Hochschul-Einstellungen: Funktionen und Berechtigungen für Mitarbeitende in Career Services

Handshake ermöglicht es Ihnen, die Funktionen und Berechtigungen an alle Benutzerinnen und Benutzer von Career Services an Ihrer Hochschule anzupassen.

Wir haben diese Ressource erstellt, um eine durchdachte Erklärung jeder Genehmigung in Handshake zu geben, und haben einen Anhang mit Vorschlägen von Funktionen für jede Stelle in Career Servicesbeigefügt.

Hinweis: Berechtigungen, die sich in den Einstellungen der Benutzerinnen und Benutzer befinden, haben etwas andere Formulierungen als die auf der Seite Personalführung in den Hochschul-Einstellungen. Bitte beachten Sie die Aufschlüsselung zwischen der Seite der Funktionen der Benutzerinnen und Benutzer und der Seite Personalführung unter den einzelnen Abschnitten mit dem Titel „Terminologie der Seite Funktionen der Benutzerinnen und Benutzer und der Seite Personalführung"

Überblick über die einzelnen in Handshake verfügbaren Funktionen mit ihren jeweiligen Berechtigungen

Inhalte 

• Beiträge posten: Die Rolle "Beiträge posten" gibt Nutzern die Option, auf den Feed zuzugreifen und den Post Verfasser zu nutzen, um Inhalte mit Studenten im Feed zu teilen! Lesen Sie mehr darüber hier: EDU: Posting und Zugriff auf Inhalte im Feed

Terminologie der Seiten Benuzterrollen und Personalverwaltung

Studierende

• Anwendungen: Diie Funktion „Anwendungen“ gewährt die Berechtigung, alle Maßnahmen von der Registerkarte „Anwendungen“ durchzuführen, einschließlich der Anmeldung von Studierenden für Interviews, der Annahme von Interviews, der Erweiterung von Stellenangeboten und dem Herunterladen von Lebensläufen
• Erlebnisse: Die Funktion „Erlebnisse“ ermöglicht es Mitarbeitenden der Hochschule, Berechtigungen für Studierende zu Erlebnisse-Einreichungen zu verwalten und zu senden.
• Erste Zielumfragen: Die Funktion „Erste Zielumfragen“ ermöglicht es Hochschul- Mitarbeitenden, neue erste Zielumfragen zu erstellen und zuvor gesendete Umfragen zu verwalten/zu melden.
• Studierenden-Profile: Die Funktion „Studierenden-Profile“ ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, Studierenden-Profile zu sehen, abhängig von den anderen zur Verfügung gestellten Funktionen.
  • Nur mit „Zugriff“ können Benutzerinnen und Benutzer weder Studierenden-Profile in Handshake suchen noch haben sie Zugriff auf den Abschnitt Studierende verwalte.
  • Mit der Funktion „Verwalten“ können Benutzerinnen und Benutzer Studierende suchen in Handshake, Studierenden-Profile anzeigen und alle Aufgaben innerhalb der Registerkarte für Dokumentenbewertungen ausführen.
    • • Hinweis: Selbst wenn eine Benutzerin oder ein Benutzer die Funktion „Verwalten“ hat, kann sie oder er weder persönliche Kontoinformationen von Studierenden sehen, noch haben sie die Möglichkeit, neue Studierenden-Konten ohne die bereitgestellte Funktion Sensible Studierenden-Daten zeigen, zu erstellen.

Kommunikation

• Pin auf die Studierenden-Homepage: Die Rolle „Pins“ ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, neue Pins zu erstellen und bestehende Pins aus den Hochschul-Einstellungen zu verwalten.
• Ressourcen: Die Funktion „Ressourcen“ ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, Ressourcen zu erstellen und zu bearbeiten, die Studierende erkunden können.
• Gezielte E-Mails: Die Funktion „Gezielte E-Mails“ ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, neue E-Mails zu erstellen und E-Mails, die gesendet wurden, zu überprüfen.
  
  • Hinweis: Alle Benutzerinnen und Benutzer mit dieser Genehmigung haben Zugriff auf Studierenden-E-Mails und Labels, wenn Sie Empfänger für eine bestimmte E-Mail auswählen, unabhängig von ihren jeweiligen Berechtigungen für sensible Studierenden-Daten.

