L’importation de données relatives aux étudiants est une étape essentielle dans la mise en œuvre de Handshake. C’est la façon la plus efficace de faire en sorte que des informations d´étudiant(e) précises soient remplies sous votre cas de Handshake. Cela permet à son tour de filtrer, de diffuser et d´analyser pour Service carrière et remplit les qualifications d´emploi étudiant(e) nécessaires.
Étape 1 : Passez en revue le format du fichier CSV
Handshake accepte les fichiers de valeur séparés par virgule pour le téléchargement. Consultez le format prévu ici :
Étape 2 : Prenez des décisions clés
Choisissez le bon attribut pour le « nom d’utilisateur » de votre étudiant(e)
L’identifiant unique étudiant(e) de premier choix d’un étudiant(e) est son nom d’utilisateur
Bien que les étudiants(es) aient d’autres caractéristiques d’identification qui doivent être uniques dans Handshake, telles que email _ address ou card _ id, le nom d’utilisateur ne devrait jamais changer, jamais être recyclé, toujours appartenir à cet utilisateur(rice).
Choisir attentivement cet identifiant vous aidera à vous assurer que les données de la meilleure qualité sont conservées, et cela empêche d’assigner un nouvel étudiant(e) à un compte qui existe déjà, ce qui viole la confidentialité d’un étudiant(e).
Décidez du nom d’utilisateur avant le téléchargement initial de votre étudiant(e).
Choisissez le bon attribut pour l'« Auth_Identifiant » de votre étudiant(e)
Auth_Identifiant est la valeur sur l’enregistrement étudiant (e) qui relie votre intégration sso à l’enregistrement étudiant(e) téléchargé. Cette valeur devrait être la même que l’ identifiant sso que vous avez mis dans Handshake.
Choisissez le bon attribut pour la « carte_id » de votre étudiant(e)
carte_id n’est nécessaire que si vous envisagez d’utiliser le kiosque/swipe de carte Handshake. Si vous ne l’utilisez pas, il n’y a pas besoin de l’inclure.
Si vous utilisez le kiosque, la carte_ID est la valeur que Handshake utilise pour lier la carte de l´étudiant(e) à son enregistrement étudiant(e) lorsqu’il glisse sa carte pour vérifier les événements, les forums ou les rendez-vous. Cette valeur doit être unique et non modifiée par étudiant(e). Veuillez vous assurer que vous ne nous envoyez que la partie unique de la carte. La valeur doit être contenue dans la sortie du swipe de la carte.
Étape 3 : Consultez la matière de formation Importer pour y accéder
- Toute personne qui télécharge des données dans Handshake aura besoin d’accéder à l´Importer. Si vous n’avez pas accès, vous devez consulter le bref cours de formation majeure ici.
- Une fois que vous aurez terminé le cours de formation majeure, contactez l’assistance ici afin que nous puissions vous ajouter à l’outil !
Étape 4 : Extrayez et transformez vos données de SIS en CSV
- Téléchargez l’exemple CSV étudiant (e) pour vous assurer que les en-têtes correspondent exactement.
- Extrayez et transformez vos données de registraire d´ étudiant(e) à partir de votre système d’informations étudiant(e) pour répondre aux spécifications CSV.
Étape 5 : Téléchargez votre fichier sur l´Importer
-
Connectez-vous à l'Importer
-
Définissez le type d´emploi Importer sur étudiants(es)
-
Ajoutez une description à votre emploi
-
Cliquez sur
enregistrer une offre d'emploi
Pour les problèmes courants avec le téléchargement, voir ici
Étape 6 : Passez en revue et insérez votre Feedback
L´Importer devrait vous donner des Feedback automatisés détaillés sur le formatage de votre fichier. Cela peut prendre quelques téléchargements pour parfaire le formatage, donc si vous voyez des avertissements ou des erreurs, il y a quelques choses à vérifier :
- Type de fichier : Assurez-vous d’avoir un type de fichier valide
- En-têtes : Confirmez que tous les en-têtes et champs correspondent aux exigences de mise en forme exactes (l'Importer vous informera s’il trouve des données que nous ne cartographions pas).
- Champs manquants : Déterminez si les valeurs de votre fichier ne s’enregistrent pas. Si elles ne s’enregistrent pas, elles ne seront pas importées.
-
Vérification : Effectuez une vérification rapide des données que vous importez :
- Combien d´étudiants(es) apportez-vous ? Combien archivez-vous ? etc.
- Envisagez-vous de créer de nouveaux comptes ou de mettre à jour les comptes existants ?
- Quels nouveaux cours, facultés et/ou campus ont été trouvés ? Cela devrait-il en créer de nouveaux ou pourrait-il s’agir de doublons/fautes ?
Vous pouvez vous attendre à voir un Feedback comme celui-ci :
Étape 7 : Soumettez un fichier pour l’importation
- Lorsque votre fichier est prêt à importer, cliquez sur « Soumettre et demander l’exécution »
- Notre équipe d’assistance sera informée d’ouvrir une demande avec vous pour que vos données soient examinées et importées.
D’autres questions ?
Consultez ces liens pour en savoir plus sur l’importation de données étudiant(e) — ou contactez notre équipe d’assistance