Importation de données relatives aux étudiants

L’importation de données relatives aux étudiants est une étape essentielle dans la mise en œuvre de Handshake. C’est la façon la plus efficace de vous assurer que vous remplissez des informations exactes sur l'étudiant(e). Les comptes importés sont automatiquement confirmés dans Handshake et n’auront pas besoin d’une vérification de l'étudiant(e).

Les données dans Handshake aident les utilisateurs du service carrière à diffuser, filtrer, analyser et remplir les qualifications dont les étudiants(e)s ont besoin pour les emplois.

Utilisez cet article pour télécharger votre fichier initial de données sur les étudiants(es) dans Handshake.

Commencer

1. Consultez la liste des champs de données sur les étudiants(e)s disponibles, listés ci-dessous. Découvrez les exigences de mise en forme de base et les exemples de contenu pour comprendre le type de données que vous apporterez.

2. Précisez vos exigences de flux de travail et identifiez toutes les questions — les Importer : FAQ sur les formats des données relatives aux étudiants(es) Travaillez en équipe (service carrière et informatique) pour identifier les champs clés pour supporter les flux de travail de l’équipe service carrière. Explorez le document lié pour déterminer comment vous traiterez les cas particuliers et le formatage pour des populations spécifiques.

3. Téléchargez l’exemple CSV étudiant(e) (situé au bas de cet article) — chaque champ a sa propre colonne, et les en-têtes doivent correspondre exactement. Copiez et collez à partir du fichier d’exemple pour vous assurer que vos en-têtes sont correctement formatés.

4. Accédez à l'Importer pour télécharger —  Importer : Comment en bénéficier ? Toute personne qui télécharge des données dans Handshake aura besoin d’accéder à l'Importer. Si vous n’avez pas encore accès, consultez la brève formation et contactez l’ assistance Handshake afin qu’ils puissent vous ajouter à l’outil !

Télécharger votre fichier étudiant

1. Une fois votre fichier préparé, supprimez toutes les instructions afin que les champs d’en-tête soient dans la ligne supérieure.
2. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous > CSV encodé UTF-8. Plus d’informations sur la façon de sauvegarder correctement votre fichier sous le bon format peuvent être trouvées sur Application Importer : les règles et les exigences concernant les fichiers CSV.
3. Utilisez l'Importer pour télécharger votre fichier :

• • Vous devrez utiliser le type d'emploi = étudiants(es)
  • La colonne d’identification devrait être le nom d’utilisateur
  • Consultez cet article pour une marche à suivre détaillée du processus de téléchargement — Importer : Télécharger votre premier fichier étudiant

Itérer sur votre feedback

L'Importer devrait vous donner des feedbacks automatisés détaillés sur le formatage de votre fichier. Cela peut prendre quelques téléchargements pour parfaire le formatage, donc si vous rencontrez des avertissements ou des erreurs, voici quelques choses à vérifier :

Explorer des ressources supplémentaires

Consultez ces liens pour en savoir plus sur l’importation de données sur les étudiants(es) :

• Importer : FAQ sur les formats des données relatives aux étudiants
• Importer : Télécharger votre premier fichier étudiant
• Erreurs d’importation : les messages courants et les suites à y donner
• Importer : les rechargements des lignes non transmises la première fois
• L’application Importer : les règles et les exigences concernant les fichiers CSV
• Importer : les zéros initiaux dans les numéros de carte d’étudiant
• Importer : les formats de dates
• Importer help center

Glossaire des champs requis

Consultez la liste ci-dessous ou téléchargez l’exemple CSV étudiant(e) (situé au bas de cet article)

Chaque fichier étudiant que vous téléchargez doit avoir ces sept champs :

email_address : Ceci est l’identifiant de base pour chaque utilisateur(rice) dans Handshake. Il doit être unique pour chaque utilisateur(rice), ce qui signifie que le même e-mail ne peut pas être lié à deux comptes étudiants. Par mesure de sécurité, le domaine ac.uk doit appartenir à votre école. Si vos étudiants(es) n’utilisent pas d’e-mails ac.uk, vous pouvez utiliser une adresse générique (.gmail.com, etc.).

username : Il doit être unique et ne devrait jamais changer pour chaque étudiant(e). Cela sert d'« ancre » dans les importations afin que d’autres champs sensibles (tels que l’e-mail) puissent être mis à jour autour de cette valeur. La plupart des institutions utiliseront le numéro d’identification école d’un(e) étudiant(e). Cela ne devrait correspondre à aucune partie de l’adresse e-mail d’un étudiant(e), ou de sa carte d'identité, car les deux champs sont des domaine sujets à changement (en raison des changements de nom de famille, des cartes d’identité perdues, etc.).

auth_identifier : requis si vous utilisez sso. Cela sera utilisé pour vérifier l’attribut retourné par les systèmes sso pour authentifier les étudiants(es). les étudiants(es) n’entreront pas cette valeur lors de la connexion ; il s’agit d’un attribut d’identification en arrière-plan. Cette valeur PEUT correspondre à leur valeur email_address ou à une partie de celle-ci, si nécessaire.

first_name : Prénom de l'étudiant(e).

school_year_name : Ce champ est l’endroit où vous pouvez entrer la classe exacte dans laquelle un(e) étudiant(e) se trouve actuellement. Voici les différentes valeurs que vous pouvez inclure dans ce champ. Veuillez noter l'utilisation de majuscules et l’orthographe — elles doivent correspondre exactement !