Zeitplan

• Termine:
  • „Zugriff“ gewährt Benutzerinnen und Benutzern die Möglichkeit, ihre eigenen Termine zu sehen und zu bearbeiten.
  • „Verwalten“ gewährt Benutzerinnen und Benutzern die Möglichkeit, alle Termine zu sehen und zu bearbeiten. Wir empfehlen, die Berechtigungen für „Zugriff“ zu aktivieren, wenn Sie beabsichtigen, Berechtigungen „Verwalten“ zu aktivieren.
    • Hinweis: Benutzerinnen und Benutzer benötigen Termine „Verwalten“, um Notizen von Mitarbeitenden auf den Terminen anderer Berater zu überprüfen.
    • Hinweis: Wenn Benutzerinnen und Benutzer nur über die Berechtigung "Zugriff", aber nicht  über die Berechtigung "Verwalten" verfügen, können Sie nur ihre eigenen Termine bearbeiten. Sie können auch keine Änderung an den Terminkategorien, Terminmedien, Terminvorgaben und Termintypen in den Hochschul-Einstellungen vornehmen. 
• Karrieremessen:
  • „Zugriff“ gewährt Benutzerinnen und Benutzern die Möglichkeit, alle Karrieremessen in der Hochschule zu sehen. Benutzerinnen und Benutzer können die Karrieremesse weder bearbeiten noch die Rechnungen verwalten.
  • Mit der Funktion „Verwalten“ können Benutzerinnen und Benutzer Karrieremessen und alle Optionen für Messestände und die Karrieremesse erstellen. Die Funktion „Verwalten“ ist erforderlich, um einen QR-Code für Check-in-Zwecke zu generieren. Jemand mit der Funktion „Verwalten“ kann auch Arbeitgeber-Registrierungen anzeigen, bearbeiten und erstellen und die Rechnungen verwalten, indem sie oder er sie als „bezahlt“ markiert oder nicht.
    • Hinweis: Dies bedeutet nicht, dass sie Zugriff auf Finanzinformationen haben; nur jemand von der Hochschule kann sich bei dem Stripe Online-Zahlungsdienst anmelden.
• Veranstaltungen:
  • „Zugriff“ ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, alle Veranstaltungen an der Hochschule zu sehen, ohne Änderungen vornehmen zu können.
  • Mit der Funktion „Verwalten“ können Mitarbeitende Veranstaltungen erstellen, posten, genehmigen, löschen und bearbeiten. Alle Hochschul-Mitarbeitenden alsBenutzerinnen und Benutzer können die Liste der Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Veranstaltungen ansehen und Check-in-Kiosks öffnen. Nur Benutzerinnen und Benutzer mit der Funktion „Gezielte E-Mails“ können E-Mails an Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Veranstaltungen senden.
    • Hinweis: Nur Veranstaltungen, die entweder von Ihrer Hochschule veranstaltet werden oder als „On-Campus“ markiert sind, können bearbeitet werden.
• Hochschul-Einstellungen: Zimmer: Die Funktion „Zimmer“ ermöglicht es Mitarbeitenden, auf alle Funktionen der Registerkarte „Zimmer“ zuzugreifen. Dazu gehören das Hinzufügen von Gebäuden, das Hinzufügen von Zimmern, die Bearbeitung von Gebäuden und Zimmern und die Überprüfung von Zimmerplänen.
  • Hinweis: Benutzerinnen und Benutzer ohne diese Funktion können die Registerkarte „Zimmer“ nicht innerhalb der Hochschul-Einstellungen verwenden.

Posts

• Arbeitgeber:
  • Die Funktion „Zugriff“ ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, Arbeitgeber ( von jedem Status) zu sehen, ohne die Möglichkeit zu haben, sie zu bearbeiten.
  • Die Funktion „Verwalten“ ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, Arbeitgeber zu erstellen, sie zu genehmigen und/oder ihre Funktionen an Ihrer Hochschule zu bearbeiten.
• Interviewpläne: Die Funktion „Zugriff“ ermöglicht es Hochschul-Mitarbeitenden, die Funktionen der Registerkarte „Interviewpläne“ zu verwenden. Dazu gehören die Erstellung, die Bearbeitung und die Genehmigung von Interviews. Sie können auch Studierende zu Interviews zuweisen und sowohl Studierende als auch Personalverantwortliche in Interview-Zeitfenster einfügen.
• Stellen
  • Die Funktion „Zugriff“ ermöglicht es Hochschul-Mitarbeitenden, die Funktionen der Registerkarte „Stellen“ zu verwenden. Sehen Sie das als Berechtigung an, alles zu lesen, ohne die Möglichkeit zu haben, Arbeitgeber zu genehmigen oder abzulehnen.
  • Die Funktion „Verwalten“ enthält die Möglichkeit, Stellen zu sehen, zu genehmigen, abzulehnen, zu bearbeiten und zu posten.
    • Hinweis: Änderungen an eine Stelle wirken sich nur auf die Version der Stelle aus, die an Ihrem Hochschule ausgeschrieben wurde. Arbeitgeber behalten die Kontrolle über die ursprüngliche Stelle, die an mehreren Hochschulen ausgeschrieben werden kann. Arbeitgeber haben auch die Möglichkeit, Hochschulen nicht zu erlauben, Änderungen an ihren Posts vorzunehmen.

