recourir à l’authentification unique (ce sont les établissements qui décident chacun qui peut recourir à l’authentification unique).  Si vous avez des doutes à ce sujet, veuillez vérifier auprès de votre équipe informatique.

* Pour les étudiants qui cessent de pouvoir recourir à l’authentification unique après l’obtention de leur diplôme, nous vous conseillons de leur envoyer des messages les informant qu’ils devront choisir un nouveau mot de passe distinct pour Handshake s’ils souhaitent continuer à accéder à notre système.  Les anciens étudiants conservent la possibilité de saisir leur adresse électronique et leur mot de passe propre à Handshake pour se connecter à leur compte, même s’ils ne peuvent plus recourir à l’authentification unique.

Qu’en est-il des étudiants(es) qui rejoignent un établissement autre que le vôtre après l’obtention de leur diplôme pour poursuivre d’autres études ?

De nombreux étudiants(es) changent d’établissement après l’obtention de leur diplôme afin de poursuivre des études d’un niveau supérieur. Dans ces cas, les nouveaux établissements ouvrent un nouveau compte distinct pour chaque étudiant(e) concerné(e) et génèrent une nouvelle adresse électronique qu’ils associent à ce compte.  Veuillez toutefois conserver les comptes que ces étudiants détiennent auprès de votre établissement et y actualiser les informations nécessaires, en faisant passer le statut de ces personnes à « ancien(ne) » et en vous fondant sur les étapes ci-dessus.

Pour obtenir davantage d’informations sur la relation entre un(e) ancien(ne) étudiant(e) et votre établissement, veuillez vous référer à notre article intitulé « Comment les étudiants(es) et les anciens(nes) peuvent demander l’accès à Handshake ».