Le Guide de Handshake pour Organiser des Événements de Recrutement Virtuels

Pour des étapes détaillées, reportez-vous à Comment créer un événement?

Pour modifier ou annuler un événement existant, reportez-vous à Modifier ou Annuler des Événements Existants. 

*La vidéo Handshake n'est disponible que pour les partenaires Handshake Premium avec gestion d'événements.

Vous pourrez définir un nombre total d'organisateur(rice)s pour l'événement, puis ajouter des membres de l'équipe en tant qu'organisateur(rice)s une fois l'événement créé.

Note: seulement les membres de l'équipe listés en tant que co-organisateur(rice)s pourront lancer l'événement.

Sur la page de vue d'ensemble de l'événement, cliquez sur le bouton Sélectionner les Organisateur(rice)s pour ajouter des membres de l'équipe en tant qu'organisateur(rice)s.

Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez le membre de l'équipe à ajouter, puis cliquez sur Enregistrer.

Note: avec la vidéo Handshake, il y a une limite de 50 personnes par séance.

Si vous utilisez la vidéo Handshake, vous pourrez lancer la vidéo de votre événement jusqu'à 60 minutes à l'avance pour tester les connexions audio/vidéo.

Pour obtenir de l'aide concernant les exigences vidéo et le dépannage, reportez-vous
aux Exigences et Dépannage de la Vidéo Handshake.

Quand il s'agit d'événements virtuels, une taille unique ne convient pas à tous. Il existe de nombreux types d'événements virtuels que vous pouvez organiser, en fonction de vos besoins spécifiques et objectifs, ainsi que de la taille et de la portée de votre événement.

Avant votre prochain événement, prenez le temps de mener des recherches pour vous assurer d'avoir le meilleur plan possible. Par exemple, vous voudrez peut-être considérer quel type d'événement organiser, les meilleurs types de contenu, et comment exécuter l'événement.

1. Planifiez votre événement et plan promotionnel

• Fixez un objectif
• Fixez un objectif Quel est l'objectif souhaité de vos événements virtuels? Est-ce pour sensibiliser, attirer des candidats, ou les deux? Penser à travers ce processus vous aidera à déterminer votre contenu, les intervenants, le plan promotionnel, et le suivi.
• Trouvez un organisateur(rice)
• Trouvez un organisateur(rice) Considérez qui apportera le plus d'aperçus à votre public cible ou segments - pour les étudiant(e)s, un panel complet de directeur(rice)s seniors peut ne pas être aussi relatable qu'un panel d'ancien(ne)s étudiant(e)s diplômé(e)s récemment gradué(e)s.
• Planifiez votre promotion
• TAdaptez votre premier événement à un rôle ou une catégorie spécifique pour aider à cibler votre audience et le contenu aux besoins spécifiques de votre segment de talent. Apprenez-en plus sur la Personnalisation de votre Sensibilisation de Recrutement pour la Génération Z.

2. Types d'événements virtuels

• Visite de bureau
• Si votre bureau est ouvert, mettez en avant ce à quoi ressemble une journée dans la vie d'un stagiaire ou d'un nouveau diplômé. Si votre bureau est actuellement fermé, partagez toutes vidéos que vous pourriez avoir sur YouTube qui montrent la vie quotidienne.
•  Montrez les aspects amusants et excitants d'être dans votre bureau qui rendent la journée de travail gratifiante. Conseil: ces vidéos doivent être préenregistrées afin qu'il n'y ait pas de problèmes de contenu ou de consentement des employé(e)s.
• AMA (Demandez Moi N'importe Quoi)
• Présentez cette séance avec un recruteur ou un(e) défenseur(e) ainsi qu'un(e) modérateur(rice).
• Permettez aux étudiant(e)s de poser des questions sur le processus d'entretien, les calendriers d'embauche, les avantages de l'employeur, la culture, le mentorat, la croissance professionnelle et le sentiment général de l'entreprise. Soyez prêt(e) avec une liste de questions fréquemment posées pour aider à faciliter la conversation et à répondre à toutes les questions qui peuvent survenir.
• Panel d'employé(e)s
• Mettez en vedette des diplômé(e)s récent(e)s ou des ancien(ne)s étudiant(e)s - les étudiant(e)s aiment entendre parler de personnes qui leur ressemblent et qui ont vécu un parcours similaire. Ayez un(e) modérateur(rice) préparer quelques questions sur leur parcours de l'université à la carrière, leur expérience dans l'organisation, et pourquoi ils/elles sont les plus fier(ère)s de leur travail. Cela aidera à stimuler une série de questions de la part des étudiant(e)s auxquelles le panel pourra répondre.
• ERG (Groupes de Ressources pour Employé(e)s)
• Utilisez les ERG internes pour démontrer comment l'entreprise s'engage à créer un lieu de travail inclusif et soutenant pour tous les employé(e)s.

