Guide d’Enregistrement de l’événement

Pour configurer et lancer la borne enregistrement, les éléments suivants sont nécessaires:

• Un compte employeur Handshake actif avec événement Manager
  
  • Pour connaître les étapes, reportez-vous à Créer un Compte employeur Utilisateur(rice), Rejoindre un Entreprise et Se Connecter avec des établissements. 
  • Si vous obtenez une erreur « Vous n'êtes pas autorisé à faire cela » lorsque vous essayez d'enregistrer ou de lancer la borne, contactez le propriétaire ou administrateur(rice) de votre profil d' entreprise pour demander l'accès. Reportez-vous à Guide des Types de Rôle Employeur dans Handshake.
• Appareils Internet et compatibles avec un navigateur (tablettes, iPads, ordinateurs portables, etc.)
  • Nous vous recommandons d'avoir plus d'un appareil pour éviter les embouteillages étudiant(e).
• Un navigateur pris en charge
  • Chrome (recommandé)
  • Firefox (recommandé)
  • Safari
  • MS Bord
• Une connexion internet
  Note: Même si une connexion Internet est requise pour configurer et lancer la borne, elle n'est pas requise pendant l'événement.
  • Si la connectivité est lente ou instable pendant un événement, la borne continuera à collecter les données étudiant(e) en mode hors ligne.
    • Si vous avez collecté des données d'enregistrement en mode hors ligne lors d'un événement, vous devrez reconnecter votre appareil à Internet pour synchroniser ces enregistrements avec Handshake.
    • Si vous éteignez votre appareil sans télécharger la date, relancez la borne sur le même appareil pour permettre aux données d'enregistrement d'être automatiquement téléchargées vers Handshake.
• Une impression papier du code QR
  Recommandé pour les employeurs ayant un volume élevé étudiant(e) et ceux qui ne peuvent pas apporter d'appareil.

1. Cliquez sur evénements ou forums dans la barre de navigation de gauche dans Handshake.

2. Sélectionnez le événement ou forum pour lequel vous souhaitez configurer la borne.

3. Cliquez sur la Configuration de la borne d'enregistrement.

Cliquez sur le bouton bleu Activer l'Enregistrement pour configurer la borne, s'il n'est pas encore activé.

Lorsque vous configurez une borne pour un forum virtuel avec plusieurs dates et heures, sélectionnez votre date et heure d'inscription dans le sélecteur de date et d'heure déroulant au-dessus de la Note Personnalisé de la Borne.

Ensuite, entrez une Note Personnalisé de la Borne – une note personnalisé à afficher au étudiants(es) sur la borne avant leur enregistrement, si vous le souhaitez. La limite est de 500 caractères.

Choisissez ensuite les informations que vous souhaitez recueillir à l’arrivée. Vous pouvez spécifier jusqu’à 5 champs requis. Cliquez sur chaque bouton respectif pour rendre le champ obligatoire.

• Prénom, nom de famille et e-mail sont sélectionnés automatiquement et requis par défaut ; ils ne peuvent pas être désélectionnés.

La section Informations de base contient également majeure, établissement et Date d'obtention du diplôme comme champs facultatifs à inclure.

La section Aspirations emploi contient les emplacements des emplois, le type d'emploi, les domaines d'intérêt et les emplois spécifiques qui peuvent être ajoutés au formulaire. Pour les emplacements emploi et les zones d'intérêt, vous pouvez configurer les réponses parmi lesquelles les candidat(e)s pourront choisir lors du processus d'enregistrement.

• Tapezdans chaque barre de recherche respective pour configurer les réponses.

Sélectionnez Inclure les opportunités emploi pertinentes pour permettre aux candidat(e)s d'exprimer leur intérêt pour les emplois pertinent publiés par votre employeur sur Handshake. Saisissez le titre du ou des emplois que vous souhaitez présenter dans la barre de recherche pour vous aider à affiner vos résultats. Chaque emploi comportera un numéro d'identification emploi unique pour aider à identifier le ou les emplois sélectionnés.

La section compétences propose actuellement aux candidat(e)s une option permettant de sélectionner les compétences qu'ils souhaitent ajouter.

Pour événements en personne et forums, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications. Pour evénements et forums virtuels, cliquez sur Enregistrer les Paramètres de la Borne.

Note: Les champs configurés comme facultatifs ou obligatoires peuvent être modifiés après le lancement d'une borne. Dans ce cas, revenez à l' événement, cliquez sur le tab Configuration de la Borne d'Enregistrement, mettez à jour le formulaire comme vous le souhaitez et relancez-le.

Les étudiants s'enregistreront auprès de votre entreprise, soit via une borne d'enregistrement, soit en scannant un code QR.

• Nous proposons des enregistrements hors ligne pour les emplacements disposant d'une connectivité Internet limitée ou inexistante.
• Les enregistrements par code QR dépendent de la connexion mobile de l'étudiant.
• Si un étudiant n'est pas connecté à Internet, ses enregistrements par code QR seront enregistrés une fois qu'il aura rétabli la connexion.
• Si vous avez configuré des questions personnalisées et qu'un élève utilise un code QR pour s'enregistrer hors ligne, ses réponses aux questions de votre kiosque peuvent ne pas apparaître.

Pour en savoir plus sur la manière dont un étudiant s'enregistre à votre événement, consultez notre article S'enregistrer auprès d'un employeur lors d'un événement ou d'une foire.

Avant l' événement ou forum 

Lancez la borne, saisissez un e-mail de test et confirmez que les enregistrements étudiants(es)' sont affichés. Si vous remarquez des problèmes, vous devez contacter votre POC Handshake avant l’arrivée des étudiants(es).

Il est recommandé que le code QR soit imprimé le jour de l' événement et que plusieurs exemplaires soient disponibles, afin que les étudiants(es) puissent utiliser leurs propres appareils pour s'enregistrer.

Pour imprimer le code QR de votre événement, cliquez sur le bouton gris Imprimer le Code QR de l'événement dans le coin supérieur droit de la page.

Pendant l'événement ou forum 

Lancez toujours une borne même si vous avez imprimé des codes QR

• Alors que les codes QR aident à accélérer le suivi étudiants(es), un appareil de sauvegarde avec une borne actif permet étudiants(es) de saisir leur adresse e-mail sur votre appareil.

Évitez d'ouvrir plusieurs tabs de navigateur en même temps

• Assurez-vous de ne pas faire deux choses à la fois sur le même appareil. Si vous vous reconnectez à Handshake tout en essayant d'utiliser la borne, les enregistrements ne seront pas enregistrés.
• Vous pouvez être connecté sur différents appareils, par exemple un compte exécuté sur votre ordinateur portable et un autre sur votre iPad.

Prenez note du participants(es) vers suivi Avec

Sur un appareil distinct, connectez-vous à Handshake et accédez à l'événement, puis cliquez sur Afficher la liste répondre ou sur l'tab RSVP. À partir de cette vue, vous pouvez voir étudiants(es) qui répondre a effectué ou enregistré.

• Étudiants(es) qui se sont enregistrés doivent s'afficher immédiatement. Il peut toutefois y avoir un léger retard. Si vous remarquez que certains étudiants(es) n'apparaissent pas dans la liste, actualisez la page après 2 à 3 minutes.

Après le événement ou forum
Faites un suivi avec étudiants(es) en leur envoyant un message, ou gérez les participants avec des évaluations, des notes et labels à suivi plus efficacement.

Note: vous ne pouvez envoyer un message qu' à étudiants(es) qui ont un compte Handshake actif.