Analytics: Geplante Berichte

Geplante Berichte ermöglichen es den Nutzern von Career Services, Daten einfacher mit Stakeholdern auf dem Campus und externen Plattformen zu teilen. Die Berichte können in der von Ihnen gewünschten Häufigkeit an Ihre E-Mail-Adresse oder einen sicheren Cloud-Dateispeicher gesendet werden. Die Berichte können in einer Reihe von Formaten vorliegen –– Bild, PDF, CSV ––, um die Notwendigkeit einer Nachbearbeitung zu minimieren. Das heißt, Sie können einen Bericht erstellen und ihn dann "einstellen und vergessen" - Handshake liefert den Bericht für Sie.

Wir wissen, dass viele unserer Partner ein Interesse daran haben, Handshake-Daten mit Plattformen wie Salesforce, Tableau und anderen zu verbinden. Diese Aktualisierung stellt einen wichtigen Schritt in Richtung einer vollständigen Automatisierung dieses Prozesses dar, indem die Bereitstellung von Handshake-Daten für den Import in eine andere Plattform automatisiert und standardisiert wird.

Notiz: Sie benötigen beide Analytics: Zugriff und Management -Berechtigungen, um Berichte für eine E-Mail zu planen. Um SFTP oder S3 als Ziel für Berichte auszuwählen, benötigen Sie eine neue Rolle mit der Bezeichnung " Zeitplan-Berichte an Dateispeicher ". Wenn Sie nicht über diese Rollen verfügen, wenden Sie sich bitte an den Handshake-Administrator Ihres Teams, um den Zugang zu beantragen.

Themen:

• Erstellen eines neuen Berichte-Zeitplans
• Bearbeiten oder Löschen eines Zeitplans
• Geplante Dashboards
• Überprüfen geplanter Berichte
• FAQs

Erstellen eines neuen Berichte-Zeitplans

Berichte können über die Analytics-Übersichtsseite oder während der Anzeige eines bestimmten Berichts geplant werden:

• Klicken Sie auf der Analytics-Übersichtsseite auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des gespeicherten Berichts und dann auf Zeitplan.
• Wenn Sie einen gespeicherten Bericht überprüfen oder einen neuen benutzerdefinierten Bericht erstellen, klicken Sie auf Optionen in der oberen rechten Ecke und dann auf Zeitplan.

Geben Sie in dem Popup-Fenster, das sich öffnet, die folgenden Informationen ein:

Basisinformationen

• Name des Zeitplans (der Name entspricht standardmäßig dem Namen des gespeicherten Berichts)
• Wohin sollen diese Daten gehen? (Wählen Sie eines aus: E-Mail / SFTP / Amazon S3)
  • E-Mail: Aus Sicherheitsgründen kann nur der ErstellerIn des geplanten Berichts der EmpfängerIn sein. Diese E-Mail-Adresse ist standardmäßig die E-Mail-Adresse in Ihrem Handshake-Konto.
  • SFTP: Geben Sie Ihre URL oder IP-Adresse, Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.
  • Amazon S3: Geben Sie Ihren Bucket, Pfad (optional), Zugangsschlüssel und geheimen Schlüssel ein.
• In welchem Format sollen Ihre Daten geliefert werden?
  • E-Mail: (Wählen Sie eines aus: CSV Zip-Datei / XLSX / JSON / HTML / Text)
  • SFTP: (Wählen Sie eines aus: CSV Zip-Datei / JSON)
  • Amazon S3: (Wählen Sie eines aus: CSV Zip-Datei / JSON)
• Zurzeit werden Zeilensummen und Kalkulationen für geplante Berichte nicht unterstützt.

Zeitplan der Zusendung

• Wie oft möchten Sie den Bericht zugestellt bekommen? (Wählen Sie eines aus: Täglich / wöchentlic / monatlich)
  • Täglich: Wählen Sie eines aus dem Dropdown-Menü: Jeden Tag / Nur wochentags / Bestimmter Tag
    • • Bei der Auswahl eines bestimmten Tages können mehrere Tage ausgewählt werden.
  • Wöchentlich: Wählen Sie einen Wochentag aus der Dropdown-Liste.
  • Monatlich: Wählen Sie eines aus dem Dropdown-Menü: Jeden Monat / bestimmten Monat und wählen Sieden den Tag des Monats.
    • • Bei der Auswahl eines bestimmten Monats können mehrere Monate ausgewählt werden.

Zusammenfassung

• Bestätigung der Auswahl –– Klicken Sie auf Test-E-Mail senden, um die Zusendung zu testen.