Daten

• Analytics:
  • Die Funktion „Zugriff“ ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, Dashboards und alle geplanten Berichte zu sehen, die Sie erstellt haben.
  • Die Funktion „Verwalten“ ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, neue benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, vorgefertigte Berichte anzuzeigen und die geplante Bericht-Funktion zu verwenden.
• Umfragen
  • „Zugriff“ ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, Umfragen an der Hochschule anzusehen, ohne die Fragen und Antworten.
  • Die Funktion „Verwalten“ bietet die Berechtigung, Umfragen zu erstellen und zu verteilen und ihre Ergebnisse zu überprüfen. Diese Funktion ist erforderlich, um irgend etwas mit Umfragen zu tun.
    • Hinweis: Da Umfragen verwendet werden, um viele benutzerdefinierte Felder für Handshake zu erstellen, könnte es ratsam sein, diese Funktion BBenutzerinnen und Benutzern zu geben, die auch an Veranstaltungen, Karrieremessen, Interviews und anderen solchen Funktionen beteiligt sind, die Umfragen verwenden, um Formulare anzupassen.
      • Diese Funktion ist auch erforderlich, damit Mitarbeitende Umfragen bei Mitarbeitenden in Handshake durchführen können. Wenn zum Beispiel an einen Termin eine Nachumfrage angehängt ist, benötigen sie die Umfrage-Funktion, um sie abschließen zu können.

Datenbeschränkungen

• Check-in-Kiosk-Start anzeigen: Diese Funktion ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, die Teitpläne für Beratungsgespräche, Veranstaltungen, Karrieremessen, Interviews oder allgemeinen Check-in-Kiosk zu starten. Verviews
  • Hinweis: Um den Check-in-Kiosk für die einzelnen der oben genannten Module in Handshake zu starten, müpssen die Benutzerinnen und Benutzer auch die entsprechende Funktion für die einzelnen Module haben (Karrieremessen, Veranstaltungen, eigene/alle Termine verwalten, Interviewpläne usw.).
• Labels von Studierenden anzeigen: Um Studierenden-Labels zu verwalten und zu sehen, muss diese Funktion ausgewählt werden. Ohne diese Funktion haben Benuzerinnen und Benutzer keinen Zugriff darauf, Studierenden-Labels zu sehen/hinzuzufügen oder nach Studierenden-Labels innerhalb von Filtern zu suchen.
• Private Notizen von Mitarbeitenden anzeigen: Diese Funktion ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, Notizen zu sehen, die von anderen Handshake-Mitarbeitenden Studierenden-Profilen hinzugefügt wurden.
  • Hinweis: Um Notizen zu sehen, die mit Terminen verbunden sind, benötigen Benutzerinnen und Benutzer die Berechtigung „Alle Termine verwalten“.
• Sensible Studierenden-Daten anzeigen: Damit eine Benutzerin oder ein Benutzer Zugriff auf sensible Daten hat und sensible Felder bearbeiten kann, muss dieses Funktion ausgewählt werden. Die Deaktivierung dieser Funktion entfernt alle sensiblen Daten aus der Ansicht. Dies beschränkt die Möglichkeit, die personenbezogenen Daten von Studierenden zu bearbeiten und alle Filter/Felder zu sehen, die Dokumente enthalten, die nicht als öffentlich markiert sind: Personenbezogene Daten (wie E-Mail-Adresse, Benutzername, Kartennummer), Studierende-Datensatz und Kalender.
  • Hinweis: Um auf einige Informationen zugreifen zu können, müssen Sie auch die Berechtigung Ansicht als Studierende haben.

Hinweis: Alle Benutzerinnen und Benutzer mit der Berechtigung „Gezielte E-Mails“ haben Zugriff auf Studierenden-E-Mails und Labels, wenn Sie Empfängerinnen und Empfänger für ihre gezielten E-Mails auswählen, unabhängig von den gewählten Datenbeschränkungen.