Level 3
Level 4
Level 5
Level 6
Masters
Accelerated Masters
Masters of Business Administration
Doctorate
Postdoctoral Researcher
Alumni
Other

primary_éducation:main_names : c’est le nom du (des) majeur(s) que cet(te) étudiant(e) a déclaré, et cela remplira le champ « courses » sur le profil d’un(e) étudiant(e) (note : Il y a une limite de 255 caractères par majeur). Chaque mot du nom de ces cours doit commencer par une majuscule, tandis qu'un mot sera totalement en majuscules uniquement pour les abréviations de programmes (c’est-à-dire BS Physique ; BA Histoire de l'Art). Vous pouvez télécharger plus d’un majeur pour un(e) étudiant(e) en séparant chaque majeur avec un point-virgule (c’est-à-dire Biologie;Chimie)

Note : C’est le seul champ qui peut être utilisé pour remplir les cours dans Handshake via l'Importer. (requis à partir du 6/11/18)

primary_education:education_level_name : Ce champ vous indique le niveau global d’un étudiant(e). Il apparaît sur le profil de l'étudiant(e) pour dire aux gens quel niveau d'études ils(elles) suivent actuellement.  Voici les différentes valeurs que vous pouvez inclure dans ce champ. Veuillez noter l'utilisation de majuscules et l’orthographe — elles doivent correspondre exactement ! (requis à partir du 6/11/18)

Secondary Education
Further Education Certificate
Undergraduate
Postgraduate
Doctorate
Postdoctoral
Researcher
Non-Degree Seeking

 * Si vous rencontrez des difficultés pour importer un champ nouvellement requis, veuillez contacter votre gestionnaire de réseau Handshake.

Glossaire de champs recommandés

Ces champs sont recommandés, mais pas nécessaires. Travaillez avec votre équipe pour déterminer quels champs sont les plus pertinents pour vos flux de travail.

last_name : Nom de famille de l'étudiant(e).

middle_name : Le deuxième prénom de l'étudiant(e).

preferred_name : Nom préféré de l'étudiant(e). Toute valeur ajoutée dans ce champ apparaîtra d’abord sur le profil de l'étudiant(e). Si ce champ est laissé vide, nous afficherons le premier prénom de l'étudiant(e).

*Note : Ce champ doit être mis à jour dans votre système étudiant(e). Sinon, tous les changements effectués dans Handshake manuellement seront écrasés lors de la prochaine importation.

additional_email_address : Il s’agit de toutes les adresses e-mail alias supplémentaires qui ont été assignées à vos étudiants(es) en plus de l’adresse e-mail principale. Ces adresses e-mail doivent être associées à votre domaine e-mail d'école et se terminer par ac.uk. Vous pouvez télécharger plus d’une adresse e-mail supplémentaire en séparer chaque adresse e-mail avec un point-virgule.

primary_education:primary_major_name : Ce champ n’apparaîtra pas sur le profil d’un(e) étudiant(e) et est principalement utilisé pour les FDS.  C’est le majeur principal de l'étudiant(e). Seul 1 majeur peut être pris en charge dans ce champ. Le nom du majeur doit déjà être ajouté au champ primary_education:major_names pour que le majeur principal soit rempli dans Handshake.

primary_education:primary_college_name : Ce champ n’apparaîtra pas sur le profil d’un(e) étudiant(e) et est principalement utilisé pour les FDS. C’est la faculté principale de l'étudiant(e). Seule 1 faculté peut être pris en charge dans ce champ. Le nom de faculté doit déjà être ajouté au champ primary_education:college_names pour que le majeur principal soit rempli dans Handshake. e

primary_education:college_names : Cela peut être plusieurs facultés auxquelles l'étudiant(e) appartient (c’est-à-dire « Trinity College » et « Cambridge Judge Business School »à l'université de Cambridge). Vous pouvez télécharger plus d’une faculté pour un(e) étudiant(e) en séparant chaque faculté avec un point-virgule. (C’est-à-dire Trinity faculté;Cambridge Judge Business School).

primary_education:start_date : C’est la date à laquelle un(e) étudiant(e) a commencé dans votre école. Veuillez noter qu’elle doit être incluse au format AAAA-MM-JJ, sauf si autrement précisé dans l'emploi ! Cela est incroyablement utile en ce qui concerne la recherche d' étudiants(es), de qualifications pour des emplois et pour savoir quand déplacer les étudiants(es) vers alumni.  Il y a maintenant une option sur l'Importer pour utiliser un format MM/JJ/AAAA.  Si vous choisissez cette option pour le formatage, assurez-vous de cocher la case à côté de « Utiliser le format MM/JJ/AAAA » lors du chargement de votre fichier sur l'Importer.

