Analyse : Rapports prévus

Les rapports prévus permettent aux utilisateurs(rices) de service carrière de partager plus facilement des données avec des intervenants sur les campus et des plates-formes externes. Les rapports peuvent être envoyés à votre adresse e-mail ou à un stockage sécurisé de fichiers sur le cloud à la fréquence de votre choix. Les rapports peuvent être dans un certain nombre de formats, image, PDF, CSV, pour minimiser la nécessité de tout post-traitement. Cela signifie que vous pouvez créer un rapport, puis le « configurer et l'oublier » ; Handshake livrera le rapport pour vous.

Nous savons que beaucoup de nos partenaires ont exprimé un intérêt pour des moyens de connecter les données de Handshake avec des plates-formes comme Salesforce, Tableau, et plus encore. Cette mise à jour représente une étape importante vers l'automatisation intégrale de ce processus en automatisant et en standardisant la livraison des données de Handshake à importer dans une autre plate-forme.

Note : vous aurez besoin des deux autorisations d' accès et de gestion de l'analyse afin de planifier des rapports à un e-mail. Pour sélectionner SFTP ou S3 comme destination des rapports, vous aurez besoin d’un nouveau rôle appelé Planifier des rapports pour le stockage de fichiers. Si vous n’avez pas ces rôles, veuillez contacter l’administrateur Handshake de votre équipe pour demander l’accès.

Thèmes :

• Création d’une nouvelle planification de rapports
• Modification ou suppression d’une planification
• Tableaux de bord prévus
• Passer en revue les rapports prévus
• FAQ

Création d’une nouvelle planification de rapports

Les rapports peuvent être planifiés à l'aide de la page d'aperçu de l’analyse ou lors de l’affichage d’un rapport spécifique :

• Sur la page d’aperçu de l’analyse, cliquez sur les trois points à droite du nom du rapport enregistré, puis cliquez sur Planifier.
• Lors de l’examen d’un rapport enregistré ou de la création d’un nouveau rapport personnalisé, cliquez sur Options dans le coin supérieur droit, puis sur Planifier.

Dans la fenêtre contextuelle qui se charge, remplissez les informations suivantes :

Informations de base

• Nom de la planification (le nom sera par défaut le nom du rapport enregistré)
• Où ces données devraient-elles aller ? (Sélectionnez une option : e-mail / SFTP / Amazon S3)
  • E-mail : pour des raisons de sécurité, seul(e) le/la créateur(rice) du rapport prévu peut être le/la destinataire. Cette adresse e-mail sera par défaut l’adresse e-mail sur votre compte Handshake.
  • SFTP : entrez votre URL ou votre adresse IP, votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
  • Amazon S3 : entrez votre compartiment, votre chemin (facultatif), votre clé d’accès et votre clé secrète.
• Dans quel format vos données devraient-elles être livrées ?
  • E-mail : (sélectionnez une option : fichier ZIP CSV / XLSX / JSON / HTML / texte)
  • SFTP : (Sélectionnez une option : fichier ZIP CSV / JSON)
  • Amazon S3 : (sélectionnez une option : fichier ZIP CSV / JSON)
• Actuellement, les totaux de ligne et les calculs ne sont pas pris en charge pour les rapports prévus.

Calendrier de livraison

• À quelle fréquence souhaitez-vous que le rapport soit livré ? (Sélectionnez une option : quotidiennement / hebdomadairement / mensuellement)
  • Quotidiennement : sélectionnez une option dans la liste déroulante : tous les jours / jours de semaine uniquement / jour spécifique
    • • L'option « jour spécifique » permettra la sélection de plusieurs jours.
  • Hebdomadairement : sélectionnez un jour de la semaine dans la liste déroulante.
  • Mensuellement : sélectionnez une option dans la liste déroulante : tous les mois / mois spécifique et sélectionnez quel jour du mois.
    • • L'option « mois spécifique » permettra la sélection de plusieurs mois.

Résumé

• Confirmation des sélections : cliquez sur Envoyer un e-mail test pour tester la livraison.

