Paramètres de l'école : rôles et autorisations du service carrière du personnel

Handshake vous permet de personnaliser les rôles et les autorisations de chaque utilisateur(rice) du service carrière de votre école.

Nous avons créé cette ressource pour fournir une explication réfléchie de chaque autorisation dans Handshake, et avons inclus une pièce jointe avec des suggestions de rôles pour chaque poste de service de carrière.

Note : les autorisations situées dans les paramètres de l'utilisateur(rice) ont des limites légèrement différentes de celles qu’elles font dans la page de gestion du personnel dans les paramètres de l'école. Veuillez consulter la répartition entre la page des rôles de utilisateur (rice) et la page de gestion du personnel sous chaque section concernée intitulée « rôles de l'utilisateur(rice) et page de gestion du personnel  ».

Aperçu de chaque rôle disponible dans Handshake avec ses autorisations

Poste

• Publier du contenu : le rôle « Publier du contenu » autorise les utilisateurs à accéder au flux et à utiliser Post Composer pour partager du contenu avec les étudiants sur le flux ! En savoir plus à ce sujet ici : EDU : publication et accès au contenu sur le flux

Terminologie de la page Rôles des utilisateurs et gestion du personnel

Étudiants(es)

• Candidatures : le rôle « candidatures » autorise la permission de faire toutes les actions hors du tab « candidatures », y compris l’inscription aux interviews des étudiants(es), accepter les interviews, l’extension des offres d'emploi et le téléchargement de cv.
• Expériences : le rôle « Expériences » permet aux membres du personnel de l'école de gérer et d’envoyer des autorisations pour les soumissions de suivi en entreprise de l'étudiant(e).
• Enquêtes d'insertion professionnelle : le rôle « enquêtes d'insertion professionnelle » permet aux membres du personnel de l'école de créer de nouvelles enquêtes d'insertion professionnelle et de gérer/signaler les enquêtes précédemment envoyées.
• Parcours personnalisés: Le rôle « Parcours personnalisés » permet aux membres du personnel de l'établissement de visualiser et de configurer des parcours personnalisés.
• Profils de l'étudiant(e)  : le rôle « profils de l'étudiant(e) » permet aux utilisateurs d’afficher les profils de l'étudiants(es) en fonction des autres rôles fournis.
  • Avec « Accès » uniquement, les utilisateurs ne peuvent pas rechercher les profils des étudiant(e)s dans Handshake, et n’ont pas accès à la section Gérer l'étudiant(e).
  • Avec le rôle « Gérer », les utilisateurs peuvent rechercher des étudiant(e)s dans Handshake, afficher les profils de l'étudiant(e) et effectuer toutes les tâches dans le tab d’évaluation de document.
    • • Note : même si un(e) utilisateur(rice) a le rôle « Gérer », il-elle ne sera pas en mesure d’afficher les informations du compte personnel des étudiants(es), et il n’aura pas la possibilité de créer de nouveaux comptes étudiants(es) sans le rôle Afficher les données sensibles de l'étudiant(e) fourni.

Communiquer

• Épingler à la page d’accueil étudiant(e) : le rôle « Épingles » permet aux utilisateurs de créer de nouvelles épingles et de gérer les épingles existantes à partir des paramètres de l'école.
• Ressources : le rôle « ressources » permet aux utilisateurs de créer et de modifier des ressources que l'étudiants(es) peut explorer.
• E-mails spécifiques : le rôle « e-mails spécifiques » permet aux utilisateurs de créer de nouveaux e-mails et d’examiner les e-mails qui ont été envoyés.
  
  • Note : tous les utilisateurs avec cette permission auront accès aux e-mails et aux labels étudiant(e) lors du choix de destinataires pour un e-mail ciblé, quelles que soient leurs autorisations sensibles de données de l'étudiant(e).

