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Archivieren oder Löschen von Kontakten

Tawnya
  • Aktualisiert

Wenn ein/e ArbeitgeberIn in seinem/ihrem Unternehmen nicht mehr aktiv ist, können Sie den Kontakt entweder archivieren oder aus Ihrer Kontaktliste löschen. Dies entfernt die Kontakte oder archiviert sie für die Instanz Ihrer Institution auf Handshake.

Archivierte Kontakte erscheinen nicht mehr als Optionen, wenn Kontakte normalerweise ausgewählt werden. Sie bleiben jedoch weiterhin in der Historie sichtbar (z. B. in Analytics-Berichten, früheren Stellenausschreibungen, Karrieremessen oder als EmpfängerInnen von E-Mails).

Das Inhaltsverzeichnis:

 

Archivierung eines Kontakts (Aktuelle Workflows)

Bisher gab es keine spezifische Einstellung für die Archivierung von Kontakten. Daher haben wir Career Services empfohlen, Labels zu verwenden, um Kontakte zu archivieren. Wir lassen diesen Workflow am Ende dieses Artikels als Referenz stehen. Bitte scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Archivierung eines Kontakts (Historischer Workflow), um weitere Informationen zu erhalten.

Navigieren Sie zunächst zu Kontakte, das Sie unter Beziehungen in der linken Navigationsleiste finden.

Sie werden auf die Seite Kontakte weitergeleitet. Beachten Sie, dass es oben links drei Tabs gibt: Aktiv, Archiviert und Alle.

  • Aktiv: Zeigt alle aktiven, nicht archivierten Kontakte an.
  • Archiviert: Zeigt alle archivierten Kontakte an.
  • Alle: Zeigt alle Kontakte an, unabhängig vom Status.

Für diesen Artikel arbeiten wir überwiegend mit dem Tab Aktiv, außer beim Dearchivieren eines Kontakts.

Kontakte in großen Mengen archivieren

Sie können alle Kontakte auswählen, indem Sie auf das Feld oben links auf der Seite klicken, oberhalb der Liste der Kontakte.

Box to select all contacts on list page.png

Hinweis: Dadurch werden automatisch alle Kontakte für Ihre Institution ausgewählt. Sie können die Auswahl einzelner Kontakte aufheben, indem Sie auf das Kästchen neben dem Namen des jeweiligen Kontakts klicken. 

Selecting an individual contact on the list page.png

Wenn Sie die Auswahl eines Kontakts aufheben, verringert sich die Gesamtzahl der ausgewählten Kontakte entsprechend. Dies bedeutet, dass nur die Kontakte auf der ersten Seit ausgewählt wurden.

Nachdem Sie die gewünschten Kontakte ausgewählt haben, die archiviert werden sollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr oberhalb der Kontaktliste und wählen Sie Archivieren aus. 

Archive option on Contacts list page.png

 

Ein Popup-Fenster wird angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Archivierung der ausgewählten Anzahl von Kontakten bestätigen möchten. Sie können entweder auf Abbrechen klicken, um die Aktion abzubrechen, oder auf die Schaltfläche Archivieren, um die Archivierung der Kontakte fortzusetzen. 

Archive confirmation pop up.png

Nach der Archivierung der Kontakte erscheint oben auf dem Bildschirm eine Nachricht:

Die Kontakte werden archiviert. Es kann ein paar Minuten dauern, bis Ihre Kontakte aktualisiert sind.

Aktualisieren Sie die Seite nach ein paar Minuten, und Sie werden feststellen, dass die Kontakte, die Sie ausgewählt haben, in den Bereich Archiviert verschoben wurden.

Kontakte massenweise entarchivieren

Um die Archivierung mehrerer Kontakte auf einmal aufzuheben, navigieren Sie zum Tab Archiviert. Wählen Sie die Kontakte aus, die Sie nicht mehr archiviert haben möchten. Wählen Sie dann die Schaltfläche Mehr oberhalb der Kontakte und anschließend Unarchivieren aus.

 

Bulk unarchving contacts using the Unarchive button.png

 

Ein Popup- Fenster wird angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Dearchivierung der ausgewählten Anzahl von Kontakten bestätigen möchten. Sie können entweder auf Abbrechen klicken, um die Aktion abzubrechen, oder auf die Schaltfläche Unarchivieren, um die Dearchivierung der Kontakte fortzusetzen.