Note : pour les rapports prévus vers SFTP ou Amazon S3, vos identifiants ne sont pas validés lors de l'entrée dans Handshake. L’envoi d’un e-mail test validera les identifiants entrés immédiatement. Si vous choisissez de ne pas envoyer d’e-mail test, vos identifiants seront validés à la première date d’envoi prévue.

Si les identifiants n’ont pas été saisis correctement :

• SFTP : une erreur apparaîtra dans le coin inférieur droit indiquant soit « La validation a échoué. Vérifiez vos identifiants. » ou « La connexion a échoué. Le téléchargement a échoué en raison d’une erreur. »
• Amazon S3 : un e-mail sera envoyé à l’adresse sur votre compte.
  • Objet : « Erreur avec la tâche prévue NOM DE LA PLANIFICATION »
  • Contenu : « La tâche prévue "NOM DE LA PLANIFICATION" a échoué pour RAISON. Veuillez visiter votre contenu (lien) pour afficher et résoudre l’erreur, ou contacter votre administrateur Looker si vous avez besoin d’aide. Erreur : (peut varier) »
    
    • Exemple d’e-mail ci-dessous :

Modification ou suppression d’une planification

Pour modifier ou supprimer une planification :

1. Dans la barre de navigation gauche, cliquez sur Analyse, puis sur la tab Planifications.

2. Localisez le nom de la planification souhaitée, puis cliquez sur les trois points à droite dans la ligne de la planification.

3. Cliquez sur Modifier la planification ou Supprimer la planification dans le menu déroulant.

• Modifier la planification : les mêmes champs de la création d’une planification (pour les informations de base, le calendrier de livraison et le résumé) sont également disponibles dans la fenêtre contextuelle Modifier la planification.
  • Un exemple de la fenêtre contextuelle Modifier la planification :

• Supprimer la planification : si vous choisissez de supprimer la planification, une fenêtre contextuelle de confirmation apparaîtra indiquant « Supprimer cette planification ? Ce changement ne peut pas être annulé. Tous les futurs envois de ce rapport cesseront. Vous pouvez créer une nouvelle planification à partir de la page de rapport. » Pour continuer, cliquez sur Supprimer.

Tableaux de bord prévus

Pour planifier un tableau de bord, cliquez sur le bouton Planifier sur la page du tableau de bord individuel, dans le coin supérieur droit de la page.

Les champs à saisir correspondent à ceux des rapports prévus. Remplissez les informations de base, sélectionnez le délai de livraison et envoyez un e-mail test, puis cliquez sur Confirmer pour sauvegarder la planification.

Cliquez sur Confirmer dans le coin inférieur droit de la fenêtre contextuelle pour créer la planification.

Passer en revue les rapports prévus

Pour examiner une liste de vos rapports actuellement prévus, cliquez sur Analyse dans la barre de navigation de gauche dans Handshake, puis cliquez sur la tab Planifications.

Un tableau affichera tous les rapports que vous avez planifiés avec les colonnes suivantes :

• Nom (le nom du rapport enregistré ou du tableau de bord prévu)
• Date de création
• Type
• Mode de livraison
• Format
• Fréquence

Cliquez sur le menu des trois points à droite de chaque ligne pour modifier la planification ou supprimer la planification.

Note : les rapports prévus vers un SFTP ou Amazon S3 ne seront visibles que pour le/la créateur(rice) de la planification.

FAQ

Q : Qu’est-ce que le SFTP et pourquoi l’utiliser ? HS peut-il le configurer pour moi ?

A : SFTP signifie protocole de transfert de fichiers sécurisé ; c’est essentiellement un emplacement sécurisé qui peut recevoir des fichiers de Handshake. Parce que les données peuvent probablement contenir des IPI (informations personnelles identifiables), Handshake garantit que les options d’exportation restent privées et sécurisées. Votre contact du service informatique devrait être en mesure de configurer un emplacement SFTP avec des autorisations d’accès. Handshake ne configurera pas le serveur SFTP au nom de nos partenaires pour des raisons de sécurité. Pour en savoir plus sur la configuration, veuillez vous reporter à la documentation de Looker. Pour recevoir des livraisons SFTP de Handshake, assurez-vous que votre administrateur(rice) réseau a ajouté les adresses IP de Looker à la liste d’autorisation des IP de votre serveur SFTP ou aux règles de trafic entrant.

