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Q : Je suis dans IMPL pour préparer mon premier fichier étudiant(e). Quelles valeurs dois-je définir pour le champ Nom d’utilisateur et le champ auth_identifiant (respectivement) ?
A : La valeur du nom d’utilisateur devrait être une valeur unique pour chaque étudiant(e) de votre école et ne pas changer. Cette valeur sert d’identifiant pour le compte de chaque étudiant(e), et est utilisée comme compte « ancre » lorsque l'importer recherche/met à jour les comptes des étudiant(e)s à partir de votre fichier de téléchargement d'étudiant(e)s. De nombreuses institutions utilisent le numéro d’identification d’un étudiant(e) dans ce champ.
La valeur auth_identifiant n’est utilisée que lorsque sso est activé pour votre école. Cette valeur est utilisée pour authentifier chaque étudiant(e) en vérifiant l’attribut retourné à partir de votre système de sso externe. Il s’agit d’un attribut d’identification en arrière-plan, les étudiant(e)s n’entrent pas cette valeur lors de la connexion. De nombreuses institutions la définissent en la faisant correspondre à l’adresse e-mail (ou à une partie de l'adresse e-mail) de chaque étudiant(e).
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Q : Puis-je utiliser plus d’un format pour le champ card_id ?
A : Non — En ce moment, nous ne prenons en charge qu’un seul format pour les identifiants de carte d'étudiant(e) (même nombre de chiffres, même formatage, comme le nombre de zéros principaux). En effet, notre configuration kiosque ne prend en charge qu’une seule configuration de formatage. Si vous téléchargez deux séries de formats de carte_id, seuls les étudiants(es) dont le format de la carte correspond à votre configuration kiosque seront en mesure d’utiliser leur carte avec succès pour parcourir/vérifier les événements, les forums, etc.
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Q : Nous recyclons les adresses e-mail des étudiant(e)s, pour économiser l’espace du domaine e-mail. Que recommandez-vous dans cette situation ?
A : Nous ne recommandons pas cette pratique. La valeur e-mail_adresse est un identifiant du compte de chaque utilisateur(rice), et doit être unique sur tout Handshake. Si un étudiant(e) entrant(e) reçoit une adresse e-mail associée à un étudiant(e) existant dans Handshake, ou celle d'un utilisateur(rice) alumni, il/elle sera en mesure de demander une réinitialisation du mot de passe et aura accès au compte d’un autre étudiant(e) (ce qui constitue un grave problème de sécurité/confidentialité).
Si vous ne parvenez pas à corriger cette pratique dans votre école, des mesures supplémentaires devront être prises pour vous assurer que les comptes de vos étudiant(e)s restent sécurisés. Voici ce que nous recommandons :
Pour chaque promotion de diplômé(e)s (ou groupe d'étudiant(e)s qui ne sont plus dans votre école), vous devrez soumettre un fichier de téléchargement d'étudiant(e)s mettant à jour toutes leurs adresses e-mail vers un e-mail générique/personnel.
Si vous n’avez pas d’adresse e-mail personnelle enregistrée pour un étudiant(e), vous devrez créer un e-mail d’institution/alumni séparé ou une adresse e-mail factice. La dernière option n’est pas idéale pour lesalumni qui devraient toujours avoir accès à la plateforme, dans le cas où ils auraient besoin d’une réinitialisation du mot de passe (car, dans ce cas, ils ne recevront pas d’e-mail de réinitialisation de mot de passe). C’est une chose que nous recommandons uniquement pour les utilisateurs alumni dont l’accès à Handshake sera limité (c’est-à-dire archivé). En bref :
Ne recyclez pas les adresses e-mail des étudiant(e)s alumni/diplômé(e)s sauf si :- Les comptes alumni ont été mis à jour avec une adresse e-mail personnel/générique
- Les comptes alumni ont été mis à jour avec une adresse e-mail factice et archivés
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Q : Nous utilisons deux formats d’e-mail séparés pour nos étudiant(e)s (exemple : student@handshake.ac.uk et student@mail.handshake.ac.uk). Est-ce recommandé ?
A : Nous vous recommandons fortement d’éviter d’utiliser deux formats d’e-mail séparés pour vos étudiant(e)s dans Handshake. Le champ email_address est un identifiant de compte qui doit être unique sur tout Handshake. Si les étudiant(e)s ont accès à plusieurs formats d’e-mail, ils peuvent dupliquer des comptes involontairement dans votre système (un compte peut être créé sous chaque format d’e-mail). Cela peut prêter à confusion et causer des problèmes de reporting, surtout si un(e) étudiant(e) a des données historiques associées à plusieurs comptes (par exemple, rendez-vous programmés sous un seul compte, candidatures d'emploi sous un autre compte).