Unarchive confirmation pop up.png 

Nach der Dearchivierung der Kontakte erscheint oben auf dem Bildschirm eine Nachricht:

Die Kontakte werden nicht mehr archiviert. Es kann ein paar Minuten dauern, bis Ihre Kontakte aktualisiert sind.

Aktualisieren Sie die Seite nach ein paar Minuten, und Sie werden feststellen, dass die Kontakte, die Sie ausgewählt haben, wieder im Bereich Aktiv angezeigt werden.

Archivierung oder Aufhebung der Archivierung einzelner Kontakte

Individuelle Kontakte archivieren

Um einzelne Kontakte zu archivieren, starten Sie im Tab Aktiv. Klicken Sie auf den Kontakt, den Sie archivieren möchten. Dies führt Sie direkt zur Informationsseite des Kontakts.

Scrollen Sie nach unten und suchen Sie auf der linken Seite des Bildschirms den Bereich Aktionen. Hier finden Sie die Option Kontakt archivieren. Klicken Sie auf diesen Button, um den Kontakt sofort zu archivieren.

Einzelne Kontakte entarchivieren

Wenn Sie die Archivierung des Kontakts aufheben möchten, blättern Sie nach unten zum FeldAktionen Abschnitt der Seite und klicken Sie aufKontakt archivieren. 

Löschen eines Kontakts (Aktueller Workflow)

Wenn Sie einen Kontakt vollständig löschen möchten, können Sie dies jederzeit tun. Bitte beachten Sie, dass gelöschte Kontakte nicht wiederhergestellt werden können. Nach der Aktualisierung der Analytics am selben Tag werden die Details des Kontakts aus allen relevanten Berichten für die Zukunft entfernt.

Das Löschen entfernt den Kontakt ausschließlich aus der Kontaktliste Ihrer Institution. Dies hat keine Auswirkungen auf die Kontaktlisten anderer Institutionen in Handshake. Falls der ArbeitgeberIn ein aktives Handshake-Benutzerkonto besitzt, bleibt dieses Konto intakt und unbeeinflusst.

Wenn stattdessen ein Benutzerkonto eines Arbeitgebers deaktiviert werden muss, kann dies nur vom Besitzer oder Admin des Unternehmens vorgenommen werden. Teilen Sie ihnen gerne den folgenden Artikel, der die Schritte beschreibt: Deaktivieren oder Wiedereinsetzen von Konten von Teammitgliedern.

Schritte zum Löschen eines Kontakts:

  1. Klicken Sie auf Kontakte in der linken Navigationsleiste.
  2. Geben Sie den Namen des Kontakts, den Sie löschen möchten, in die Suchleiste ein und klicken Sie auf Suche.
  3. Sobald Sie den gewünschten Kontakt gefunden haben, klicken Sie auf das dreizeilige Menü ganz rechts in der Zeile des Kontakts und wählen Sie Bearbeiten.

Edit contact on Contacts list page.png

3. Scrollen Sie zum Ende der Seite und klicken Sie auf den roten Button Löschendie sich in der linken unteren Ecke befindet. 

Delete_Contact.png

Archivierung eines Kontakts (Historischer Workflow)

Verwendung von Labels zur Archivierung

Dieser Workflow nutzt Labels, um Kontakte zu kennzeichnen, ohne ihre Einträge zu löschen. So bleiben historische Inhalte (z. B. Karrieremessen, Events) und die Integrität der zugehörigen Berichterstattung erhalten.

Wichtig:

  • Dieser Workflow betrifft ausschließlich die Kontakteinträge Ihrer Institution und hat keine Auswirkungen auf das Benutzerkonto des Arbeitgebers.
  • Wenn ein Benutzerkonto eines Arbeitgebers deaktiviert werden muss, ist dies Aufgabe des Besitzers oder Admins des Unternehmens. Teilen Sie den Artikel Deaktivieren oder Wiedereinsetzen von Konten von Teammitgliedern, damit die Schritte nachvollzogen werden können.

