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F: Ich bin in IMPL und bereite meine erste Datei für einen Studierenden vor. Welche Werte sollte ich für das Feld „username“ und das Feld „auth_identifier“ (bzw.) festlegen?
A: Der Benutzername sollte ein eindeutiger Wert für jeden Studierenden an Ihrer Hochschule sein, der sich nicht ändert. Dieser Wert dient als Identifikator für jedes Studentenkonto und wird als „Anker“ verwendet, wenn der Importer nach Studentenkonten in Ihrer Upload-Datei sucht und diese aktualisiert. Wir haben gesehen, dass viele Hochschulen die ID-Nummer eines Studierenden in diesem Feld verwenden.
Der auth_identifier-Wert wird nur verwendet, wenn SSO für Ihre Hochschule aktiviert ist. Dieser Wert wird mit dem von Ihrem externen SSO-System zurückgegebenen Attribut abgeglichen, um jeden Studierenden zu authentifizieren. Der Wert wird von den Studierenden bei der Anmeldung nicht eingegeben, da es sich um ein Hintergrundattribut handelt. Viele Hochschulen haben diesen Wert so eingestellt, dass er mit der email_address der Studierenden oder einem Teil davon übereinstimmt.
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F: Kann ich mehr als ein Format für das Feld card_id verwenden?
A: Nein - derzeit unterstützen wir nur ein einziges Format für Ausweise Studierender (gleiche Anzahl von Ziffern, gleiche Formatierung, z.B. Anzahl der führenden Nullen). Der Grund dafür ist, dass unsere Kioskkonfiguration nur eine einzige Formatierung unterstützt. Wenn Sie zwei verschiedene Formate hochladen, können nur Studierende mit dem entsprechenden Format ihre Karte zum Einchecken bei Veranstaltungen, Messen etc. verwenden.
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F: Wir recyceln die E-Mail-Adressen Studierender, um Speicherplatz in der E-Mail-Domäne zu sparen. Was empfehlen Sie in dieser Situation?
A: Wir raten von dieser Praxis ab. Der Wert email_address ist eine Kontokennung für jedes Benutzerkonto und muss in ganz Handshake eindeutig sein. Wenn ein neuer Studierender eine E-Mail-Adresse erhält, die mit einem bestehenden Studenten in Handshake oder einem Alumni-Benutzer verknüpft ist, kann dieser neue Studierende ein neues Passwort anfordern und erhält Zugang zum Konto eines anderen Studenten (was ein ernsthaftes Sicherheits-/Privatsphärenproblem darstellt).
Wenn Sie diese Praxis an Ihrer Hochschule nicht anpassen können, müssen Sie zusätzliche Vorsichtsmaßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der Konten Ihrer Studierenden zu gewährleisten. Wir empfehlen Folgendes:
Für jeden Absolventenjahrgang (oder jede Gruppe von Studierenden, die nicht mehr an Ihrer Hochschule studieren) müssen Sie eine Datei hochladen, die alle E-Mail-Adressen auf eine allgemeine/persönliche E-Mail-Adresse aktualisiert.
Wenn Sie für einen Studierenden keine persönliche E-Mail-Adresse in der Datei haben, müssen Sie entweder eine separate institutionelle/alumni-E-Mail-Adresse für ihn einrichten oder eine Dummy-E-Mail-Adresse für ihn anlegen. Letzteres ist nicht ideal für Ehemalige, die immer noch Zugang zur Plattform haben sollten, falls sie ihr Passwort zurücksetzen müssen (in diesem Fall würden sie nie eine E-Mail zur Passwortrücksetzung erhalten). Dies empfehlen wir nur für Alumni-Benutzer, deren Zugang zu Handshake eingeschränkt (d.h. archiviert) werden soll. Kurz und gut:
Recyceln Sie keine E-Mail-Adressen von Ehemaligen/Studierenden, es sei denn:
- Die Alumni-Konten wurden mit einer persönlichen/generischen E-Mail aktualisiert
- Die Alumni-Konten wurden mit einer Pseudo-E-Mail-Adresse aktualisiert und archiviert
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F: Wir verwenden zwei verschiedene E-Mail-Formate für unsere Studierenden (Beispiel: student@handshake.ac.uk & student@mail.handshake.ac.uk). Ist das empfehlenswert?
A: Wir raten dringend davon ab, zwei verschiedene E-Mail-Formate für Ihre Studierenden in Handshake zu verwenden. Das Feld email_address ist eine Kontokennung, die in ganz Handshake eindeutig sein muss. Wenn Studierende Zugang zu mehreren E-Mail-Formaten haben, können sie ungewollt doppelte Konten in Ihrem System anlegen (ein Konto kann unter jedem E-Mail-Format angelegt werden). Dies kann zu Verwirrung und Problemen bei der Berichterstellung führen, insbesondere wenn ein Studierender historische Daten mit mehreren Konten verknüpft hat (z.B. Termine unter einem Konto, Bewerbungen unter einem anderen Konto).
