Une fois que l’inscription de votre entreprise au forum a été approuvée, vous pouvez créer le calendrier initial pour votre entreprise dans Handshake. Le calendrier peut comprendre uniquement des séances de groupe, des séances 1:1 ou une combinaison des deux, en fonction de ce qui répond le mieux aux objectifs de votre entreprise en matière de contact avec les étudiants(es).
Note : Seul le propriétaire du calendrier pourra créer le calendrier initial pour votre entreprise. Si cela devrait être quelqu’un d’autre, veuillez vous référer à Gérer les horaires pour salons virtuels.
Lorsque l’inscription au forum de votre entreprise aura été approuvée, le propriétaire du calendrier recevra une notification par e-mail pour ajouter un calendrier. Si l’e-mail n’est pas reçu, accédez au forum dans Handshake. Si votre inscription a été approuvée, vous serez invité(e) à ajouter vos séances sur l’onglet « Calendrier » prévu.
Pour ajouter le calendrier, cliquez sur le bouton rouge « Ajouter un calendrier » dans l’e-mail, ou sur l’onglet « Calendrier » à partir de la page de présentation du forum.
Cliquez sur Ajouter des séances à apporter au flux de travail Créer un calendrier, divisé en quatre tabs :
Ajouter des membres de l’équipe
Dans le premier onglet, sélectionnez les membres de l’équipe de votre entreprise qui représenteront votre entreprise au forum. Utilisez le champ de recherche pour rechercher un membre de l'équipe spécifique et réduire la liste affichée.
Cliquez sur la case à cocher à gauche de chaque nom de membre de l’équipe pour les ajouter aux séances 1:1 ou de groupe.
Note :Le nombre de participants est limité à 100 membres d’équipe par inscription au forum virtuel.
Tous les membres de l’équipe participant doivent avoir un compte Handshake actif pour lancer une séance vidéo Handshake. Créez un compte Employeur utilisateur(rice), rejoignez une entreprise et connectez-vous avec les établissements.
Le membre de l’équipe répertorié sans fonction et avec un statut de « Compte non réclamé » a eu un compte créé en son nom, mais n’a pas encore réclamé son compte, c’est-à-dire qu'il n'a pas confirmé son compte ni défini de mot de passe.
Les membres de l'équipe qui n’apparaissent pas sur la liste n’ont probablement pas encore de compte Handshake, ou ne sont pas connectés à votre entreprise.
Les recruteurs(euses) peuvent ajouter manuellement des membres de l'équipe ou inviter leurs collègues à rejoindre leur employeur sur Handshake si les paramètres d’accès aux nouveauxmembres de l'équipe « Autoriser les recruteurs(euses) à créer de nouveaux membres de l'équipe (les propriétaires et administrateurs(rices) pourront toujours le faire) » est activé par le propriétaire. Pour plus de détails, veuillez vous référer aux paramètres de l’entreprise : Paramètres généraux.
Si activé, les recruteurs(euses) auront deux options pour inviter un membre de l'équipe qui n’est pas encore sur Handshake.
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- Ajoutez un membre de l'équipe manuellement : Cliquez sur ce bouton pour créer un compte pour votre collègue. Votre collègue recevra un e-mail avec un modèle pour confirmer son compte et définir son mot de passe. Une fois qu’il aura réclamé le compte, vous serez en mesure de l'ajouter aux séances 1:1 ou de groupe.
- Copier le lien d’invitation : cliquez sur ce bouton pour copier un lien à partager avec votre collègue. Cela lui permet de créer son propre compte et de se connecter directement à votre profil d'entreprise lors de la confirmation du compte.
Une fois que les membres de l'équipe sont ajoutés en tant que participants(es), cliquez sur le bouton bleu « Ajouter une équipe » dans le coin inférieur droit de la page.
Ajouter des séances de groupe
Les séances de groupe durent 30 minutes chacune, et chaque employeur enregistré peut organiser autant de séances de groupe qu’il le souhaite dans les contraintes de temps du forum, qu'il utilise la vidéo de Handshake ou un fournisseur externe. Les employeurs ne sont pas en mesure de définir des qualifications pour les séances de groupe.
Si vous choisissez d’utiliser la vidéo de Handshake, veuillez noter que le nombre de participants est limité à 50 personnes à la fois (y compris les membres de l’équipe de l'employeur). Les éventuelles limitations pour les fournisseurs externes sont déterminées par le fournisseur que vous avez choisi d'utiliser.
- Votre organisation a-t-elle l’intention d’avoir des séances de groupe avec les étudiants(es) ? (Sélectionnez Oui/Non)
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Utilisez-vous une vidéo de Handshake ou un autre outil vidéo ? (Sélectionnez une réponse)
- Séance vidéo de Handshake
- Plateforme vidéo externe
- Note : Si vous souhaitez utiliser un fournisseur de vidéo externe pour les séances 1:1, vous pourrez mettre à jour les séances individuellement une fois que le calendrier aura été créé.
Lorsque vous sélectionnez la vidéo de Handshake, vous pouvez saisir les détails de la séance, y compris le nom, la description, le nombre de membres de l’équipe qui organiseront l'évènement et l’heure de laséance.
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Les partenaires Premium auront la possibilité d’enregistrer la séance (oui/non) :
Bonnes pratiques : si plusieurs succursales de votre entreprise prévoient de participer, pensez à ajouter votre nom de division/service au titre de votre séance de groupe ! Veuillez noter, vous pouvez également ajouter des séances de groupe à une date ultérieure, afin que vous puissiez assurer la liaison des horaires avec d’autres services au besoin, puis ajouter au calendrier.