Erweiterte Einstellungen

• Externe Feeds: Die Funktion „Externe Feeds“ ermöglicht es Hochschul-Mitarbeitenden, neue externe Feeds in den Hochschule-Einstellungen zu erstellen.
• Handshake-Kontaktstelle: Diese Funktion ist für Teammitglieder gedacht, um wichtige Mitteilungen von unserem Team zu erhalten, die wichtige Updates, Anfragen für Eingaben oder Anrufe beinhalten können. Beispiel-E-Mails beinhalten Produkt-Updates, E-Mail-Kampagne-Ankündigungen, Webinar-Zeitrahmen und Einladungen zu Veranstaltungen.
• Labels: Die Funktion „Labels verwalten“ ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, neue Labels zu erstellen.
• Funktions-Einstellungen verwalten: Damit Teammitglieder über Produkt-Updates und wichtige E-Mail-Kampagnen informiert werden. Verwalten der Schalter für neue Adoption-Funktionen. Wir empfehlen, dass diese Personen auch die Berechtigung „Handshake-Kontaktstelle“ haben.
• Verwalten des Hochschul-Profils: Die Funktion „Hochschul- Profil verwalten“ gibt Zugriff darauf, alle Informationen über die Registerkarte Details in den Hochschul-Einstellungen zu verwalten. Wenn diese Berechtigung deaktiviert ist und Benutzer auf „Hochschule-Einstellungen“ oder „Bearbeiten“ auf der Hochschule-Seite klicken, sehen sie einen Fehler, der besagt „ Sie haben keine Berechtigung, Hochschul-Details zu bearbeiten. Bitte kontaktieren Sie Ihren lokalen Administrator, wenn Sie dies tun müssen“.
• Mitarbeitende verwalten: Die Funktion „Mitarbeitende verwalten“ ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, die Funktionen anderer Mitarbeitender derHochschule zu ändern.
• Zahlungen: Die Funktion „Einstellungen zu Zahlung verwalten“ ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, Zugriff auf den Abschnitt Zahlungseinstellungen in den Hochschule-Einstellungen zu haben. Hier können Mitarbeitende Kreditkartenzahlungen einrichten.
• SSO: Die Funktion „SSO-Einstellungen verwalten“ bietet Zugriff auf die Bearbeitung/Verwaltung der Self-Service-Single-Sign-On-Konfigurationsseite für Ihre Hochschule, die sich unter Hochschule-Einstellungen befindet. Dies wird oft einer IT-Kontaktstelle gewährt und sollte mit Vorsicht verwendet werden.
• Ansicht als Studierende: Diese Funktion ermöglicht es Mitarbeitenden, die Website als Studierende zu sehen. Dies ist eine sehr leistungsfähige Funktion, denn während dies passiert, ist die oder der Mitarbeitendenwirksam im Profil der oder des Studierenden angemeldet. Alles, was sie tun, während sie sehen, da diese oder dieser Studierende tatsächlich von dieser oder diesem Studierenden auf Handshake durchgeführt wird.
  • Hinweis: Sie sind dann nicht in der Lage, auf bestimmte Informationen auf dem Profil einer oder eines Studierenden zuzugreifen, es sei denn, Sie haben auch die Berechtigung zur Anzeige sensibler Studierenden-Daten.

Andere Einstellungen

• Öffentliches Profil: Als offizielle Mitarbeitende auf Ihrer Hochschulen-Seite auftreten
• Nachdem Sie einen Arbeitgeber genehmigt haben, weisen Sie ihn mir zu: Weisen Sie alle Arbeitgeber-Genemigungen zu, die Sie selbst genehmigen

Verwalten von Funktionen von Mitarbeitenden

1. Klicken Sie auf Ihren Namen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms und klicken Sie dann auf Hochschul-Einstellungen
2. Klicken Sie auf Personalführung im Menü links auf der Seite
3. Auf dieser Seite können Sie einen neuen Career Service-Benutzer hinzufügen und Ihre bestehenden Mitarbeitendenverwalten.

Um den Career Services- eine neue BenutzerIn oder einen neuen Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie auf Mitarbeitendehinzufügen, um das Konto zu erstellen und die notwendigen Funktionen zur Verfügung zu stellen.

Um die Funktionen einer bereits bestehenden BenutzerIn oder eines bereits bestehenden Benutzers anzupassen, suchen Sie den Namen in der Liste und klicken Sie auf das Dropdown Verwalten auf der rechten Seite, klicken Sie auf Benutzerin oder Benutzer bearbeiten.

Suchen Sie die Registerkarte Funktionen im Menü auf der linken Seite, um alle erforderlichen benutzerdefinierten Updates vorzunehmen.

Vorschläge für Career Service-Stellen mit Funktionen

Schauen Sie sich unser verlinktes Google-Blatt für Vorschläge zu empfohlenen Funktionen für die einzelnen Mitarbeitenden in Handshake an: Funktions-Typ Karten pro Career Services -Stelle Wir empfehlen auch, diesen Link zu markieren, anstatt das Blatt herunterzuladen, da sich die verfügbaren Funktionen in Zukunft ändern können!