Die Erstellung einer Personaldatei ist der schnellste Weg, Ihre Mitarbeitenden im Handshake-System Ihres Career Services-Systems hochzuladen und zu aktualisieren. In diesem Artikel werden alle Felder erläutert, die in einer Upload-Datei für Mitarbeitendeenthalten sein können, welche Felder erforderlich sind und welche empfohlen werden sowie die Formatierung, die verwendet werden muss.
Um zu beginnen, laden Sie die in diesem Artikel verknüpfte Beispieldatei herunter — sie enthält alle verschiedenen Felder, die Sie verwenden können. Sie werden feststellen, dass jedes Feld seine eigene Spalte hat — stellen Sie sicher, dass die einzelnen Spaltenüberschriften genau übereinstimmen! Wenn eine Spaltenüberschrift in Ihrer Datei nicht die gleiche ist wie in unserem Beispiel, ist Handshake nicht in der Lage, sie zu erkennen, und sie wird ignoriert! Wir empfehlen Ihnen, die Beispieldatei zu kopieren und in ein leeres Excel-Blatt einzufügen, um sicherzustellen, dass die Formatierung Ihrer Spaltenüberschriften korrekt ist.
Erforderliche Felder:
Jede Personaldatei, die Sie hochladen, muss diese drei Felder haben (vier, wenn Sie neue Benutzerinnen oder Benutzer hinzufügen). Lassen Sie uns über die einzelnen Felder sprechen.
E-Mail-Adresse: Mit ihr authentifiziert sich jede Benutzerin und jeder Benutzer bei der Anmeldung im Handshake-System. Es ist ein erforderliches Feld, die meisten Datei-Importe benötigen die E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse *muss* im Handshake-System einzigartig sein — sie darf nicht dupliziert werden.
Benutzername: Er ist die Konto-Kennung, der „Anker“ des Kontos. Er muss in Ihrer Institution zu 100 % einzigartig sein und darf sich nicht ändern. Wir empfehlen die jeweilige Personalnummer (oder eine andere Kennung, die bei einer Änderung des Namens / der E-Mail-Adresse nicht aktualisiert werden muss).
Benutzer-Typ: Dieses Feld ist bei einer Personaldatei immer „Career Services“. Hinweis: Dieser Wert muss in GROSSBUCHSTABEN geschrieben werden und muss im Plural stehen.
Vorname: Der Vorname der oder des Mitarbeitenden. Dieses Feld ist bei neuen Career Services-Profilen erforderlich.
Empfohlene Felder:
Diese Felder werden empfohlen, sind aber nicht notwendig. Sie können auswählen, welche Felder enthalten sein sollen. Die folgende Liste gibt Ihnen einige Informationen zu den einzelnen Feldern. Je mehr Felder Sie hinzufügen, desto detaillierter werden die Profile Ihrer Mitarbeitenden bei der ersten Anmeldung sein. Sie können diese Felder immer bei einem späteren Datei-Upload hinzufügen, sie manuell eingeben oder Sie können Ihre Mitarbeitenden diese Felder auch selbst aktualisieren lassen.
Nachname: Nachname der oder des Mitarbeitenden
Bevorzugter _ Name: Der von der oder dem Mitarbeitenden bevorzugte Name. Fügen Sie KEINEN Nachnamen hinzu — dieses Feld gilt nur für den bevorzugten Vornamen.
Mittel-Name: Der Mittelname der oder des Mitarbeitenden.
Biografie: Die Biografie der oder des Mitarbeitenden.
Mobilfunk-Nummer: Die Telefonnummer der oder des Mitarbeitenden.
Deaktiviert: Boolesches Feld, das entweder RICHTIG oder FALSCH akzeptiert (Groß- und Kleinschreibung). Dieses Feld kann verwendet werden, wenn Sie Konten von Mitarbeitendenarchivieren möchten. Dieses Feld kann verwendet werden, um große Mengen von Mitarbeitenden-Kontenzu aktualisieren, die nicht mehr an Ihrer Institution arbeiten und die keinen Zugriff als Mitarbeitendemehr auf die Plattform haben sollten.
