Analyse: Rapports programmés

Les rapports programmés permettent aux utilisateur(rice)s des services carrières partager plus facilement des données avec les parties prenantes du campus et les plateformes externes. Les rapports peuvent être envoyés à votre adresse e-mail ou à un stockage sécurisé de fichiers sur le cloud à la fréquence de votre choix. Les rapports peuvent être dans un certain nombre de formats, image, PDF, CSV, pour minimiser la nécessité de tout post-traitement. Cela signifie que vous pouvez créer un rapport, puis "Définir et oublier" — Handshake fournira le rapport pour vous!

Nous savons que beaucoup de nos partenaires ont exprimé leur intérêt pour les moyens de connecter les données de Handshake avec des plateformes telles que Salesforce, Tableau, et plus encore. Cette mise à jour représente une étape importante vers l'automatisation intégrale de ce processus en automatisant et en standardisant la livraison des données de Handshake à importer dans une autre plate-forme.

Note: vous aurez besoin des deux autorisations d'accès et de gestion de l'analyse afin de planifier des rapports à un e-mail. Pour sélectionner SFTP ou S3 comme destination des rapports, vous aurez besoin d'un nouveau rôle appelé "Planifier les rapports vers le stockage de fichiers". Si vous n’avez pas ces rôles, veuillez contacter l’administrateur(rice) Handshake de votre équipe pour demander l’accès.

Thèmes:

• Création d’un nouveau calendrier de rapports
• Modification ou suppression d’une planification
• Tableaux de bord prévus
• Passer en revue les rapports prévus
• FAQ

Création d’un nouveau calendrier de rapports

Les rapports peuvent être programmés via la page d’aperçu de l’analyse ou lors de l’affichage d’un rapport spécifique:

• Sur la page d’aperçu de l’analyse, cliquez sur les trois points à droite du nom du rapport enregistré, puis cliquez sur Planifier.
• Lors de l’examen d’un rapport enregistré ou de la création d’un nouveau rapport personnalisé, cliquez sur Options dans le coin supérieur droit, puis sur Planifier.

Dans la fenêtre pop-up qui se charge, remplissez les informations suivantes:

Informations de base

• Nom de la planification (le nom sera par défaut le nom du rapport enregistré)
• Où ces données devraient-elles aller? (Sélectionnez un: e-mail/SFTP/ Amazon S3)
  • E-mail: Pour des raisons de sécurité, seul le(la) créateur(rice) du rapport prévu peut être le destinataire. Cette adresse e-mail sera par défaut l’adresse e-mail sur votre compte Handshake.
  • SFTP: entrez votre URL ou votre adresse IP, votre nom d’utilisateur(rice) et votre mot de passe.
  • Amazon S3: Entrez votre panier, votre chemin (facultatif), votre clé d’accès et votre clé secrète.
• Sous quel format vos données doivent-elles être livrées?
  • E-mail: (Sélectionnez un: fichier CSV ZIP/XLSX/JSON/HTML/texte)
  • SFTP: (Sélectionnez un: Fichier ZIP CSV/JSON)
  • Amazon S3: (Sélectionnez un: Fichier ZIP CSV/JSON)
• Actuellement, les totaux de ligne et les calculs ne sont pas pris en charge pour les rapports prévus.

Calendrier de livraison

• À quelle fréquence souhaitez-vous que le rapport soit livré? (Sélectionnez un: quotidien/hebdomadaire/mensuel)
  • Quotidiennement: sélectionnez une option dans la liste déroulante: tous les jours/ jours de semaine uniquement/jour spécifique
    • • L'option "jour spécifique" permettra la sélection de plusieurs jours.
  • Hebdomadairement: sélectionnez un jour de la semaine dans la liste déroulante.
  • Mensuel: sélectionnez une option dans la liste déroulante: tous les mois/mois spécifique et sélectionnez quel jour du mois.
    • • L'option "mois spécifique" permettra la sélection de plusieurs mois.
  • À quelle heure? Sélectionnez dans la liste déroulante l'heure à laquelle vous souhaitez recevoir le rapport. Les heures sont disponibles au format 24 heures, par incréments de 15 minutes. L'heure que vous sélectionnez reflétera votre propre fuseau horaire.