Veuillez choisir un seul format e-mail pour la plateforme Handshake, et communiquer de manière extrêmement proactive avec vos étudiant(e)s concernant le format qu’ils doivent utiliser, et la suppression de tous les comptes qui sont dans un autre format. Si vous n’êtes pas encore certain de la meilleure manière de procéder pour votre école, veuillez contacter votre gestionnaire de réseau ou l’équipe d’assistance pour discuter avec nous des prochaines étapes.
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Q : Nous avons quelques étudiants(es) dont les noms ont changé, comment pouvons-nous les mettre à jour dans Handshake ?
A : Il s’agit généralement d’un processus très simple — nous voulons que ce processus soit facile pour vous afin que les étudiant(e)s puissent demander des changements de nom au besoin (quelle qu'en soit la raison) !
Pour un changement de nom, les champs suivants doivent être mis à jour :
Prénom : ce champ doit être mis à jour pour un changement de prénom.
Prénom préféré : ce champ doit être mis à jour pour un changement de prénom préféré.
Nom de famille : ce champ doit être mis à jour si le nom de famille d’un(e) étudiant(e) change (en raison d'un mariage/d'un embarras, ou de toute autre raison).
Les champs suivants peuvent avoir besoin d’être mis à jour si un(e) étudiant(e) fait l’objet d’un changement de nom (en fonction de la façon dont vos données d'étudiant(e)s sont téléchargées) :
Adresse e-mail : ce champ doit être mis à jour si le nom de l'étudiant(e) est inclus dans son adresse e-mail de compte. La mise à jour peut se faire par le téléchargement standard du fichier de l'étudiant(e) (les champs sensibles n'ont pas besoin d’être activés pour cela).
Nom d'utilisateur(trice) : ce champ doit être mis à jour si l’adresse e-mail de l'étudiant(e) est changée, et que vous avez utilisé son adresse e-mail (ou une partie de celle-ci) pour sa valeur de nom d’utilisateur. Note : nous ne recommandons pas l'utilisation de l’adresse e-mail d’un(e) étudiant(e) pour sa valeur de nom d’utilisateur, pour cette raison. Leur nom d’utilisateur devrait rester inchangé durant leurs années d'école. Cela étant dit, si cela doit être mis à jour, cela devra être fait dans un téléchargement séparé à partir de la mise à jour de l’adresse e-mail d’un étudiant(e) (pour que le importer puisse identifier quel compte du étudiant(e) doit être mis à jour). Vous aurez besoin de soumettre un téléchargement (mise à jour des champs non sensibles) qui mettra à jour l’adresse e-mail, tenant le nom d’utilisateur permanent et un deuxième téléchargement (avec des champs sensibles activés) qui mettra à jour le nom d’utilisateur.
auth_Identifiant : Ce champ devra également être mis à jour si cette valeur est la même que l’adresse e-mail du étudiant (e) (ou contient une partie de celui-ci). Cela devra également être mis à jour via un téléchargement de étudiant(e) avec des champs sensibles activés.
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Q : Nous avons des années/programmes d'école qui ne sont pas formatés — cela a-t-il une incidence sur notre processus de téléchargement des étudiant(e)s ? Comment pouvons-nous inclure cette information sur les comptes de nos étudiant(e)s ?
A : Pour le moment, nous ne prenons pas en charge les valeurs de texte/chaîne libres sous les champs institution_year_name; primary_education:education_level_name. Toute information figurant sous ces champs devra respecter les valeurs prédéfinies disponibles. Si vous avez des années d'école non standardisées, ou des niveaux d'études pour vos étudiant(e)s, nous vous recommandons différentes choses :
Utilisez le champ system_label_names pour chaque étudiant(e), y compris toute information de programme supplémentaire dont vous aurez besoin à des fins de reporting/filtrage/communication. Un texte libre est pris en charge ici, et plusieurs éléments peuvent être inclus dans la liste séparée par un point-virgule. Par exemple :
Programme spécial pré-MED ; photographe indépendant ; professeur(e) de danse
— Faites de votre mieux pour traduire ces années d'école et/ou programmes spécialisés dans nos valeurs prédéfinies lorsque cela est possible. Ces valeurs sont importantes pour les qualifications/recommandations desétudiant(e)s pour les offres d'emploi dans Handshake.