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Handshake Help Center

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Importieren von Studierendendaten

Liz Gehret
  • Aktualisiert

Importieren von Studierenden-Daten ist ein wichtiger Schritt bei der Implementierung von Handshake. Dies ist der effizienteste Weg, um sicherzustellen, dass Sie die korrekten Studierenden-Daten bei Handshake hinterlegen. Importierte Konten werden in Handshake automatisch bestätigt und erfordern keine Bestätigung durch den Studierende.

Daten in Handshake helfen Career Services Benutzern bei der Reichweite, beim Filtern, den Analytics und dem Ausfüllen der erforderlichen Studierende Job Qualifikationen.

Verwenden Sie diesen Artikel, um Ihre erste Studierende in Handshake hochzuladen.

Erste Schritte

1. Sehen Sie sich die unten aufgeführte Liste der verfügbaren Studierende an. Informieren Sie sich über die grundlegenden Formatierungsanforderungen und Beispielinhalte, um zu verstehen, welche Art von Daten Sie einbringen werden.

2. Skizzieren Sie Ihre Workflow-Anforderungen und identifizieren Sie etwaige Fragen – Importer: Studierendendaten Formatierung FAQs. Arbeiten Sie als Team (sowohl Career Services als auch IT), um die Schlüsselfelder zur Unterstützung der Workflows des Career Services Teams zu identifizieren. Erkunden Sie das verknüpfte Dokument, um festzustellen, wie Sie besondere Fälle und die Formatierung für bestimmte Gruppen bearbeiten werden.

3. Laden Sie das Studierende CSV-Beispiel herunter (am Ende dieses Artikels) – Jedes Feld hat seine eigene Spalte und die Überschriften müssen genau übereinstimmen. Kopieren Sie die Beispieldatei und fügen Sie sie ein, um sicherzustellen, dass Ihre Kopfzeilen korrekt formatiert sind.

4. Greifen Sie zum Hochladen auf den Importer zu – Importer: Zugriff erhalten - Jeder, der Daten in Handshake hochlädt, benötigt Zugriff auf den Importer. Wenn Sie noch keinen Zugriff haben, sehen Sie sich die kurze Schulung an und wenden Sie sich an den Handshake-Support, damit er Sie zum Tool hinzufügen kann!

 

Hochladen Ihrer Studierenden-Datei

  1. Sobald Ihre Datei vorbereitet ist, löschen Sie alle Anweisungen, sodass sich die Kopfzeilenfelder in der obersten Zeile befinden.
  2. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter > UTF-8 codiert CSV. Weitere Informationen zum ordnungsgemäßen Speichern Ihrer Datei in der richtigen Formatierung finden Sie Importer App: CSV-Regeln und Dateianforderungen.
  3. Verwenden Sie den Importer, um Ihre Datei hochzuladen:

Automatisiertes Feedbacks vom Importer

Der Importer sollte Ihnen eine detaillierte automatische Rückmeldung über die Formatierung Ihrer Datei geben. Es kann möglicherweise einige Uploads dauern, bis die Formatierung perfekt ist. Wenn Sie also auf Warnungen oder Fehler stoßen, sollten Sie einige Dinge überprüfen:

  • Dateityp: Stellen Sie sicher, dass Sie einen gültigen Dateityp haben (wir benötigen eine UTF-8-codierte CSV-Datei).
  • Kopfzeilen: Bestätigen Sie, dass alle Kopfzeilen und Felder den genauen Formatierungsanforderungen entsprechen (Der Importer benachrichtigt Sie, wenn er Daten findet, die wir nicht zuordnen können).
  • Fehlende Felder: Stellen Sie fest, ob Werte in Ihrer Datei nicht registriert werden. Wenn sie sich nicht registrieren, schlägt der Import fehl.
  • Prüfung nach Intuition: Führen Sie eine schnelle Prüfung nach Ihrer Intuition der Daten durch, die Sie importieren:
    • Wie viele Studierenden bringen Sie mit? Wie viele archivieren Sie? usw.
    • Möchten Sie neue Konten anlegen oder bestehende Konten aktualisieren?
    • Welche neuen Kurse, Hochschulen und/oder Campusse wurden gefunden? Sollen dadurch neue erstellt werden oder könnte es sich um Duplikate/Tippfehler handeln?

 

Erkundung zusätzlicher Ressourcen

Schauen Sie sich die folgenden Links an, um mehr über den Studierendendatenimport zu erfahren:

 

Glossar der erforderlichen Felder

Sehen Sie sich die Liste unten an oder laden Sie das Studierende CSV-Beispiel herunter (befindet sich am Ende dieses Artikels).

