Les types de rendez-vous sont le deuxième niveau d'association de rendez-vous. Les types de rendez-vous actifs sont visibles pour les étudiants(es) tant qu’au moins un membre du personnel a ajouté le(s) type(s) dans leurs paramètres de l'utilisateur(rice).
Configurer et gérer les types de rendez-vous dans les paramètres de l'école :
- Ajouter un nouveau type de rendez-vous
- Modifier un type de rendez-vous existant
- Supprimer un type de rendez-vous
- Archiver un type de rendez-vous
Cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit de Handshake, cliquez sur Paramètres de l’école, puis sur Types de rendez-vous dans le menu à gauche de la page.
Astuce : utilisez les filtres ou la recherche par mots-clés en haut de la page pour restreindre les types affichés !
Ajouter un nouveau type de rendez-vous
Pour créer de nouveaux types de rendez-vous qui représentent les types de rendez-vous disponibles pour les étudiants(es), suivez les étapes ci-dessous.
1. Cliquez sur le bouton bleu Ajouter un type de rendez-vous en haut de la page.
2. Entrez les détails de ce type de rendez-vous. Les conseillers(ères) ajouteront des types de rendez-vous à leurs profils d'utilisateur(rice), de sorte que ces informations devraient représenter les rendez-vous que les conseillers(ères) mèneront.
- Nom : devrait décrire ce rendez-vous
- Description : aide les étudiants(es) à choisir le bon type de rendez-vous
-
Durée : la durée du rendez-vous en minutes
- Note : étant donné que chaque utilisateur(rice) aura des types de rendez-vous connectés à son compte, cela sera important lors de la configuration des blocs disponibles pour prendre des rendez-vous
- Rendez-vous ouverts maximums : le nombre maximum de rendez-vous prévus (futurs, non terminés) qu’un(e) étudiant(e) peut avoir de ce type.
-
Catégorie : la/les catégorie(s) sous lesquelles ce rendez-vous devrait être organisé
- Note : si vous ne le savez pas encore, vous pouvez toujours le mettre à jour à un autre moment
- Sans rendez-vous activé : cochez cette case si les étudiants(es) peuvent entrer dans votre bureau pour ce type
3. Cliquez sur le bouton bleu Suivant pour passer à l’étape suivante.
La page suivante donne la possibilité de connecter des enquêtes à ce type de rendez-vous. Ces enquêtes devraient être créées dans la section enquêtes de Handshake : veuillez vous référer à Création et test d’enquêtes pour plus d’informations.
Pour chaque option d'enquête, sélectionnez les enquêtes souhaitées dans le(s) menu(s) déroulant(s).
Vous avez également la possibilité de partager un message personnalisé avec l'étudiant(e).
- Enquêtes de pré-rendez-vous : ces questions supplémentaires seront incluses dans le processus d'inscription pour ce rendez-vous. Le message sera envoyé comme confirmation une fois que le rendez-vous demandé par l'étudiant(e) sera approuvé.
- Enquêtes de post rendez-vous : ces enquêtes et ce message seront envoyés ensemble une fois le rendez-vous terminé. Il faut cliquer sur le bouton Terminer le rendez-vous (sur la page aperçu du rendez-vous, ou la page de modification) pour que cela soit envoyé à l'étudiant(e)
- Personnel membre enquêtes : ces enquêtes sont incluses dans les options de notes de rendez-vous et sont un excellent moyen de suivre les questions fréquentes pour certains types de rendez-vous
4. Cliquez sur le bouton bleu Suivant pour passer à la dernière étape
Si vous souhaitez que tous/toutes les étudiants(es) puissent sélectionner ce type de rendez-vous, vous ne devriez choisir aucune qualification.
Si vous souhaitez définir les qualifications pour les étudiants(es) afin d’afficher et de sélectionner ce type, vous pouvez le faire sur cette page.
- L’année de l'école : les étudiants(es) avec l’année de l'école choisie seront en mesure de planifier avec ce type de rendez-vous
- Cours individuels : limitez ce type de rendez-vous à des cours spécifiques à votre école
- Groupes de majeures : cliquez sur les groupes de majeures en bleu pour faire apparaître une case avec une liste à partir de laquelle vous pouvez choisir les groupes de majeures
- Facultés : sélectionnez facultés connectées à votre école dans Handshake. Pour plus d’informations, reportez-vous aux Paramètres de l’école : informations sur la pandémie
- Labels requis : les labels ajoutés au profil d’un(e) étudiant(e) pour pouvoir choisir ce type de rendez-vous
- Carrière : sélectionnez les clusters de carrière associés aux profils des étudiants(es)
4. Cliquez sur le bouton vert Créer un type de rendez-vous dans le coin inférieur droit pour sauvegarder ce nouveau type de rendez-vous.
Modifier un type de rendez-vous existant
Pour plus d’informations sur l’un des champs lors de la modification, veuillez vous référer à la section ci-dessus pour ajouter un nouveau type !
1. Cliquez sur le bouton Modifier dans le coin inférieur droit de la page pour modifier le type de rendez-vous
2. Sur la première page, vouspouvez :
- ajouter/supprimer les Détails du type de rendez-vous
- joindre ou supprimer les enquêtes ci-jointes
- ajouter des messages pour que le système envoie des infos relatives à ce type de rendez-vous
3. Cliquez sur le bouton bleu Suivant, ou cliquez sur l'onglet Exigences, au bas de la page pour ajouter ou supprimer les qualifications qu’un(e) étudiant(e) doit avoir afin de demander ce type.
4. Une fois que vous aurez terminé la modification du type de rendez-vous, sélectionnez le bouton bleu Enregistrer les modifications dans le coin inférieur droit pour enregistrer vos modifications.
Note : si aucune modification n’a été effectuée, il ne sera pas possible de cliquer sur le bouton Enregistrer les modifications.
Supprimer un type de rendez-vous
1. Cliquez sur le bouton Modifier dans le coin inférieur de la page pour supprimer le type de rendez-vous.
2. Dans le coin supérieur droit de la page se trouve le bouton Actions avec une flèche pointant vers le haut Cliquez sur le bouton pour accéder à une sélection contextuelle de Supprimer et Archiver.
Cliquez sur Supprimer pour supprimer le type de rendez-vous.
Les types de rendez-vous supprimés ne seront pas en mesure d’être récupérés. À l'avenir, si vous avez besoin de ce type, nous vous recommandons d’archiver plutôt le type de rendez-vous.
Note : s’il y a des rendez-vous existants liés au type de rendez-vous que vous souhaitez supprimer, vous devrez d’abord modifier manuellement le(s) rendez-vous existant(s) et changer le type en autre chose. Une fois que vous aurez terminé cela, vous serez en mesure de supprimer le type avec succès.
Archiver un type de rendez-vous
Si vous souhaitez archiver le type de rendez-vous au lieu de le supprimer (par exemple, s’il y a beaucoup de rendez-vous liés qui prendront trop de temps à modifier), vous pouvez utiliser les mêmes étapes que ci-dessus pour supprimer un type, puis choisir Archiver au lieu de Supprimer.
Archiver au lieu de supprimer peut également être utile pour la précision du reporting, si vous avez des rendez-vous existants !
Meilleures pratiques : plus tard, pour identifier facilement un type de rendez-vous archivé, ajoutez le mot « archivé » au nom du type de rendez-vous avant de l'archiver. Assurez-vous de sauvegarder la modification du nom, puis sélectionnez Archiver.
Si vous souhaitez vérifier les types de rendez-vous archivés, utilisez le filtre « Autre », puis cliquez sur « Inclure archivé(s) ».