Résumé

• Confirmation des sélections — cliquez sur Envoyer un e-mail test pour tester la livraison.

Note: pour les rapports prévus vers SFTP ou Amazon S3, vos identifiants ne sont pas validés lors de l'entrée dans Handshake. L’envoi d’un e-mail test validera les identifiants entrés immédiatement. Si vous choisissez de ne pas envoyer d’e-mail test, vos identifiants seront validés à la première date d’envoi prévue.

Si les identifiants n’ont pas été saisis correctement:

• SFTP: une erreur apparaîtra dans le coin inférieur droit indiquant soit "La validation a échoué. Vérifiez vos identifiants" ou "La connexion a échoué. Le téléchargement a échoué en raison d’une erreur".
• Amazon S3: un e-mail sera envoyé à l’adresse sur votre compte.
  • Domaine: "Erreur avec l'emploi NOM DE LA PLANIFICATION"
  • Contenu: "L'emploi prévu "NOM DE LA PLANIFICATION" a échoué pour RAISON. Veuillez visiter votre contenu (lien) pour afficher et résoudre l’erreur, ou contacter votre administrateur(rice) Looker si vous avez besoin d’aide. Erreur: (peut varier)"
    
    • Exemple d’e-mail ci-dessous:

Modification ou suppression d’une planification

Pour modifier ou supprimer une planification:

1. Dans la barre de navigation gauche, cliquez sur Analyse, puis sur la tab Planifications.

2. Localisez le nom de la planification souhaitée, puis cliquez sur les trois points à droite dans la ligne de la planification.

3. Cliquez sur Modifier la Planification ou Supprimer la Planification dans le menu déroulant.

• Modifier la Planification: les mêmes champs de la création d’une planification (pour les informations de base, le calendrier de livraison et le résumé) sont également disponibles dans la fenêtre pop-up Modifier la Planification.
  • Un exemple de la fenêtre pop-up Modifier la planification:

• Supprimer la Planification: si vous choisissez de supprimer la planification, une fenêtre pop-up de confirmation apparaîtra indiquant "Supprimer cette planification? Ce changement ne peut pas être annulé. Tous les futurs envois de ce rapport cesseront. Vous pouvez créer une nouvelle planification à partir de la page de rapport". Pour continuer, cliquez sur Supprimer.

Tableaux de bord prévus

Pour planifier un tableau de bord, cliquez sur le bouton Planifier sur la page du tableau de bord individuel, dans le coin supérieur droit de la page.

Les champs à saisir correspondent à ceux des rapports prévus. Remplissez les Informations de Base, sélectionnez le Délai de Livraison et Envoyez un E-mail Test, puis cliquez sur Confirmer pour sauvegarder la planification.

Cliquez sur Confirmer dans le coin inférieur droit de la fenêtre pop-up pour créer la planification.

Passer en revue les rapports prévus

Pour examiner une liste de vos rapports actuellement prévus, cliquez sur l'Analyse dans la barre de navigation gauche dans Handshake, puis cliquez sur le tab Planifications.

Un tableau affichera tous les rapports que vous avez planifiés avec les colonnes suivantes:

• Nom (le nom du rapport enregistré ou du tableau de bord prévu)
• Date de création
• Type
• Mode de livraison
• Format
• Fréquence

Cliquez sur le menu des trois points à droite de chaque ligne pour Modifier la Planification ou Supprimer la Planification.

Note: les rapports prévus à un SFTP ou à Amazon S3 ne seront visibles que pour la planification du créateur.

FAQ

Q: Qu’est-ce que le SFTP et pourquoi l’utiliser? HS peut-il le configurer pour moi?

A: SFTP signifie Secure File Transfert Protocol — il s’agit essentiellement d’un emplacement sécurisé qui peut recevoir des fichiers de Handshake. Parce que les données peuvent probablement contenir des IPI (informations personnelles identifiables), Handshake garantit que les options d’exportation restent privées et sécurisées. Votre contact du service informatique devrait être en mesure de configurer un emplacement SFTP avec des autorisations d’accès. Handshake ne configurera pas le serveur SFTP au nom de nos partenaires pour des raisons de sécurité. Pour en savoir plus sur la configuration, veuillez vous référer à la documentation Looker. Pour recevoir des livraisons SFTP de Handshake, assurez-vous que votre administrateur(rice) réseau a ajouté les adresses IP de Looker à la liste des adresses IP autorisées de votre serveur SFTP ou aux règles de trafic entrant. autorisées de votre serveur SFTP ou aux règles de trafic entrant.