Alle Studierenden, die Sie hochladen, muss diese sieben Felder enthalten:

email_address: Dies ist die grundlegende Kennung für ale NutzerInnen in Handshake. Dies muss für jeden NutzerIn eindeutig sein. Das bedeutet, dass dieselbe E-Mail-Adresse nicht mit zwei Studierenden verknüpft werden kann. Aus Sicherheitsgründen muss die Hochschule zu Ihrer Hochschule gehören. Wenn Ihre Studierenden keine Hochschule E-Mails verwendet, können Sie eine generische Adresse (.gmail.com usw.) verwenden.

Benutzername: Dieser MUSS eindeutig sein und sollte sich nie für jeden Studierenden ändern. Er dient als „Anker“ bei Importen, so dass andere Felder (wie E-Mail) um diesen Wert herum aktualisiert werden können. Die meisten Hochschulen verwenden die Hochschule ID-Nummer eines Studierenden. Dies sollte NICHT mit einem Teil der E-Mail-Adresse oder der Karten-ID eines Studierende übereinstimmen, da sich beide Felder ändern Fachbereich (aufgrund von Nachnamensänderungen, verlorenen Ausweisen usw.).

auth_identifier: erforderlich, wenn SSO verwendet wird. Dies wird zur Prüfung mit dem von SSO- Systemen zurückgegebenen Attribut verwendet, um Studierende zu authentifizieren. Studierende geben diesen Wert bei der Anmeldung nicht ein; Dies ist ein Hintergrund-ID-Attribut. Dieser Wert KANN mit dem Wert ihrer E-Mail-Adresse oder einem Teil davon übereinstimmen, falls erforderlich.

Vorname: Vorname des Studierenden.

school_year_name: In diesem Feld können Sie das genaue Hochschuljahr eingeben, in dem sich ein Studierender derzeit befindet. Hier sind die verschiedenen Werte, die Sie in dieses Feld aufnehmen können. Bitte bedenken Sie die Groß- und Kleinschreibung – sie müssen genau übereinstimmen!

Studium generale/Studienkolleg
Bachelor (1-2 Semester)
Bachelor (3-4 Semester)
Bachelor (5-6 Semester)
Bachelor (7+ Semester)
Master (1-2 Semester)
Master (3-4+ Semester)
Promotion
Postdoktorand
Masters of Business Administration (MBA)
Alumni
Fortbildung
Andere Ausbildung

Primary_education:major_names: Dies ist der Name des Hauptfachs, die dieser Studierende deklariert hat, und füllt das Feld „Kurse“ im Profil eines Studierende aus (Hinweis: Es gibt ein Limit von 255 Zeichen pro Hauptfach). Die Formatierung dieser Fächer muss in Großbuchstaben erfolgen, wobei Großbuchstaben nur für abgekürzte Programmbezeichnungen verwendet werden dürfen (z. B. BS Physik; BA Kunstgeschichte). Sie können mehr als einen Hauptfach für einen Studierende hochladen, indem Sie die einzelnen Hauptfach durch ein Semikolon trennen (z. B Biologie;Chemie).

Hinweis: Dies ist das einzige Feld, das zum Füllen von Kursen in Handshake über den Importer verwendet werden kann. (erforderlich ab 06.11.2018)

Primary_education:education_level_name: Dieses Feld gibt Auskunft über das Gesamtniveau eines Studierenden. Es erscheint in Studierende, um den Leuten mitzuteilen, welches Bildungsniveau sie derzeit anstreben. Hier sind die verschiedenen Werte, die Sie in dieses Feld aufnehmen können. Bitte beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung – sie müssen genau übereinstimmen! (erforderlich ab 06.11.2018)

Zertifikat
Bachelor
Master
Promotion
Postdoktorand
Gaststudium/Austausch
Allgemeine Hochschulreife/Abitur
Anderer Abschluss

 *Wenn Sie Probleme beim Importieren eines neu erforderlichen Felds haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Handshake Relationship Manager.

 

Glossar empfohlener Fachgebieten

Diese Felder werden empfohlen, sind aber nicht notwendig. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um festzustellen, welche Felder für Ihre Workflows am wichtigsten sind.

Nachname: Nachname des Studierenden.

Zweiter_name: Zweiter Vorname des Studierenden.