Schritte zur Implementierung dieses Workflows:

  1. Erstellen Sie ein eigenes Label:
    Überlegen Sie sich einen Label-Namen, z. B. "Archiviert", und erstellen Sie ein neues, normales Label in den Einstellungen Ihrer Institution. Eine Anleitung zum Hinzufügen eines Labels finden Sie im Artikel Institutionen-Einstellungen: Label.
  2. Fügen Sie das Label den entsprechenden Kontakten hinzu:
    • Gehen Sie zur Kontakte-Seite und suchen Sie den gewünschten Kontakt.
    • Markieren Sie das Kästchen links neben dem Namen des Kontakts.
    • Klicken Sie anschließend auf den Button Labels verwalten oberhalb der Liste der Kontakte und wählen Sie das erstellte Label aus.

Selecting multiple contacts and selecting Manage Labels.png

  • Wählen Sie im angezeigten Popup-Fenster den Namen des Labels aus dem Dropdown-Menü, das Ihr Team verwenden möchte. Wenn viele Optionen angezeigt werden, nutzen Sie die Keyword-Suche, um die Auswahl einzugrenzen. Sie können entweder ein neues Label erstellen oder ein vorhandenes auswählen. Klicken Sie anschließend auf Label anbringen, um den Vorgang abzuschließen.

 

 

Manage labels pop up box .png

  • Am oberen Rand des Bildschirms erscheint eine Nachricht, die anzeigt, dass das Label angebracht wurde:

Erfolgreich Label zu Elementen hinzugefügt. Es kann ein paar Minuten dauern, bis Ihre Labels aktualisiert sind.

3. Ausblenden oder Ausschließen archivierter Kontakteinträge

Nachdem Sie das Label den entsprechenden Kontakten hinzugefügt haben, können Ihre MitarbeiterInnen den Filter verwenden Nicht Label um die "archivierten" Kontakteinträge aus der Ansicht auszublenden auf der Seite Kontakte auszublenden oder um relevante Kontakteinträge aus einer Targeting E-Mail.

Notizen: Jeder NutzerIn von Career Services, der diesen Workflow verwendet, muss die gleichen Schritte durchführen - diese gefilterten Suchen haben keine Auswirkungen auf andere MitarbeiterInnen von Career Services.

Auf der Seite Kontakte:

  • Klicken Sie aufAlle Filterdie sich oben auf der Seite befindet, oberhalb der Liste Kontakte.

    All Filters button on Contacts list page.png
  • Klicken Sie untenNicht Label im Sidesheet, um zu suchen nach das Label, das nicht in der Liste der Kontakte erscheinen soll.

Not Labels in All Filters sidesheet.png

  • Sobald Sie ausgewählt sind, klicken Sie aufAnwenden und die Liste wird automatisch aktualisiert um nur Kontakte anzuzeigenohne das vorgesehene Label.
    • Tipp: Wenn es eine Ansicht gibt, die Ihre MitarbeiterInnen häufig verwenden häufig verwenden, erstellen Sie eine Gespeicherte Suche mit voreingestellten Filtern, um später Zeit zu sparen! Die einzelnen Schritte finden Sie unter Eine gespeicherte Suche erstellen.
  • Von hier aus können Ihre MitarbeiterInnen mit anderen Filtern und Aktivitäten wie gewohnt fortfahren normal fortsetzen! 

In einer Targeting E-Mail: 

  • In einem Entwurf für eine Targeting E-Mail, Schritt 3: EmpfängerInnen auswählen, klicken Sie auf Kontakte wie gewohnt und scrollen Sie dann in der Liste der Filter nach unten links auf der Seite bis zu Nicht Label, und markieren Sie das neben dem entsprechenden Label-Namen an. 
    • Wenn er nicht in der Liste erscheint, verwenden Sie die +Nicht Label hinzufügen Textfeld für eine Keyword-Suche. Contacts not label filter in targeted email.png
  • Nach der Auswahl wird die Liste der EmpfängerInnen automatisch aktualisiert und zeigt nur noch Kontakte ohne das vorgesehene Label. 
    • Notizen: Die EmpfängerInnen-Liste ist dynamisch, wenn also die E-Mail für ein anderes Datum/eine andere Uhrzeit geplant ist, enthält die EmpfängerInnen Liste die Kontakte enthalten, die den ausgewählten Kriterien entsprechen zu dem Zeitpunkt, an dem die E-Mail tatsächlich gesendet wird.