Horaires

• Rendez-vous
  • « Accès » donne aux utilisateurs la possibilité d’afficher et de modifier leurs propres rendez-vous.
  • « Gérer » permet aux utilisateurs d’afficher et de modifier tous les rendez-vous. Nous vous recommandons d’activer les autorisations de rendez-vous « Accès » si vous avez l’intention d’activer les autorisations « Gérer ».
    • Note : Les utilisateurs ont besoin des autorisations « Gérer » les rendez-vous pour pouvoir consulter les notes du personnel sur les rendez-vous d'autres conseillers.
      
    • Note : Si les utilisateurs disposent des autorisations « Accès » mais pas des autorisations « Gérer », ils ne pourront modifier que leurs propres rendez-vous. Ils ne pourront pas non plus modifier les catégories de rendez-vous, les supports de rendez-vous, les préférences de rendez-vous et les types de rendez-vous dans les paramètres de l'établissement.
• Forums carrière :
  • « Accès » donne aux utilisateurs la possibilité d’afficher tous les forums carrière à l’école. Les utilisateurs ne peuvent pas modifier le forum et ne peuvent pas gérer les factures.
  • Avec le rôle « Gérer », les utilisateurs peuvent créer des forums carrière et toutes les options de Booth et les options de forum carrière. Un rôle « Gérer » est nécessaire pour générer un code QR à des fins d’enregistrement. Quelqu’un avec le rôle « Gérer » peut également afficher, modifier et créer des enregistrements d’employeur, et gérer les factures en les marquant comme « payé(e)s » ou non.
    • Note : cela ne signifie pas qu’ils ont accès aux informations financières ; seul une école propriétaire peut s’inscrire avec le service de paiement en ligne Stripe.
• Evénements :
  • « Accès » permet aux utilisateurs d’afficher tous les evénements sur l'école sans apporter de modifications.
  • Avec le rôle « Gérer », les membres du personnel peuvent créer, publier, approuver, supprimer et modifier les evénements. Tous les utilisateurs du personnel de l'école peuvent afficher les listes de participants pour des evénements et ouvrir des kiosques d’enregistrement. Seuls les utilisateurs avec le rôle « e-mails spécifiques » peuvent envoyer des e-mails aux participants de l’événement.
    • Note : seuls les evénements hébergés soit par votre école, soit marqués comme hébergés « Sur Campus » seront en mesure d’être modifiés.
• Paramètres École : chambres : le rôle « Chambres » permet aux membres du personnel d’accéder à toutes les fonctionnalités du tab « Chambres ». Cela comprend l’ajout de bâtiments, l’ajout de chambres, la modification des bâtiments et des chambres, ainsi que la vérification des horaires des chambres.
  • Note : les utilisateurs sans ce rôle ne peuvent pas utiliser le tab « Chambres » dans les paramètres de l'école.

Messages

• Employeurs :
  • Le rôle « Accès » permet aux utilisateurs d’afficher les employeurs (de tous les statuts) sans la possibilité de les modifier.
  • Le rôle « Gérer » permet aux utilisateurs de créer des employeurs, de les approuver et/ou de modifier leurs rôles dans votre école.
• Horaires de l'entretien : le rôle « Accès » permet aux membres du personne l'école personnel d’utiliser les fonctionnalités du tab « Horaires de l'entretien ». Cela inclut la création, la modification et l’approbation des interviews. Ils peuvent également assigner des étudiants(es) aux interviews et mettre à la fois l'étudiants(es) et les recruteurs(euses) dans les créneaux de temps de l'entretien.
• Emplois :
  • le rôle « Accès » permet aux membres du personnel de l'école d’utiliser les fonctionnalités du tab « emplois ». Pensez à cela comme une lecture de toutes les autorisations sans être en mesure d’approuver ou de refuser les employeurs.
  • Le rôle « Gérer » comprend la possibilité d’afficher, d’approuver, de refuser, de modifier et de publier des emplois.
    • Note : les modifications d’un emploi n’ont aucune incidence sur la version de l'emploi affichée sur votre école. Les employeurs conservent le contrôle sur l’emploi d’origine, qui peut être affiché à plusieurs institutions. Les employeurs ont également la possibilité de ne pas permettre aux institutions d’apporter des modifications à leurs messages.