Bevorzugter_Name: Bevorzugter Name des Studierenden. Jeder Mehrwert in diesem Feld wird zuerst im Profildes Studierenden angezeigt. Wenn dieses Feld leer bleibt, wird der Vorname des Studierenden angezeigt.

*Hinweis: Dieses Feld muss in Ihrem Studierenden-System aktualisiert werden. Wenn nicht, werden alle in Handshake manuell vorgenommenen Änderungen beim nächsten Import überschrieben.

Zusätzliche_E-Mail-Adressen: Hierbei handelt es sich um alle zusätzlichen Alias-E-Mail-Adressen, die Ihren Studierenden zusätzlich zur Haupt-E-Mail-Adresse zugewiesen wurden. Diese E-Mail-Adressen müssen mit Ihrer Hochschul E-Mail-Domäne verknüpft sein. Sie können mehr als eine zusätzliche E-Mail-Adresse hochladen, indem Sie die einzelnen E-Mail-Adressen durch ein Semikolon trennen.

Primary_Education:Primary_Major_Name: Dieses Feld wird nicht im Profil eines Studierenden angezeigt und wird hauptsächlich für FDS verwendet. Dies ist das primäre Hauptfach von Studierenden. In diesem Feld können nur 1 Hauptfach unterstützt werden. Der Name Hauptfach muss bereits zum Feld „primary_education:major_names“ hinzugefügt werden, damit das primäre Hauptfach wieder in Handshake eingefügt werden kann.

Primary_Education:Primary_College_Name: Dieses Feld wird nicht im Profil eines Studierenden angezeigt und wird hauptsächlich für FDS verwendet. Dies ist der primäre Fakultät von Studierenden. In diesem Feld kann nur eine (1) Fakultät unterstützt werden. Der Name Fakultät muss bereits zum Feld „primary_education:college_names“ hinzugefügt werden, damit das primäre Hauptfach wieder in Handshake eingefügt werden kann

Primary_education:college_names: Diese können mehrere Universitäten sein, denen die Studierenden angehören (z. B. „Trinity Fakultät“ & „Cambridge Judge Business Hochschule“ an der Hochschule of Cambridge). Sie können mehr als eine Fakultät für einen Studierende hochladen, indem Sie die einzelnen Fakultäten durch ein Semikolon trennen. (z. B. Trinity Fakultät, Cambridge Judge Business Hochschule).

Primary_education:start_date: Dies ist das Datum, an dem ein Studierender an Ihrer Hochschule angefangen hat. Bitte beachten Sie, dass es im Format Jahr-Monat-Tag enthalten sein muss, sofern im Auftrag nichts anderes angegeben ist! Dies ist äußerst nützlich, wenn es um die Suche nach Studierenden, Qualifikationen für einen Arbeitsplatz und um die Entscheidung geht, wann Studierende zu Alumni werden sollten.  Es gibt jetzt eine Option im Importer, um ein MM/TT/JJJJ-Format zu verwenden. Wenn Sie diese Formatierungsoption wählen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie das Kontrollkästchen neben „MM/TT/JJJJ-Format verwenden“ aktivieren, wenn Sie Ihre Datei in den Importer laden.

primary_education:end_date: Dies ist das Datum, an dem ein Studierender voraussichtlich seinen Abschluss machen wird. Bitte beachten Sie, dass es im Format jjjj-mm-tt sein muss, sofern im Auftrag nichts anderes angegeben ist! Dies ist äußerst nützlich, wenn es um die Suche nach Studierenden, Qualifikationen für einen Arbeitsplatz und um die Entscheidung geht, wann Studierende zu Alumni werden sollten. Es gibt jetzt eine Option im Importer, um ein MM/TT/JJJJ-Format zu verwenden. Wenn Sie diese Formatierungsoption wählen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie das Kontrollkästchen neben „MM/TT/JJJJ-Format verwenden“ aktivieren, wenn Sie Ihre Datei in den Importer laden.
Hinweis: Studierende werden nach dem angegebenen primary_education:end_date nicht automatisch auf „Alumni“ aktualisiert. Informationen zum Aktualisieren von Konten auf „Alumni“ finden Sie unter Importer: Aktualisierung von Studenten auf Alumni.