Notiz: Für Berichte, die für SFTP oder Amazon S3 geplant sind, werden Ihre Anmeldedaten bei der Eingabe in Handshake nicht validiert. Durch das Versenden einer Test-E-Mail werden die eingegebenen Anmeldedaten sofort bestätigt. Wenn Sie sich dafür entscheiden, keine Test-E-Mail zu senden, werden Ihre Anmeldedaten am ersten geplanten Versanddatum validiert.

Wenn die Anmeldedaten nicht korrekt eingegeben wurden:

• SFTP: In der unteren rechten Ecke erscheint eine Fehlermeldung, die entweder "Validation fehlgeschlagen. Überprüfen Sie Ihre Anmeldedaten." oder "Verbindung fehlgeschlagen. Hochladen aufgrund eines Fehlers fehlgeschlagen".
• Amazon S3: Eine E-Mail wird an die Adresse in Ihrem Konto gesendet
  • Fachbereich: „Fehler mit dem geplanten Job-Zeitplan-Namen“
  • Inhalt: "Der geplante Job "SCHEDULE NAME" ist fehlgeschlagen wegen GRUND. Bitte besuchen Sie Ihren Inhalt (Link), um den Fehler zu sehen und zu beheben, oder kontaktieren Sie Ihren Looker-Administrator, wenn Sie weitere Hilfe benötigen. Fehler: (kann variieren)
    
    • Beispiel-E-Mail unten:

Bearbeiten oder Löschen eines Zeitplans

So bearbeiten oder löschen Sie einen Zeitplan:

1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Analytics und dann auf den Tab Zeitpläne.

2. Suchen Sie den gewünschten Zeitplan-Namen und klicken Sie dann auf die Ellipsen (drei Punkte) ganz rechts in der Zeitplan-Zeile.

3. Klicken Sie entweder auf Zeitplan bearbeiten oder auf Zeitplan löschen im Dropdown-Menü.

• Zeitplan bearbeiten Die gleichen Felder wie bei der Erstellung eines Zeitplans (für Basisinformationen, Zusendungszeitpunkt und Zusammenfassung) sind auch verfügbar im Zeitplan bearbeiten -Popup.
  • Ein Beispiel für das Zeitplan bearbeiten Popup:

• Zeitplan löschen: Wenn Sie den Zeitplan löschen möchten, erscheint ein Bestätigungs-Popup mit dem Text "Diesen Zeitplan löschen? Diese Änderung kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle weiteren Zusendungen dieses Berichts werden eingestellt. Sie können auf der Berichtsseite einen neuen Zeitplan erstellen." Um fortzufahren, klicken Sie auf Löschen.

Geplante Dashboards

Um ein Dashboard zu planen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zeitplan auf der jeweiligen Dashboard-Seite in der oberen rechten Ecke der Seite.

Die einzugebenden Felder entsprechen denen der geplanten Berichte. Füllen Sie die Basisinformationen aus, wählen Sie den Zusendungszeitpunkt und Test-E-Mail senden, und klicken Sie dann auf Bestätigen, um den Zeitplan zu speichern.

Klicken Sie unten rechts im Popup auf Bestätigen, um den Zeitplan zu erstellen.

Überprüfung geplanter Berichte

Um eine Liste Ihrer aktuell geplanten Berichte einzusehen, klicken Sie in der linken Navigationsleiste von Handshake auf Analytics und dann auf den Tab Zeitpläne.

In einer Tabelle werden alle Berichte, die Sie geplant haben, mit den folgenden Spalten angezeigt:

• Name (der Name des gespeicherten Berichts oder des geplanten Dashboards)
• Erstelltes Datum
• Typ
• Zusendungsmethode
• Format
• Frequenz

Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten ganz rechts in jeder Zeile, um den Zeitplan zu bearbeiten oder den Zeitplan zu löschen.

Notiz: Geplante Berichte an einen SFTP oder Amazon S3 sind nur für den Zeitplan-ErstellerIn sichtbar.

FAQs

F: Was ist SFTP und warum sollte ich es verwenden? Kann HS das für mich einrichten?

A: SFTP steht für Secure File Transfer Protocol –– es ist im Wesentlichen ein sicherer Ort, der Dateien von Handshake empfangen kann. Da die Daten wahrscheinlich PII (Personally Identifiable Information) enthalten, stellt Handshake sicher, dass die Optionen für den Export privat und sicher bleiben. Ihr IT-Ansprechpartner sollte in der Lage sein, einen SFTP-Speicherort mit Zugriffsberechtigungen einzurichten. Handshake wird den SFTP-Server nicht im Namen unserer Partner einrichten, da dies mit Sicherheitsbedenken verbunden ist. Um mehr über die Einrichtung zu erfahren, lesen Sie bitte die Looker-Dokumentation. Um SFTP-Zusendungen von Handshake zu erhalten, muss Ihr Netzwerk-Administrator die Looker IP-Adressen in die IP-Zulassungsliste oder in die Regeln für eingehenden Datenverkehr Ihres SFTP-Servers aufgenommen haben.