Funktionsbezeichnung: Die verschiedenen Funktionen (oder Berechtigungen), die Sie den Benutzerinnen und Benutzern geben möchten. Die Liste der akzeptierten Funktionsbezeichnungen ist unten aufgeführt. Sie können für die einzelnen Mitarbeitenden so viele dieser Funktionsbezeichnungen hinzufügen wie nötig, aber wenn Sie bei einzelnen Mitarbeitenden mehrere Rollen hinzufügen, müssen sie durch Semi-Colon getrennt werden. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Funktionsbezeichnungen in Handshake funktionieren, lesen Sie in diesem Artikel.
Hinweis: Funktionsbezeichnungen können zu Konten von Mitarbeitenden in Handshake über den Importer hinzugefügt werden, aber sie können nicht entfernt werden. Die Entfernung einer Funktionsbezeichnung muss unter dem Konto der oder des Mitarbeitenden manuell durchgeführt werden.
Anwendungen: Die Funktionsbezeichnung „Anwendungen“ ermöglicht es Mitarbeitenden, alle Funktionen unter dem Tab „Anwendungen“ zu verwenden; Studierende für Interviews anzumelden, sie für Interviews zu akzeptieren, Job-Angebote zu erweitern und Lebensläufe herunterzuladen.
Artikel: Die Funktion „Artikel“ gewährt die Erlaubnis, Artikel unter der Registerkarte „Ressourcen“ zu erstellen/zu aktualisieren.
Karrieremessen: Die Funktion „Karrieremessen“ gewährt Zugriff auf alle Funktionen der Registerkarte „Karrieremessen“. Sie ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, sich für Karrieremessen zu registrieren und Rechnungen für die Teilnahme zu bezahlen.
Arbeitgeber-Genehmigungen: Die Funktion „Arbeitgeber-Genehmigungen“ ermöglicht es Mitarbeitenden, Arbeitgeber-Genehmigungen an Ihrer Institution zu verwalten. Hinweis: Mitarbeitende können Arbeitgeber ohne diese Funktionsbezeichnung sehen, können aber nicht Genehmigungen ändern oder neue Arbeitgeber genehmigen.
Veranstaltungen: Die Funktion „Veranstaltungen“ ermöglicht es Mitarbeitenden, Veranstaltungen zu posten, zu genehmigen, zu löschen und zu bearbeiten. Alle Mitarbeitenden der Universität können als Benutzerin oder Benutzer die Liste der Teilnehmer an Veranstaltungen sehen und Check-in-Kiosks öffnen. Nur Benutzer mit der Funktionsbezeichnung „Mass-E-Mails“ können Mass-E-Mails an Teilnehmer von Veranstaltungen senden.
Erlebnisse: Die Funktion „Erlebnisse“ bietet MitarbeitendenZugriff auf die Registerkarte „Erlebnisse“. Dazu gehört der Zugriff auf alle Anfragen zu Erlebnissen, die von Studenten in ihrer Hochschule eingereicht werden, zu sehen/zu genehmigen.
Erkunden Sie Einsichten: Die Funktion „Einsichten erkunden“ bietet Mitarbeitenden Zugriff auf die Funktion „Einsichten erkunden" unter der Registerkarte „Analytics“. Dazu gehört die Erstellung/Änderung von Berichten unter einem der verfügbaren Explorer-Berichte.
Externe Feeds: Die Funktion „Externe Feeds“ bietet Mitarbeitenden Zugriff auf die Registerkarte „Externe Feeds“ unter den Hochschul-Einstellungen. Dazu gehört die Möglichkeit, externe Feeds hinzuzufügen/zu bearbeiten.
Umfragen zum ersten Ziel: Die Funktion „Umfrage zum ersten Ziel“ bietet Mitarbeitenden Zugriff auf die Registerkarte „Erstes Ziel“ und enthält die Möglichkeit, neue erste Zielumfragen hinzuzufügen und bestehende FDS-Daten (Empfänger, Antworten usw.) zu bearbeiten.