Mise à jour de juin 2023 pour l’Europe: Looker a mis à jour les adresses IP de sortie à des adresses statiques. La liste d’autorisation devrait être mise à jour pour inclure les IP statiques suivantes:

• 34.89.206.21
• 34.159.171.46
  
• 34.89.185.201

Q: Pourquoi ne puis-je pas envoyer un rapport par e-mail à quelqu’un d’autre?

A: Actuellement, les rapports prévus ne peuvent être envoyés qu’à votre propre adresse e-mail. Handshake peut envisager de proposer cela à une date ultérieure. L’intention est de nous assurer que les données ne sont pas envoyées par erreur à des personnes qui ne devraient pas y avoir accès, nous adoptons donc une démarche de prudence à ce jour.

Q: À quelle heure de la journée les rapports arrivent-ils ? Peut-on le changer ?

A: Vous pouvez sélectionner l’heure à laquelle vous souhaitez recevoir le rapport ! Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans la section Modifier le calendrier de cet article.

Q: Y a-t-il une limite de lignes pour les données transmises?

A: Le service d’analyse de Handshake est pris en charge par Looker (Google), qui a imposé certaines limites aux données qui peuvent être livrées à l’e-mail/SFTP/ Amazon S3 — lisez les informations dans l’article de planification et de partage de Looker. Voici le résumé:

• Adresse e-mail
  
  • Les formats CSV ou JSON n’ont pas de limites de lignes, mais ont une taille maximale de fichier de 15 MB afin que votre client de messagerie ne le rejette pas.
• SFTP
  • CSV ou JSON — Aucune limite de lignes

Q: Qu’en est-il d’autres destinations comme Dropbox?

A: Il y a de nombreux emplacements qui peuvent servir de "destinations" intermédiaires pour les données exportées. Handshake a commencé avec les SFTP en raison de leur faible coût et de leur ubiquité. S’il y a des destinations spécifiques que vous souhaitez ajouter, nous prévoyons de rendre davantage d’options disponibles à l’avenir, veuillez donc nous faire savoir ce qui vous convient le mieux.

Q: Qui est autorisé à envoyer des rapports à une adresse e-mail, un SFTP ou Amazon S3?

A: Tout utilisateur(rice) disposant d'autorisations d' accès et de gestion des analyses peut programmer l'envoi de rapports à son adresse e-mail. Il y a une autorisation "Planifier des rapports vers le stockage de fichiers" qui doit être accordée aux utilisateurs(rices) pour envoyer des rapports à une destination SFTP ou Amazon S3.

Q: Recommanderiez-vous que j’utilise mon propre compte Handshake pour envoyer des rapports, ou dois-je configurer un compte "utilisateur(rice) système" séparé pour gérer le processus?

A: C’est à vous de décider. L'avantage d'un utilisateur(rice) système est que celui-ci peut rester intact et qu'il s'agit d'un compte d'utilisateur(rice) dédié sur lequel vous pouvez exécuter vos exportations automatisées. Si votre compte personnel est désactivé (si vous quittez l’université, par exemple), avoir un compte distinct peut être utile. Cependant, veillez à contrôler les mots de passe et à verrouiller les autorisations afin d'éviter tout risque d'accès inapproprié aux données relatives aux étudiant(e)s.

Q : Qu'arrive-t-il au rapport prévu si le rapport enregistré change ?

A : Si le rapport original est modifié et que les modifications sont enregistrées, le rapport prévu tiendra compte de ces changements. Par conséquent, prenez soin de ne pas perturber le reporting automatisé. Il est recommandé que les intégrations SFTP et de système 3rd-party utilisent un rapport enregistré qui est un rapport d’exportation d'« intégration » dédié.

Astuce : si vous souhaitez utiliser le rapport enregistré d’un autre utilisateur, nous vous recommandons de dupliquer ce rapport et de sauvegarder le double en tant que version prévue dédiée, comme décrit dans Analyse : Utiliser des rapports enregistrés.