Die Erstellung einer Personaldatei ist der schnellste Weg, um Ihre Career-Services-MitarbeiterInnen in Ihr Handshake-System hochzuladen und zu aktualisieren. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Felder Sie in eine MitarbeiterInnen-Datei hochladen können, welche Felder erforderlich bzw. empfohlen sind und welche Formatierung Sie verwenden müssen.
Um zu beginnen, laden Sie die Beispieldatei herunter, die in diesem Artikel verlinkt ist – sie enthält alle verschiedenen Felder, die Sie verwenden können. Sie werden feststellen, dass jedes Feld seine eigene Spalte hat. Stellen Sie sicher, dass jede Überschrift genau übereinstimmt! Wenn eine Kopfzeile in Ihrer Datei nicht mit der in unserem Beispiel übereinstimmt, kann Handshake sie nicht identifizieren, und sie wird ignoriert. Wir empfehlen Ihnen, die Beispieldatei zu kopieren und in eine leere Excel-Tabelle einzufügen, um sicherzustellen, dass die Formatierung Ihrer Kopfzeilen korrekt ist.
Sie können diese Felder jederzeit bei einem späteren Datei-Upload einbeziehen, sie manuell eingeben oder Ihre MitarbeiterInnen diese Felder selbst aktualisieren lassen.
Verfügbare Felder zum Importieren einer Career Services MitarbeiterInnen-Datei
Herunterladen einer Beispiel-Career-Services-MitarbeiterInnen-CSV-Datei
Die unten aufgeführten Felder sollten wie abgebildet formatiert und als CSV-Datei gespeichert werden. Spaltenüberschriften unterscheiden zwischen Groß- und Kleinschreibung und sollten in Kleinbuchstaben geschrieben werden. Wenn eine Ihrer Überschriften von der unten aufgeführten Formatierung abweicht, wird sie von der Importfunktion nicht erkannt und übersprungen. Wir empfehlen Ihnen, sich die oben verlinkte Beispieldatei anzusehen, um die korrekte Formatierung der Kopfzeilen sicherzustellen.
Erforderliche Felder: Die als erforderlich markierten Spaltenüberschriften müssen in der Datei enthalten sein. Die als kann nicht leer sein markierten Spaltenwerte müssen ausgefüllt werden. Spaltenwerte, die nicht erforderlich sind, können leer gelassen werden – dies löscht keine vorhandenen Daten in diesem Feld.
Optionale Felder: Sie können alle Überschriften oder Werte, die nicht als erforderlich markiert sind, weglassen – dadurch werden keine vorhandenen Daten in diesem Feld gelöscht.
| Spaltenüberschrift | Wert der Spalte |
|---|---|
| email_Adresse *erforderlich |
Die E-Mail Adresse des NutzersIn für die Handshake-Authentifizierung. Die E-Mail *muss* in Handshake eindeutig sein - sie kann nicht dupliziert werden. *Kann nicht leer sein |
| Nutzername *erforderlich |
Dies ist die Kennung des Kontos oder der "Anker" des Kontos. Dies sollte eine eindeutige Kennung für Ihre Institution sein, die sich nie ändert. Wir empfehlen, die ID-Nummer eines Mitarbeiters/einer MitarbeiterIn oder eine andere Kennung zu verwenden, die bei einer Namens- oder E-Mail-Änderung nicht aktualisiert wird. *Kann nicht leer sein |
| Benutzer_Typ *erforderlich |
Dies wird immer "Career Services" sein. Bitte beachten Sie, dass dieser Wert großgeschrieben und im Plural geschrieben werden muss, wie unten aufgeführt:Career Services
|
| vorname *erforderlich |
Der Name des/der MitarbeiterInnen. Dieses Feld istErforderlich für neue Profile von Career Services. |
| auth_identifier | Die Kennung des Mitarbeiters/der MitarbeiterIn, die für die SSO-Anmeldung erforderlich ist. Dies ist das Attribut, das in den SSO-Einstellungen Ihrer Institution eingerichtet ist. |
| letzter_name | Der Name des/der MitarbeiterInnen. |
| bevorzugter_name | Der bevorzugte Name des/der MitarbeiterInnen. Geben Sie NICHT den Nachnamen an - dieses Feld ist nur für den bevorzugten Vornamen vorgesehen. |
| mittlerer_name | Der zweite Vorname der MitarbeiterInnen. |
| Bio | Die Biographie der MitarbeiterInnen. |
| handy_nummer | Die Telefonnummer der MitarbeiterInnen. |
| deaktiviert |
Dieses Feld kann verwendet werden, wenn Sie MitarbeiterInnen-Konten archivieren möchten. Auf diese Weise können Sie Konten von MitarbeiterInnen, die nicht mehr in Ihrer Institution beschäftigt sind und keinen Zugang mehr zur Plattform haben sollten, in großen Mengen aktualisieren. Muss boolesche Werte verwenden (Groß- und Kleinschreibung beachten): WAHR |
| rollen_namen | Die verschiedenen Rollen (oder Berechtigungen), die Sie dem/der NutzerIn von Career Services zuweisen möchten. Die Liste der akzeptierten Rollenwerte ist unten aufgeführt. Sie können für jeden MitarbeiterInnen so viele dieser Rollen angeben, wie Sie benötigen. Wenn Sie jedoch mehrere Rollen angeben, müssen diese als eindurch Semikolon getrennte Liste. Mehr über die Funktionsweise von Positionen in Handshake erfahren Sie unterInstitutionen Einstellungen: Career Services MitarbeiterInnen Positionen und Berechtigungen. |
- Positionen können über den Import hinzugefügt, aber nicht entfernt werden: Das Entfernen von Positionen muss manuell in den Benutzerkontoeinstellungen der jeweiligen MitarbeiterInnen erfolgen.