Données

• Analyse :
  • Le rôle « Accès » permettra aux utilisateurs d’afficher les tableaux de bord et tous les rapports prévus que vous avez créés.
  • Le rôle « Gérer » permettra aux utilisateurs de créer de nouveaux rapports personnalisés, d’afficher les rapports pré-intégrés et d’utiliser la fonction de rapport prévue.
• Enquêtes
  • « Accès » permet aux utilisateurs d’afficher les enquêtes dans leur école sans les questions et les réponses.
  • Le rôle « Gérer » fournit la permission de créer et de distribuer des enquêtes, et d’examiner leurs résultats. Ce rôle est nécessaire pour faire quoi que ce soit avec les enquêtes.
    • Note : étant donné que les enquêtes sont utilisées pour créer de nombreux champs personnalisés pour Handshake, il peut être prudent de donner ce rôle aux utilisateurs qui sont également impliqués dans les evénements, les forums carrière, les interviews et d’autres rôles de ce type qui utilisent des enquêtes pour personnaliser les formulaires.
      • Ce rôle est également nécessaire pour que les membres du personnel prennent toutes les enquêtes du personnel dans Handshake. Par exemple, si une enquête de post rendez-vous est jointe à un rendez-vous, ils auront besoin du rôle d’enquêtes afin de le compléter.

RESTRICTIONS DE DONNÉES

• Afficher le lancement du kiosque d’enregistrement : ce rôle permet aux utilisateurs de lancer des rendez-vous, des événements, des forums carrière, des planning d'entretiens ou la vérification générale dans le kiosque et de générer des codes QR pour l'enregistrement des événements et du salon.
  
  • Note : afin de lancer le kiosque d’enregistrement pour chacune des matières ci-dessus dans Handshake, l'utilisateur(rice) doit également avoir le rôle correspondant pour chaque matière (forums carrière, evénements, gérer ses propres/tous les rendez-vous, horaires d'entretien, etc.).
• Afficher les labels sur étudiants(es) : afin de gérer et d’afficher les labels étudiant(e), ce rôle devra être sélectionné. Sans ce rôle activé, les utilisateurs n’auront pas accès pour afficher/ajouter des labels étudiant(e) ou rechercher des labels étudiant(e) dans les filtres.
• Afficher les notes privées par personnel : ce rôle permet aux utilisateurs d’afficher les notes ajoutées au profils étudiant(e) par d’autres membres du personnel Handshake .
  • Note : pour afficher les notes associées aux rendez-vous, les utilisateurs auront besoin de l’autorisation « Gérer tous les rendez-vous ».
• Afficher les données sensibles du étudiant(e) : pour qu’un utilisateur(rice) puisse accéder aux données sensibles et modifier les champs sensibles, ce rôle devra être sélectionné. La désactivation de ce rôle supprimera toutes les données sensibles de la vue. Cela limite la possibilité de modifier les informations personnelles de l'étudiant(e) et d’afficher tous les filtres/champs qui incluent des documents qui ne sont pas marqués comme publics : informations personnelles (telles que l’adresse e-mail, le nom d’utilisateur, l’identifiant de la carte), l’enregistrement de l'étudiant(e) et du calendrier.
  • Note : pour accéder à certaines informations, vous devez également avoir l'autorisation de Voir en tant qu'étudiant(e)

Note : tous les utilisateurs avec la permission « e-mails spécifiques » auront accès aux e-mails de l'étudiant(e) et aux labels lors du choix de destinataires pour leur e-mail ciblé, quelles que soient les restrictions de données choisies.

