Création de nouveaux comptes pour le personnel

Handshake fournit des modèles d'autorisations granulaires pour le personnel, basés sur le rôle de la personne au sein de votre école. Ces modèles accélèrent l’ajout de nouveaux membres du personnel tout en veillant à ce qu’ils aient un accès approprié aux informations dans Handshake.

Pour ajouter un nouveau membre du personnel

1. Cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit de Handshake, puis cliquez sur Paramètres de l’école.

2. Dans le menu à gauche de la page, cliquez sur Gestion du personnel, puis cliquez sur le bouton bleu Ajouter un membre du personnel, vers le milieu de la page.

3. Cela chargera la page « Créer un compte pour le personnel de l’école ». Il y a trois sections à compléter : Informations sur le compte, informations personnelles et rôles.

Dans la première section, saisissez les informations de compte suivantes :

• Nom d’utilisateur (requis)
• Identifiant d’authentification (facultatif)
• Adresse e-mail (requise)
  • Note : Si le nouveau membre personnel a un compte étudiant(e) avec votre école, vous pouvez utiliser son adresse e-mail de compte étudiant(e) existante pour lier les deux comptes. L’utilisation d’une autre adresse e-mail peut entraîner quelques problèmes s’ils essaient de se connecter avec la fonction SSO ou les informations existantes.
    • Par exemple, si votre école utilise deux domaines de messagerie différents, tels que « sol.ac.uk » et « schooloflife.ac.uk », ceux-ci enregistrent deux comptes séparés. Ils ne seront pas en mesure d’utiliser la fonctionnalité « Changer d’utilisateur ». Si des connexions SSO sont configurées, elles ne seront liées qu’à l’un des deux comptes.
• Message à inclure avec les nouvelles informations du compte (facultatif)

Lorsque vous aurez rempli le formulaire, cliquez sur Suivant : informations personnelles.

Dans la deuxième section, saisissez les informations personnelles suivantes :

• Prénom (requis)
• Nom de famille (facultatif)
• Rôle dans l'organisation (requis) — Sélectionnez l’un des éléments suivants dans le menu déroulant :
• Assistant(e) administratif(ve)
• Conseiller(ère)
• Assistant Dean
• Directeur(rice) de l’assistance
• Associé Dean
• Directeur(rice) associé(e)
• Associé(e) vice recteur(rice)
• Conseiller(ère)/coach de carrière
• Coordinateur(rice)/manager
• Dean
• Directeur(rice)
• Directeur(rice) principal(e)
• Personnel enseignant
• TI
• Autres
• Directeur(rice) principal(e)
• Personnel
• Assistant(e) pour les étudiants(es)
• Titre (facultatif)
• Numéro de téléphone mobile (facultatif)
• Numéro de téléphone de bureau (facultatif)
• Emplacement du bureau (facultatif) - Choisissez-le dans le menu déroulant
• Centres de carrière (facultatif) = Choisissez-le(s) dans le menu déroulant
• Biographie (facultatif)

Une fois que vous aurez terminé avec ces champs, cliquez sur Suivant : rôles pour continuer.

Dans la troisième et dernière section, il y a 8 options pour les groupes de permissions. Celles-ci sont préconfigurées avec certaines permissions sélectionnées, en fonction du groupe de permissions. Pour examiner quelles permissions sont sélectionnées, cliquez sur « Afficher les permissions ». 

Les 8 groupes de permissions sont :

• Conseiller(ère) de carrière

• Relations avec l’employeur
• Assistant(e) administratif(ve)
• Étudiant(e) employé(e)
• Partenaire du personnel enseignant ou du campus
• Spécialiste informatique
• Administrateur(rice) du système
• Permissions personnalisées
  • Cette option vous permet de configurer les permissions que vous préférez pour ajouter un membre du personnel.
  • Si vous sélectionnez l’une des 7 autres options, cochez ou supprimez la coche d'une permission pour ce groupe, la sélection changera alors en permissions personnalisées.

Une fois que vous avez sélectionné les permissions souhaitées, cliquez sur Créer un compte pour terminer la configuration et envoyez l’e-mail d’invitation au membre du personnel.

Le membre du personnel devra cliquer sur le lien dans l’e-mail reçu pour terminer la configuration de son mot de passe et se connecter.

Pour plus d’informations sur ce à quoi chaque rôle permet d’accéder, veuillez vous référer aux rôles et permissions du service carrière.