Bitte wählen Sie ein einziges E-Mail-Format für die Nutzung der Handshake-Plattform aus und informieren Sie Ihre Studierenden proaktiv darüber, welches Format sie verwenden sollten und dass Konten in einem anderen Format gelöscht werden. Wenn Sie noch unsicher sind, wie Sie für Ihre Hochschule am besten vorgehen sollen, wenden Sie sich bitte an Ihren Relationship Manager oder das Support-Team, um mit uns die nächsten Schritte zu besprechen.
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F: Wir haben einige Studierende, deren Namen sich geändert haben. Wie können wir diese in Handshake aktualisieren?
A: Dies ist in der Regel ein sehr einfacher Vorgang - wir möchten, dass dieser Prozess für Sie einfach ist, damit die Studierenden bei Bedarf Namensänderungen beantragen können (unabhängig vom Grund)!
Die folgenden Felder müssen aktualisiert werden, wenn sich der Name eines Studierenden ändert:
first_name : Dieser muss aktualisiert werden, wenn sich der Vorname eines Studierenden ändert.
preferred_name : Sie sollten auch aktualisiert werden, wenn sich der Vorname eines Studierenden ändert.
last_name : Aktualisieren Sie dies, wenn sich der Nachname eines Studierenden ändert (z.B. durch Heirat/Scheidung).
Die folgenden Felder müssen eventuell aktualisiert werden, wenn sich der Name eines Studierenden ändert (je nachdem, wie die Daten des Studierenden hochgeladen werden):
email_address : Dies muss aktualisiert werden, wenn der Name des Studierenden in der E-Mail-Adresse des Kontos enthalten ist. Dies kann über eine Standard-Upload-Datei für Studierende geschehen (sensible Felder müssen dafür nicht aktiviert werden).
username : Wenn die email_Adresse des Studierenden geändert wird und Sie die Email-Adresse (oder einen Teil davon) als Benutzernamen verwendet haben. Wir raten davon ab, die E-Mail-Adresse eines Studierenden für den Benutzernamen zu verwenden. Ihr Benutzername sollte während ihrer Zeit an Ihrer Hochschule unverändert bleiben. Falls dieser Wert dennoch aktualisiert werden muss, sollte dies in einem separaten Upload geschehen (damit der Importer erkennen kann, welches Konto des Studierenden aktualisiert werden muss). Sie müssen einen Upload (Aktualisierung ohne sensible Felder) für die Aktualisierung der E-Mail-Adresse unter Beibehaltung des Benutzernamens und einen zweiten Upload (mit aktivierten sensiblen Feldern) für die Aktualisierung des Benutzernamens vornehmen.
auth_identifier : Dieses Feld muss auch aktualisiert werden, wenn der Wert mit der E-Mail-Adresse des Studierenden übereinstimmt (oder einen Teil davon enthält). Auch dieses Feld muss bei einem Upload eines Studierenden mit aktivierten sensiblen Feldern aktualisiert werden.
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F: Wir haben nicht-standardisierte Jahre/Studiengänge an unserer Hochschule - wie wirkt sich das auf den Upload-Prozess für unsere Studierenden aus? Wie können wir diese Informationen in die Konten unserer Studierenden aufnehmen?
A: Derzeit unterstützen wir keine freien Text-/String-Werte in den Feldern institution_year_name oder primary_education:education_level_name - alle in diesen Feldern aufgeführten Informationen müssen sich an die vorgegebenen Werte halten, die uns zur Verfügung stehen. Wenn Sie nicht standardisierte Jahre der Hochschule oder Ausbildungsstufen für Ihre Studierenden haben, empfehlen wir Ihnen ein paar Dinge:
-Nutzen Sie system_label_names Feld für jeden Studierenden, einschließlich zusätzlicher Programminformationen, die Sie für die Berichterstattung/Filterung/Kommunikation benötigen. Hier wird freier Text unterstützt, und es können mehrere Elemente in eine durch Semikolon getrennte Liste aufgenommen werden. Zum Beispiel:
Pre-Med Special Programm;Freiberuflicher Fotograf;Tanzlehrer
-Tun Sie Ihr Bestes, um diese speziellen Jahre und/oder Studiengänge der Hochschule in unsere voreingestellten Werte zu übertragen, wann immer dies möglich ist. Diese Werte sind wichtig für die Qualifikationen/Empfehlungen der Studierenden bei Stellenausschreibungen in Handshake.