Paramètres avancés

• Flux externes : le rôle « Flux externes » permet aux membres du personnel de l’école de créer de nouveaux flux externes dans les paramètres de l’école.
• Point de contact Handshake : ce rôle permet aux membres de l’équipe de recevoir des communications clés de notre équipe, qui peuvent inclure les mises à jour de cours, les demandes de contribution ou les appels à l’action. Par exemple, les e-mails incluent les mises à jour de produit, les annonces de campagne par e-mail, les délais webinaires et les invitations de l'événement.
• Labels : le rôle « Gérer les labels » permet aux utilisateurs de créer de nouveaux labels.
• Gérer les préférences de fonctionnalité : pour que les membres de l’équipe soient informés des mises à jour de produit et des campagnes d’e-mail clés. Gérer les boutons sur les nouvelles fonctionnalités d’origine. Nous recommandons que ces personnes aient également la permission « point de contact Handshake ».
• Gérer le profil de l'école : le rôle « Gérer le profil de l'école » donne accès pour gérer toute information sur le tab Détails dans les paramètres de l'école. Lorsque cette autorisation n’est pas cochée et que les utilisateurs cliquent sur « Paramètres de l’école » ou « Modifier » à partir de la page de l’école, ils verront une erreur qui indique « Vous n’avez pas la permission de modifier les détails de l’école. Veuillez contacter votre administrateur local si vous avez besoin de le faire ».
• Gérer le personnel : le rôle « Gérer le personnel » permet aux utilisateurs de changer les rôles d’autres membres du personnel à l’université.
• Paiements : le rôle « Gérer les préférences de paiement » permet aux utilisateurs d’accéder à la section Préférences de paiement dans les paramètres de l’école. C’est là où les membres du personnel peuvent configurer les paiements par carte de crédit.
• Sso : le rôle « Gérer les paramètres sso » fournit l’accès pour modifier/gérer la page de configuration unique en libre-service pour votre école, située sous Paramètres de l'école. Cela est souvent accordé à un point de contact informatique et devrait être utilisé avec précaution
• Voir comme un(e) étudiant(e) : ce rôle permet aux membres du personnel d’afficher le site en tant qu'étudiant(e). Il s’agit d’un rôle très important, car pendant que cela se produit, le membre du personnel est effectivement connecté au profil de l'étudiant(e). Tout ce qu’ils font en regardant comme cet étudiant(e) est en réalité fait par cet(te) étudiant(e) sur Handshake.
  • Note : vous ne serez pas en mesure d’accéder à certaines informations sur le profil d’un(e) étudiant(e), sauf si vous avez également la permission Afficher les données de l'étudiant(e) sensibles.

Autres paramètres

• Profil public : un jumelage en tant que membre du personnel public sur votre page institutions
• Après avoir approuvé un employeur, attribuez-le moi : attribuez toutes les autorisations d’employeur que vous acceptez vous-même

Gérer les rôles des membres du personnel

1. Cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit de l’écran, puis cliquez sur Paramètres de l’école
2. Cliquez sur Gestion du personnel dans le menu à gauche de la page
3. À partir de cette page, vous pouvez ajouter un nouvel utilisateur du service carrière et gérer vos membres du personnel existants

Pour ajouter un(e) nouvel(le) utilisateur(rice) duservice carrière , cliquez sur Ajouter un membre du personnel pour créer son compte et fournir les rôles nécessaires.

Pour personnaliser les rôles d’un(e) utilisateur(rice) déjà existant(e), localisez son nom dans la liste et cliquez sur la liste déroulante Gérer sur le côté droit, cliquez sur Modifier l'utilisateur(rice).

Localisez le tab des rôles dans le menu à gauche de la page pour effectuer toutes les mises à jour personnalisées nécessaires.

Suggestions pour les postes de service carrière avec des rôles

Consultez notre feuille de Google liée pour des suggestions sur les rôles recommandés pour chaque membre du personnel dans Handshake : carte du type de rôle par poste de service carrière. Nous vous recommandons également de marquer ce lien au lieu de télécharger la feuille, car les rôles disponibles peuvent changer à l’avenir !