Deaktivierung von Konten der Mitarbeiter des Career Services

Wenn ein Mitarbeiter der Career Services nicht mehr an Ihrer Hochschule tätig ist oder keinen Handshake-Zugang mehr benötigt, können Sie das Benutzerkonto deaktivieren.Es gibt zwei Möglichkeiten, den Zugang effektiv zu deaktivieren: archivieren eines Kontos oder löschen eines Kontos

Soll ich die Daten archivieren oder löschen?

Bei dieser Entscheidung kann es hilfreich sein, sich zu überlegen, welche Arbeitsabläufe davon betroffen sind, dass dieser Benutzer den Zugang zu Handshake verliert.

• Auf was hatte dieser Benutzer Zugriff oder was hat er verwaltet?
  
  • Für den Fall, dass der Datenschutz oder die Sicherheit ein Problem bei der Verhinderung des Zugriffs darstellt, bietet die Archivierung des Kontos den sofortigen Verlust des Zugriffs auf Handshake, was in sensiblen oder dringenden Situationen hilfreich ist. Sie können sich danach immer noch an unser Support-Team wenden, um die Löschung des Kontos zu beantragen.
• Muss ich über alle Termine berichten, die sie wahrgenommen haben, über Genehmigungen für Arbeitgeber-, Job- oder Vorstellungsgespräche auf dem Campus, über gemachte Erfahrungen oder Veranstaltungen/Messen usw.?
  
  • Die Archivierung eines Kontos bedeutet, dass alle Daten und Aktivitäten, die mit dem Konto verbunden sind, in Handshake aufbewahrt werden, so dass ein Höchstmaß an Genauigkeit in den relevanten Berichten gewährleistet ist.
  • Das Löschen des Kontos bedeutet, dass alle Aktivitäten und Daten des Benutzers dauerhaft aus Handshake und späteren Berichten entfernt werden.
• Hatte der betroffene Nutzer auch ein Konto bei einem Arbeitgeber auf dem Campus? Wenn ja, muss dieser Zugang ebenfalls geändert werden?
  • Wenn der Nutzer Eigentümer des Arbeitgeberkontos auf dem Campus ist und keinen Zugriff benötigt, muss diese Rolle an einen anderen Mitarbeiter weitergegeben werden, um das Unternehmensprofil und andere Mitarbeiter zu verwalten.
  • Wenn es sich um einen Recruiter handelt, können Sie in diesem Artikel erfahren, wie Sie dieses Konto deaktivieren können: Deactivating Recruiter Accounts

Weitere Überlegungen

Unabhängig davon, für welche Aktivierungsmethode Sie sich entscheiden, gibt es einige zusätzliche Überlegungen, die Sie anstellen sollten.

• Wenn der Benutzer Zugriff auf Importer hatte, empfehlen wir, sich an unser Support-Team zu wenden, um das Importer-Konto entfernen zu lassen.
• It's also a good idea to follow up with your Handshake Relationship Manager to update our contact lists to remove the user as necessary and add an updated contact in their place (for example if they were a point of contact for your institution or received fraud notifications). 
• Hatte der Benutzer noch andere spezielle Rollen, wie z. B. "Funktionseinstellungen verwalten"? Wenn ja, sollten Sie sicherstellen, dass diese Rolle in Zukunft von jemand anderem übernommen wird.
• Alle Aktionen, die am Career Services-Benutzerkonto vorgenommen werden, haben keine Auswirkungen auf andere bestehende Kontotypen (Student oder Arbeitgeber), die diese Person in Handshake hat.
• Wenn der Benutzer seinen Kalender synchronisiert hat, läuft er ab, sobald er archiviert wird.
  
  • Hinweis: Wenn der Benutzer zu einem späteren Zeitpunkt wieder eingesetzt wird, muss er seine 2-Wege-Synchronisierung erneut einrichten.
    

Archivierung eines Kontos 

Jeder Mitarbeiter von Career Services, der die Rolle Mitarbeiter verwalten hat, kann einen anderen Benutzer von Career Services archivieren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie zur Seite "Personalverwaltung" in den Einstellungen der Hochschule.

Sie können auf diese Seite zugreifen, indem Sie entweder oben rechts auf Ihren Namen klicken, Einstellungen der Hochschule wählen und dann Personalverwaltung, ODER indem Sie oben links auf den Namen Ihrer Hochschule klicken und dann oben rechts auf der Seite Ihrer Hochschule Bearbeiten und dann Personalverwaltung wählen. 

2. Suchen Sie den Mitarbeiter, den Sie archivieren möchten, und klicken Sie auf Verwalten ganz rechts neben seinem Namen, dann wählen Sie Benutzer bearbeiten aus der Liste.

3. Suchen Sie auf der sich ergebenden Seite unten nach "Archiv" und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben "Dieses Profil archivieren". Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Änderungen unten auf der Seite speichern, damit die Aktualisierung sofort wirksam wird.

Der Abschnitt HINWEIS ist für Studierende gedacht. Die Mitarbeiter des Career Service müssen nicht von der automatischen Synchronisierung ausgeschlossen werden, um diese Änderung zu verarbeiten.

Wenn Sie archivierte Mitarbeiter jederzeit einsehen möchten, können Sie deren Profile über die Seite Personalverwaltung in den Einstellungen der Hochschule aufrufen. Setzen Sie einfach ein Häkchen neben den Filter "Andere", um archiviertes Personal einzuschließen, und suchen Sie dann nach Namen oder durchsuchen Sie die Liste der Mitarbeiter.

Löschen eines Kontos

Wenn Sie das Konto des Mitarbeiters dauerhaft löschen lassen möchten, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.