Mise à jour de juin 2023 pour le Royaume-Uni : Looker a mis à jour les adresses IP de sortie à des adresses statiques. La liste d’autorisation devrait être mise à jour pour inclure les IP statiques suivantes :

• 34.89.206.21
• 34.159.171.46
  
• 34.89.185.201

Q : Pourquoi ne puis-je pas envoyer un rapport par e-mail à quelqu’un d’autre ?

A : Actuellement, les rapports prévus ne peuvent être envoyés qu’à votre propre adresse e-mail. Handshake peut envisager de proposer cela à une date ultérieure. L’intention est de nous assurer que les données ne sont pas envoyées par erreur à des personnes qui ne devraient pas y avoir accès, nous adoptons donc une démarche de prudence à ce jour.

Q : Y a-t-il une limite de lignes pour les données transmises ?

A : Le service d’analyse de Handshake repose sur Looker (Google), qui a placé quelques limites sur les données qui peuvent être livrées à un e-mail/SFTP/Amazon S3 ; lisez les informations détaillées dans l’article de planification et de partage de Looker. Voici le résumé :

• E-mail
  
  • Les formats CSV ou JSON n’ont pas de limites de lignes, mais ont une taille de fichier maximale de 15 Mo afin que votre client de messagerie ne le refuse pas.
• SFTP
  • CSV ou JSON : pas de limite de lignes.

Q : Qu’en est-il d’autres destinations comme Dropbox ?

A : Il y a de nombreux emplacements qui peuvent servir de « destinations » intermédiaires pour les données exportées. Handshake a commencé avec les SFTP en raison de leur faible coût et de leur ubiquité. S’il y a des destinations spécifiques que vous souhaitez ajouter, nous prévoyons de rendre davantage d’options disponibles à l’avenir, veuillez donc nous faire savoir ce qui vous convient le mieux.

Q : Qui est autorisé à envoyer des rapports à une adresse e-mail, un SFTP ou Amazon S3 ?

A : Tout(e) utilisateur(rice) avec les autorisations d' accès et de gestion de l'analyse peut planifier l’envoi de rapports à son adresse e-mail. Il y a une autorisation « Planifier des rapports vers le stockage de fichiers » qui doit être accordée aux utilisateurs(rices) pour envoyer des rapports à une destination SFTP ou Amazon S3.

Q : Me recommanderiez-vous d’utiliser mon propre compte Handshake pour envoyer des rapports, ou dois-je configurer un compte d'« utilisateur(rice) système » séparé pour gérer le processus ?

A : C’est à vous de décider. L’avantage d’un(e) utilisateur(rice) système est qu’il/elle peut rester intact(e) et un compte d'utilisateur(rice) dédié sur lequel exécuter vos exportations automatisées. Si votre compte personnel est désactivé (si vous quittez l’université, par exemple), avoir un compte distinct peut être utile. Cependant, assurez-vous de contrôler le mot de passe et de verrouiller les autorisations pour vous assurer que cela ne devient pas un risque d’accès non autorisé aux données des étudiants(es).

Q : Qu'arrive-t-il au rapport prévu si le rapport enregistré change ?

A : Si le rapport original est modifié et que les modifications sont enregistrées, le rapport prévu tiendra compte de ces changements. Par conséquent, prenez soin de ne pas perturber le reporting automatisé. Il est recommandé que les intégrations SFTP et de système 3rd-party utilisent un rapport enregistré qui est un rapport d’exportation d'« intégration » dédié.

Astuce : si vous souhaitez utiliser le rapport enregistré d’un(e) autre utilisateur(rice), nous vous recommandons de dupliquer ce rapport et de sauvegarder le double en tant que version prévue dédiée, comme décrit dans Analyse : Utiliser des rapports enregistrés.