3. Si vous souhaitez ajouter une autre séance, cliquez sur le texte bleu + Ajouter une autre séance, puis répétez les étapes pour entrer les nouvelles informations de la séance.
4. Lorsque vous aurez terminé l’ajout des séances souhaitées, cliquez sur le bouton bleu Confirmer les séances pour continuer.
5. Sélectionnez les membres de l’équipe qui dirigent la ou les séance (s) de groupe. Plusieurs membres de l’équipe peuvent organiser les séances du groupe.
- Vous ne pouvez ajouter que le nombre spécifié par séance de groupe. Si vous essayez d’ajouter plus de membres d’équipe que ceux indiqués par séance, vous ne serez pas en mesure de procéder.
6. Cliquez sur le bouton bleu « Affecter l’équipe » dans le coin inférieur droit de la page pour continuer.
Ajouter des séances 1:1
Dans la section suivante, vous pouvez configurer des séances 1:1 pour les membres de l'équipe participant au forum. Les séances 1:1 permettent aux membres de votre équipe de rencontrer individuellement des étudiants(es) qualifié(es) lors de conversations vidéo de 10 minutes.
Note : Toutes les séances 1:1 durent 10 minutes et ne peuvent pas être modifiées.
1. Cliquez sur « Ajouter des séances 1:1 » pour le membre de l’équipe souhaité.
Bonnes pratiques : si les membres de l'équipe de plusieurs divisions organisent des séances 1:1, nous vous recommandons de demander à vos membres de l'équipe d’ajouter le nom de leur division à leur titre via les Paramètres de l'utilisateur(rice) de leur compte Employeur. Cela aidera les étudiants(es) à identifier la personne qu'ils/elles rencontrent, surtout s’ils/elles se sont inscrit(e)s à plusieurs séances 1:1.
2. Si vous souhaitez définir des qualifications pour rencontrer tous les candidats ou un sous-ensemble de candidats qui correspondent à des exigences spécifiques de fonction, sélectionnez Oui pour ajouter des exigences aux séances, puis cliquez sur le bouton bleu « Ajouter des exigences ».
- Les employeurs peuvent définir des exigences pour chaque membre de l’équipe s’ils espèrent échanger avec deux (ou plusieurs) groupes d'étudiants(es ) (par exemple, si les étudiants(es) rencontrent des responsables de recrutement pour différents emplois).
- Les qualifications peuvent être modifiées jusqu’à l’heure de début du forum, mais une fois que le forum a commencé, la seule option sera d'effacer toutes les qualifications.
Vous pourrez qualifier les étudiants(es) en fonction du groupe de majeures de Handshake et de la date d' obtention du diplôme.
- Notre étude de produit a montré que les rencontres virtuelles 1:1 sont beaucoup plus efficaces lorsqu’elles sont plus ciblées, ce qui est plus probable lorsque les préférences sont partagées à l’avance.
- Cela dit, nous sommes également convaincus que la technologie a le pouvoir de démocratiser les opportunités. Les séances de groupe peuvent donc être utilisées pour créer des réseaux et maintenir un dialogue ouvert entre les étudiants(es) et votre entreprise. Nous surveillerons en permanence cette fonction afin de déceler toute préoccupation concernant les limitations imposées à des groupes d'étudiants.
- Pour vous aider à travers chaque étape du processus de recrutement pour la diversité, consultez notre guide sur la diversité et l’inclusion.
Note : En sélectionnant ces qualifications, vous limitez l’inscription uniquement aux étudiants(es) qui remplissent ces critères. Les étudiants(es) qui ne répondent pas aux critères sélectionnés ne pourront pas s’inscrire aux séances 1:1.
Pour cette raison, nous avons mis en place une fonction automatisée qui suspendra vos qualifications pour la séance 1:1 48 heures avant le forum pour permettre de remplir les séances encore vides.
Si vous souhaitez désactiver cette fonction, sélectionnez Non, conserver mes qualifications tout le temps.
Si vous activez cette fonction, vous recevrez un e-mail de rappel 72 heures avant l’heure de début du forum, ce qui vous donnera la possibilité de la désactiver à ce moment-là si vous le souhaitez. L’e-mail sera libellé comme suit :
De : Handshake <handshake@notifications.joinhandshake.com
Objet : « Les qualifications pour votre séance 1:1 seront suspendues dans 24 heures ».
Corps : « Pour vous aider à remplir vos séances vides, les qualifications sur votre prochain calendrier pour (nom du forum) seront suspendues dans 24 heures. Si vous préférez que les qualifications restent actives, vous pouvez choisir de ne pas les suspendre en cliquant sur le bouton rouge Désactiver la suspension des qualifications. »
3. Lorsque vous avez terminé la sélection des qualifications, cliquez sur le bouton bleu « Ajouter et planifier des séances ».
- Cela vous ramènera à la page des séances 1:1, où vous pouvez ajouter des séances 1:1 supplémentaires pour d’autres membres de l’équipe. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque membre de l’équipe souhaité.
4. Lorsque vous avez ajouté toutes les séances 1:1, cliquez sur le bouton bleu « Affecter l’ équipe » pour procéder à la vérification.
5. Passez en revue les séances 1:1 et de groupe créées pour confirmer les détails de la/des séance(s). Cliquez sur le bouton bleu « Confirmer le calendrier » et invitez l’équipe à générer l’e-mail pour que les membres de l’équipe réclament leurs horaires.
Note : Le Service carrière ne peut pas afficher/modifier les préférences requises pour les employeurs ou supprimer certaines préférences des horaires.
Une fois le calendrier initial créé, tout membre de l’équipe, quelle que soit sa fonction, pourra ajouter de nouvelles séances 1.1. et de groupe, et prendre d’autres mesures décrites dans la gestion des calendriers pour les forums virtuels.