- Bewerbungen: Diese Rolle ermöglicht es MitarbeiterInnen, alle Funktionen des Tabs "Bewerbungen" zu nutzen, z. B. Studierende für Interviews anzumelden, sie einzuladen, ihnen Jobangebote zu unterbreiten und Lebensläufe herunterzuladen.
- Artikel: Die Rolle "Artikel" erlaubt es, Artikel unter dem Tab "Ressourcen" zu erstellen und zu aktualisieren.
- Karrieremessen: Diese Rolle gewährt Zugriff auf alle Funktionen des Tabs "Karrieremessen". NutzerInnen können sich registrieren und Rechnungen für die Teilnahme bezahlen.
- Genehmigungen durch ArbeitgeberInnen: MitarbeiterInnen können mit dieser Rolle ArbeitgeberInnen genehmigen oder Änderungen an Genehmigungen vornehmen. Ohne diese Rolle können sie ArbeitgeberInnen nur einsehen.
- Events: Diese Rolle erlaubt es, Events zu posten, zu genehmigen, zu löschen und zu bearbeiten. Alle MitarbeiterInnen können Teilnehmerlisten einsehen, jedoch können nur NutzerInnen mit der Rolle "Massenmails" Mails an TeilnehmerInnen versenden.
- Experiences: Diese Rolle gibt Zugriff auf den Tab "Experiences", um Anträge von Studierenden einzusehen und zu genehmigen.
- Einblicke entdecken: Mit dieser Rolle können Berichte im Tab "Analytics" erstellt und bearbeitet werden.
- Externe Feeds: NutzerInnen haben Zugriff auf den Tab "Externe Feeds" in den Einstellungen der Institutionen und können Feeds hinzufügen/bearbeiten.
- Berufseinstiegsumfragen: Diese Rolle ermöglicht das Hinzufügen und Bearbeiten von Berufseinstiegsumfragen und deren Daten.
- Handshake-Anlaufstelle: Diese Position listet MitarbeiterInnen als AnsprechpartnerInnen für Studierende und genehmigte ArbeitgeberInnen.
- Interview-Zeitpläne: Ermöglicht das Erstellen, Bearbeiten und Genehmigen von Interview-Zeitplänen sowie die Zuordnung von Interview-Slots.
- Jobs: Diese Rolle erlaubt die Bearbeitung und Genehmigung von Jobs. Änderungen wirken sich nur auf die Version der Stelle in der eigenen Institution aus.
- Check-In Kiosk starten: Gibt Zugriff auf den Check-In-Kiosk für Events, Zeitpläne und Umfragen.
- Beratungsgespräche verwalten: Es können alle Beratungsgespräche der Institution eingesehen und verwaltet werden.
- Label verwalten: Ermöglicht das Erstellen und Bearbeiten von Labels für die Institution.
- Zahlungspräferenzen verwalten: Gibt Zugriff auf die Zahlungspräferenzen in den Institutionseinstellungen.
- Institutionen verwalten: Ermöglicht das Bearbeiten von Details der Institution, einschließlich Logo und Banner.
- SSO-Einstellungen verwalten: Gibt Zugriff auf die Konfiguration der SSO-Integration.
- MitarbeiterInnen verwalten: Ermöglicht das Bearbeiten der Positionen und Berechtigungen anderer MitarbeiterInnen.
- Studierende verwalten: Gibt Zugriff auf die Registerkarte "Studierende verwalten", um Labels hinzuzufügen oder zu entfernen.
- Massenmails: Diese Rolle erlaubt das Versenden von Massenmails über den Tab "E-Mails".
- Berichte: Ermöglicht den Zugriff auf grundlegende Berichte im Tab "Analytics".
- Privilegien für sensible Studierendendaten: Gibt Zugriff auf sensible Studentendaten wie Auth-Identifikatoren.
- Umfragen: Bietet Zugriff auf alle Funktionen des Tabs "Umfragen".
- Anhänge hochladen: Ermöglicht das Hochladen von Anhängen zu Elementen wie Karrieremessen und Events.
- Als StudentIn anzeigen: Diese Rolle erlaubt es, das Konto aus Sicht eines/einer Studierenden zu sehen.
-
Geteilte Notizen anzeigen: Gibt Zugriff auf alle Notizen, die die Datenschutzeinstellung "Institutionell" haben.
So laden Sie Ihre MitarbeiterInnen-Datei hoch:
- Sobald Ihre Datei vorbereitet ist, klicken Sie auf Datei > Speichern unter > UTF-8 kodierte CSV.
- Anmeldung bei der ImporteurIn Werkzeug zum Hochladen.
- Klicken Sie auf "Neue CSV hochladen" und wählen Sie den Job-Typ "Career Services MitarbeiterInnen":
MitarbeiterInnen zum Handshake einladen:
Sobald Sie Ihre MitarbeiterInnen in Handshake hochgeladen haben, werden für sie Handshake-Konten eingerichtet. Allerdings senden wir keine automatischen Mitteilungen an Ihre MitarbeiterInnen, um sie über die Kontoerstellung zu informieren. Dadurch können Sie alle MitarbeiterInnen gleichzeitig hochladen und den Zugang nach Ihrem eigenen Zeitplan freischalten.
Wenn Sie bereit sind, Ihren MitarbeiterInnen den Zugang zu ermöglichen, können Sie sie bitten, die folgenden Schritte auszuführen, um auf ihre Konten zuzugreifen:
- Navigieren Sie zur Anmeldeseite von Handshake Ihrer Institution.
- Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein (verwenden Sie nicht die SSO-Option).
- Sie werden aufgefordert, ein Passwort festzulegen und erhalten anschließend Zugang zu Ihrem Konto.