Juni 2023 UK Update - Looker hat die Egress-IP-Adressen auf statische Adressen aktualisiert. Die Zulassungsliste sollte aktualisiert werden, um die folgenden statischen IPs aufzunehmen:

• 34.89.206.21
• 34.159.171.46
  
• 34.89.185.201

F: Warum kann ich einen Bericht nicht per E-Mail an eine andere Person senden?

A: Gegenwärtig können geplante Berichte nur an Ihre eigene E-Mail-Adresse gesendet werden. Handshake könnte in Erwägung ziehen, dies zu einem späteren Zeitpunkt zu öffnen. Es soll sichergestellt werden, dass die Daten nicht versehentlich an Personen gesendet werden, die keinen Zugang zu ihnen haben sollten, daher verfolgen wir derzeit einen konservativen Ansatz.

F: Gibt es ein Zeilenlimit für gepushte Daten?

A: Der Analytics-Dienst von Handshake wird von Looker (Google) unterstützt, das einige Einschränkungen bei der Übermittlung von Daten an E-Mail / SFTP / Amazon S3 vorgenommen hat –– Lesen Sie die Details in Lookers Artikel über Planung und Freigabe. Die Zusammenfassung lautet:

• E-Mail
  
  • CSV- oder JSON-Formate haben keine Zeilenbegrenzung, dafür aber eine maximale Dateigröße von 15 MB, damit Ihr E-Mail-Client sie nicht ablehnt.
• SFTP
  • CSV oder JSON - Kein Zeile-Limit

Q: Was ist mit anderen Zielen wie Dropbox?

A: Es gibt zahlreiche Orte, die als Zwischenablage für exportierte Daten dienen können. Handshake begann mit SFTPs, weil diese kostengünstig und weit verbreitet sind. Wenn Sie bestimmte Ziele hinzufügen möchten, planen wir die Veröffentlichung weiterer Optionen in der Zukunft, also lassen Sie uns bitte wissen, was Ihnen am besten dient.

F: Wer darf Berichte an E-Mail, SFTP oder Amazon S3 senden?

A: Jeder NutzerIn mit Zugriffsrechten und Berechtigung zum Verwalten von Analytics kann Berichte planen, die an seine E-Mail-Adresse gesendet werden. Es gibt eine Berechtigung "Zeitplan-Berichte an Dateispeicher", die erteilt werden muss, damit NutzerInnen Berichte an ein SFTP- oder Amazon S3-Ziel senden können.

F: Würden Sie mir empfehlen, mein eigenes Handshake-Konto zu verwenden, um Berichte zu versenden, oder sollte ich ein separates "System-NutzerIn" Konto einrichten, um den Prozess zu verwalten?

A: Das bleibt Ihnen überlassen. Der Vorteil von System-NutzerInnen ist, dass sie unangetastet bleiben können und ein eigenes NutzerIn-Konto haben, unter dem Sie Ihre automatisierten Exporte durchführen können. Wenn Ihr persönliches Konto deaktiviert wird (beispielsweise wenn Sie die Hochschule verlassen), kann es nützlich sein, ein separates Konto zu haben. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie die Passwörter kontrollieren und die Berechtigungen sperren, um sicherzustellen, dass dies nicht zu einem Risiko für den unberechtigten Zugriff auf Studierenden-Daten wird.

F: Was passiert mit dem geplanten Bericht, wenn sich der gespeicherte Bericht ändert?

A: Wenn der ursprüngliche Bericht bearbeitet und die Änderungen gespeichert werden, spiegelt der geplante Bericht diese Änderungen wider. Achten Sie daher darauf, dass Sie das automatische Reporting nicht stören. Es wird empfohlen, dass SFTP- und 3rd-party-Systemintegrationen einen gespeicherten Bericht verwenden, der ein spezieller "Integrations"-Exportbericht ist.

Tipp: Wenn Sie den gespeicherten Bericht von einem anderen NutzerIn verwenden möchten, empfehlen wir Ihnen, diesen Bericht zu duplizieren und das Duplikat als eigene Zeitplan-Version zu speichern, wie in Analytics: Verwendung von gespeicherten Berichten beschrieben.