Handshake-Kontaktstelle: Die Funktion „Handshake Kontaktstelle“ listet die oder denMitarbeitenden als öffentliche Kontaktstelle der Hochschule auf. Dies ist für Studenten und genehmigte Arbeitgeber auf Handshake sichtbar.
Interviewpläne: Die Funktion „Interviewpläne“ ermöglicht es Mitarbeitenden, alle Funktionen unter der Registerkarte „Interviewpläne“ zu verwenden. Dazu gehören die Erstellung, die Bearbeitung und die Genehmigung von Interviews. Sie können Studierenden auch Interviews zuweisen und sowohl Studierende als auch Personalverantwortlichen in Interview-Zeitfenster einfügen.
Jobs: Die Funktion „Stellenanzeigen“ ermöglicht es Mitarbeitenden, alle verfügbaren Funktionen unter der Registerkarte „Stellenanzeigen“ zu verwenden Dazu gehört die Möglichkeit, Stellen zu genehmigen, abzulehnen, zu bearbeiten und einzustellen. Hinweis: Änderungen an einer Stelle wirken sich nur auf die Version der Stelle aus, die an Ihrer Hochschule ausgeschrieben .wurde. Arbeitgeber behalten die Kontrolle über die ursprüngliche Stelle, die bei vielen Hochschulenausgeschrieben werden kann.
Starten Sie den Check-in-Kiosk: Die Funktion „Check-in-Kiosk starten“ ermöglicht es Mitarbeitenden, auf den Check-in-Kiosk zuzugreifen — dies ist dann unter Karrieremessen, Veranstaltungen, Terminen, Interviewplänen und ersten Zielumfragen verfügbar.
Verwalten Sie alle Termine: Die Funktion „Alle Termine verwalten“ ermöglicht es Mitarbeitenden, alle Termine, die in der Hochschule geplant sind, zu sehen/zu verwalten.
Funktionspräferenzen verwalten: Die Funktion „Funktionspräferenzen verwalten“ bietet Mitarbeitenden Zugriff auf die Registerkarte „Funktionspräferenzen“ unter Hochschul-Einstellungen. Dazu gehören Zugriff auf die Genehmigung neuer Feature-Versionen und Aktivierungs-E-Mail-Kampagnen.
Labels verwalten: Die Funktion „Labels verwalten“ ermöglicht es Mitarbeitenden, Labels für ihre Hochschule zu erstellen/zu bearbeiten.
Eigene Termine verwalten: Die Funktion „Eigene Termine verwalten“ ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre eigenen geplanten Termine zu sehen/zu verwalten. Sie bietet keinen Zugriff auf die Termine anderer Mitarbeitender in Handshake.
Zahlungseinstellungen verwalten: Die Funktion „Zahlungseinstellungen verwalten“ bietet Mitarbeitenden Zugriff auf die Registerkarte „Zahlungseinstellungen“ unter den Hochschul-Einstellungen. Dazu gehört der Zugriff auf das Hinzufügen/Ändern des Anbieters, der eine Hochschule für Zahlungen für ihre Karrieremesse/ Veranstaltungen verwendet.
Verwalten Sie die Hochschul-Seite: Die Funktion „Hochschulseite verwalten“ bietet Mitarbeitenden Zugriff auf die Registerkarte „Details“ unter den Hochschul-Einstellungen. Sie bietet auch Zugriff auf die Hochschul-Übersichtsseite und die Bearbeitung/Aktualisierung des Hochschul-Banners und des -Logos.
Verwalten Sie die SSO-Einstellungen: Die Funktion „SSO-Einstellungen verwalten“ bietet Mitarbeitenden Zugriff auf die Registerkarte „SSO-Einstellungen“ unter Hochschul-Einstellungen. Dazu gehört der Zugriff auf die Konfiguration der SSO-Integration einer Hochschule oder auf die notwendigen Updates/Migrationen.
Mitarbeitende verwalten: Die Funktion „Mitarbeitende verwalten“ ermöglicht es Mitarbeitenden, die Funktionen anderer Mitarbeitender der Hochschule zu ändern und welche Berechtigungen erteilt wurden.