3. Identifiez votre plateforme de diffusion en direct

Une fois que vous avez décidé du type d'événement virtuel que vous allez organiser, votre prochaine étape est de choisir une plateforme de diffusion en direct. Handshake n'offre pas de diffusion en direct, mais nous avons un espace pour que vous puissiez poster votre lien d'événement externe ou de webinar. 

Beaucoup de nos partenaires employeurs utilisent des plateformes telles que WebEx, GotoMeeting, YouTube Live, Google Hangouts, Zoom, Facebook Live et Instagram TV.

4. Invitez vos segments prioritaires

• Sourcez vos participants
• Avant les événements virtuels, utilisez des segments et des campagnes pour inviter proactivement les étudiant(e)s à RSVP. Assurez-vous de partager ce qu'ils apprendront, gagneront et emporteront en assistant à cette Séance.
• En savoir plus sur Les experts en marketing prédisent que 40% de ceux qui RSVP se désistent, ce qui signifie que seulement 60% de vos RSVP se présenteront. Par exemple, si vous voulez 50 participants, visez 85 RSVP.
• Soyez spécifique et personnel dans votre approche
• Les étudiant(e)s veulent savoir pourquoi ils sont adaptés et pourquoi vous les contactez.

Conseils généraux et meilleures pratiques

Considérations de planification

• Planifiez votre événement à un moment qui ne coincide avec les planning de cours pour maximiser le nombre de participant(e)s.
• Les mardis, mercredis et jeudis sont les meilleurs jours de la semaine pour organiser un événement virtuel. Si vous engagez des étudiant(e)s à l'échelle régionale, 11h heure locale fonctionne le mieux.
• Les événements doivent durer au maximum 45 minutes de contenu, suivies de 15 minutes de questions-réponses pour maintenir les étudiant(e)s alertes et engagés.

Reporting sur le ROI

• Fixez des objectifs sur le nombre de participants que vous souhaitez avoir à votre premier événement virtuel, puis utilisez cela comme référence pour évaluer le succès et la traction lors des événements futurs.
• Considérez vos premiers événements virtuels comme une expérience! Il peut falloir un ou deux événements pour trouver le meilleur contenu et la structure qui fonctionnent pour votre public cible.

Autres considérations

• Gardez vos événements authentiques - moins ils sont scriptés, mieux c'est. Les étudiants veulent entendre les employés actuels de manière personnalisée et informelle. Afficher la camaraderie et la communauté avec des panels ou lors de visites de bureaux est un excellent moyen de recruter la génération Z de manière authentique.
  
  

Testez l'audio et la vidéo

Environ 20 minutes avant votre événement, demandez à un collègue de se connecter en tant que participant pour tester votre audio et vidéo.

Suivez qui assiste

Les participants à un événement virtuel sont des prospects tout comme les étudiant(e)s qui s'arrêtent en personne à votre stand lors d'un forum professionnel.

• Découvrez plus sur Accéder aux RSVP pour les événements et les forums.
• Vérifiez si votre plateforme de diffusion en direct permet de télécharger une liste de participant(e)s. De nombreuses plateformes de diffusion en direct vous permettent de télécharger un fichier CSV afin que vous puissiez suivre les noms et les e-mails de ceux qui ont assisté.
  

Surveillez les questions du chat

Les questions du chat, tout comme les questions en direct, sont un excellent indicateur d'intérêt. Assurez-vous qu'un modérateur est présent aux côtés de votre organisateur(rice) pour faciliter la conversation.

Suivez avec vos participant(e)s et absents

• Envoyez un message de suivi en masse aux participant(e)s. Référez-vous à Envoyer des Messages aux RSVP d'Événements et de Forums.
• Envisagez de lier votre appel à l'action (c.-à-d. ce que vous voulez que les talents fassent après votre événement) avec votre suivi post-événement. Nous recommandons d'envoyer des suivis séparés aux participant(e)s et aux absents.
• Pour les participant(e)s, nous recommandons un message de suivi récapitulant le contenu et partageant votre appel à l'action, comme un lien pour postuler à un emploi vacant.
• Pour ceux qui n'ont pas pu assister, nous recommandons un message de suivi avec le message "désolé de vous avoir manqué", et de partager votre principal appel à l'action.

Suivez les participant(e)s à l'événement virtuel jusqu'à l'embauche

Si vous dirigez les candidat(e)s vers un emploi à postuler, assurez-vous d'inclure un code source afin que vous puissiez suivre les candidat(e)s du RSVP au participant(e) à l'embauche - surtout si c'est votre premier événement. Suivre les participant(e)s à travers votre entonnoir de recrutement est un excellent moyen de démontrer le succès potentiel de votre premier événement virtuel à la direction.