primary_education:end_date : C’est la date à laquelle il est prévu qu'un(e) étudiant(e) sera diplômé(e). Veuillez noter qu’elle doit être incluse dans le format AAAA-MM-JJ, sauf si autrement précisé dans l'emploi ! Cela est incroyablement utile en ce qui concerne la recherche d' étudiants(es), de qualifications pour emplois et pour savoir quand déplacer les étudiants(es) vers alumni.  Il y a maintenant une option sur l' importer pour utiliser un format MM/JJ/AAAA.  Si vous choisissez cette option pour le formatage, assurez-vous de cocher la case à côté de « Utiliser le format MM/JJ/AAAA » lors du chargement de votre fichier sur l'Importer.
Note : Les comptes étudiants(e)s ne seront pas automatiquement mis à jour vers « alumni » après la primary_education:end_date donnée. Pour mettre à jour les comptes à « alumni », veuillez vous référer à Importer : le passage au statut d’ancien des étudiants après leur diplôme final.

primary_education:currently_attending : Il s’agit d’un champ qui indique simplement si l'étudiant(e) est actuellement inscrit ou a reçu son diplôme. Il est utilisé pour les rapports pour faire la différence entre les étudiants(es) qui sont actuellement actifs(ves) sur le campus et ceux qui pourraient être dans une sorte d’absence officielle. En attribuant TRUE, cela initialise l'utilisateur(rice) à présent(e), alors que FALSE les initialisera à absent(e). Il s’agit d’un champ booléen, il ne peut donc inclure que ces valeurs (noter l'utilisation de majuscules) :

TRUE
FALSE

card_id : Cette chaîne doit être contenue dans une sortie quand une carte est lue par un lecteur. Ce champ est l’endroit où vous pouvez inclure les numéros d’identification de l'étudiant(e). Si vous souhaitez utiliser une lecture de carte pour vérifier les étudiants(es) dans les événements, forums carrière ou autres kiosques, assurez-vous d’inclure ce champ !

campus_name : Ce champ est uniquement utilisé pour les écoles qui ont plusieurs campus dans le cadre de leur configuration de Handshake (c’est-à-dire « principal »). Si vous avez plusieurs campus sur votre système Handshake, vous pouvez les utiliser ici.

ethnicity : L’ethnicité de l'étudiant(e). Il s’agit d’un champ personnalisé qui peut inclure tout texte que vous souhaitez envoyer. Ce champ n’est visible que pour les membres du service carrière personnel et l’étudiant individuel — utilisé à des fins de reporting. Les employeurs ne verront jamais cette information sur leur profil.

Sexe : Ce champ indique le sexe de l'étudiant(e). Le champ est personnalisé et vous pouvez y inclure n’importe quel texte que vous souhaitez envoyer.

Important : Les champs ethnicité et sexe sont uniquement à des fins de reporting internes. Cette information ne sera pas disponible pour les employeurs ou utilisée par les employeurs pour la diffusion. Les informations importées par votre école sont différentes de l’ethnicité et des données de sexe que les étudiants(es) peuvent partager volontairement.

disabled : Il s’agit d’un champ qui indique simplement si le compte d’un étudiant(e) est archivé/actif. En attribuant TRUE, cela archivera l'utilisateur(rice), alors que FALSE désarchive l'utilisateur(rice). Il s’agit d’un champ booléen, il ne peut donc inclure que ces valeurs (sensible à la casse)

TRUE
FALSE

system_label_names : Cette section peut être utilisée pour importer toute information externe que vous souhaitez synchroniser à partir de votre SIS qui pourrait fournir des informations plus nuancées sur vos étudiants(es) dans une liste de noms de labels séparés par des points-virgules. Voici quelques exemples de valeurs que nous voyons importés ici : des choses comme étudiant(e) avec mention ou participation à temps partiel (voici un exemple de mise en forme : étudiant(e) avec mention;temps partiel). En résumé, cela pourrait être tout type d’informations supplémentaires que vous pourriez vouloir utiliser pour organiser, classer ou analyser vos étudiants(es).  Important : laisser ce champ vide dans votre importation effacera toutes les labels système dans Handshake pour cet(te) étudiant(e).  Les labels du système sont ajoutés ou supprimés à chaque synchronisation des étudiant(e) qui comprend cette colonne, en fonction exactement de ce que vous avez dans ce champ.  Si vous avez besoin de supprimer complètement un label système de Handshake afin qu’il puisse être utilisé comme label normal, veuillez consulter Comment transformer les étiquettes du système en étiquettes normales ? ?.

mobile_number : Le numéro de téléphone mobile de l'étudiant(e). Nous pouvons accepter toute chaîne numérique dans ce champ sans caractères spéciaux tels que () ou - (mais vous pouvez inclure un « + » facultatif au début de la chaîne).

assigned_to_email_address : Adresse e-mail du membre du personnel auquel l'étudiant(e) est affecté(e).

hometown_location_attributes:name : L’adresse ou l’emplacement du domicile d’un(e) étudiant(e).

eu_gdpr_subject : TRUE indique que cet(te) étudiant(e) est un sujet RGPD (TRUE/FALsE). Ce champ est nécessaire si vous voulez être conforme au RGPD. Pour plus d’informations, consultez notre article sur le RGPD.