Studierenden verwalten: Die Funktion „Studierende verwalten“ ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, die Registerkarte „Studierende verwalten“ zu sehen und einzelne Konten von Studierenden zu sehen. Sie bietet auch Zugriff auf Groß- und Kleinschreibung-Labels auf Konten von Studierenden unter der Registerkarte „Studierende verwalten“.
Mass-E-Mails: Die Funktion „Mass-E-Mails“ bietet Mitarbeitenden Zugriff auf die Mass-E-Mails und die Zielfunktionen von E-Mails unter der Registerkarte „E-Mails“.
Pins: Die Funktion „Pins“ ermöglicht es Mitarbeitenden, Veranstaltungen/Karrieremessen/usw. an das Handshake-Dashboard der einzelnen Studierenden anzuheften, was bei der Anmeldung oben auf ihrer Konto-Seite sichtbar sein wird.
Berichte: Die Funktion „Berichte“ bietet Mitarbeitenden Zugriff auf die Registerkarte „Analytics“ . Sie bietet Zugriff auf grundlegende Berichte/Dashboards, enthält aber nicht die Funktion „Explorer-Einsichten" (dies ist eine separate Funktion, die oben aufgeführt ist).
Zimmer: Die Rolle „Zimmer“ bietet Mitarbeitende-Mitglieder Zugriff auf die Tab „Zimmer“ unter den Hochschule-Einstellungen. Dies ermöglicht es Mitarbeitende-Mitgliedern, Zimmer hinzuzufügen/zu bearbeiten, die für Termine/Interviewpläne verwendet werden.
Vertrauliche Studierende-Datenrechte: Die Rolle „sensible Studierende-Datenrechte“ bietet Mitarbeitenden Zugriff auf Identifikationsdaten von Studierenen (wie auth_ identifier und Benutzername auf dem Konto einer oder eines Studierenden).
Umfragen: Die Funktion „Umfragen“ bietet Mitarbeitenden Zugriff auf alle Funktionen innerhalb der Registerkarte „Umfragen“ in Handshake.
Upload-Anhänge: Die „Upload-Anhänge“ bietet Mitarbeitenden Zugriff, um Anhänge zu Artikeln in Handshake wie Karrieremessen/Veranstaltungen/usw. hochzuladen.
Anzeigen als Studierende: Die Funktion „Als Studierende anzeigen“ ermöglicht es Mitarbeitenden, alle Studierenden, die mit der Hochschule verbunden sind, zu sehen.
Geteilte Hinweise anzeigen: Die Funktion „Geteilte Hinweise anzeigen“ bietet Mitarbeitenden Zugriff, um alle Hinweise zu sehen, die mit Studierenden-Konten verbunden sind, die die institutionelle Datenschutzeinstellung haben (und nicht die individuelle Datenschutzeinstellung, die nur für die Erstellerin oder den Ersteller des Hinweises sichtbar ist).
So laden Sie Personaldatei hoch:
- Sobald die Datei vorbereitet ist, löschen Sie alle Anweisungen, damit die Felder die obere Zeile bilden.
- Klicken Sie auf Datei > Speichern unter > UTF-8 codiert CSV.
- Verwenden Sie das Importer-Tool, um Ihre Termine hochzuladen/zu bearbeiten.
- Sie müssen den Stellentyp = Mitarbeitende verwenden.
Mitarbeitende zu Handshake einladen:
Sobald Sie Ihre Mitarbeitenden auf Handshake hochgeladen haben, werden ihnen Handshake-Konten zur Verfügung gestellt. Es werden jedoch keine Mitteilungen an Ihre Mitarbeitenden gesendet, dass sie ein Konto haben. Dies ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Mitarbeitenden auf einmal hochzuladen und dann den Zugriff auf Ihren eigenen Zeitplan einzuführen. Wenn Sie bereit sind, sich bei Ihren Mitarbeitenden anzumelden, können Sie sie anleiten, um diese Schritte zu befolgen, um auf ihre Konten zuzugreifen:
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Navigieren Sie zu Ihrer Handshake-Login-Seite
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Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein (verwenden Sie NICHT die SSO-Option)
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Sie werden aufgefordert, ein Passwort einzurichten und erhalten dann Zugriff auf Ihr Konto.