primary_education:currently_attending: Dies ist ein Feld, das einfach angibt, ob die Studierenden derzeit eingeschrieben ist oder Abschluss gemacht hat. Es wird für Reporting verwendet, um zwischen Studierenden zu unterscheiden, die derzeit auf dem Campus anwesend sind, und denen, die sich möglicherweise in einer offiziellen Abwesenheit befinden. Durch die Zuweisung von TRUE werden die Nutzer auf „Teilnahme“ gesetzt, während FALSE sie auf „Nicht Teilnahme“ setzt. Da es sich um ein boolesches Feld handelt, kann es nur die folgenden Werte enthalten (Hinweis: alles in Großbuchstaben):

TRUE
FALSE

card_id: Diese Zeichenfolge muss in der Ausgabe bei Karten-Lesung (z.b. Student ID) enthalten sein. In dieses Feld können Sie Studierende eingeben, wenn Sie eine Karten-Lesung verwenden möchten, um Studierende zu Events, Karrieremessen oder anderen Kiosken einzuchecken, stellen Sie sicher, dass Sie dieses Feld angeben!

campus_name: Dieses Feld wird nur für Hochschulen verwendet, die mehr als einen Campus als Teil ihrer Handshake- Einrichtung haben (z. B. „Haupt“). Wenn Sie mehr als einen Campus in Ihrem Handshake-System haben, können Sie diese hier verwenden.

Ethnizität: die ethnische Zugehörigkeit des Studierenden. Dies ist ein benutzerdefiniertes Feld, das jeden Text enthalten kann, den Sie hochladen möchten. Dieses Feld ist nur für Mitarbeitende des Career Services und den einzelnen Studierenden sichtbar und wird für Reporting verwendet. ArbeitgeberInnen werden diese Informationen niemals in ihrem Profil sehen.

Geschlecht: Dieses Feld gibt das Geschlecht der Studierenden an. Das Feld ist benutzerdefiniert, wo Sie jeden Text hinzufügen können, den Sie hochladen möchten.

WICHTIG: Das Feld „Ethnizität und Geschlecht“ dient ausschließlich internem Reporting. Diese Informationen stehen ArbeitgeberInnen nicht zur Verfügung und werden von ArbeitgeberInnen nicht verwendet. Die von Ihrer Hochschule importierten Informationen unterscheiden sich von den Daten zur ethnischen Zugehörigkeit und zum Geschlecht, die Studierende freiwillig weitergeben können.

Deaktiviert: Dies ist ein Feld, das angibt, ob das Konto eines Studierende archiviert/aktiv ist oder nicht. Durch die Zuweisung von TRUE werden Nutzer archiviert, während FALSE die Archivierung des Nutzers aufhebt. Dies ist ein boolesches Feld, so dass es nur diese Werte enthalten kann (Groß- und Kleinschreibung beachten)

TRUE
FALSE

system_label_names: Dieser Abschnitt kann verwendet werden, um alle externen Informationen zu importieren, die Sie aus Ihrem SIS synchronisieren möchten und die möglicherweise detailliertere Informationen über Ihre Studierenden in einer durch Semikolons getrennten Liste von Label-Namen bereitstellen. Einige Beispielwerte, die wir hier importiert sehen, sind Dinge wie Ausgezeichntete Studierende oder Teilnahme in Teilzeit (hier ist ein Formatierungsbeispiel: Honors Student;Attending Part Time). Im Grunde könnte dies jede Art von zusätzlichen Informationen sein, die Sie verwenden möchten, um Ihre Studierenden zu organisieren, zu beschreiben oder zu trennen.  WICHTIG: Wenn Sie dieses Feld in Ihrem Import leer lassen, werden alle System-Labels in Handshake für den jeweiligen Studierenden gelöscht. System-Labels werden bei jedem Studierenden hinzugefügt oder entfernt, der diese Spalte enthält, basierend auf genau dem, was Sie in diesem Feld haben.  Wenn Sie ein System Label vollständig aus Handshake entfernen müssen, damit es als normales Label verwendet werden kann, verweisen Sie bitte auf Umwandeln von Systemkennzeichnungen in normale Kennzeichnungen.

mobile_nummer: Handynummer des Studierenden. In diesem Feld kann eine beliebige numerische Zeichenfolge ohne Sonderzeichen wie () oder - eingegeben werden (Sie können jedoch ein optionales „+“ am Anfang der Zeichenfolge einfügen).

„assigned_to_email_address“: E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden, dem der Studierende zugewiesen ist.

hometown_location_attributes:name: die Adresse oder der Standort der Heimatstadt eines Studierenden.

eu_gdpr_subject: TRUE zeigt an, dass dieser Studierende der DSGVO unterliegt (TRUE/FALSE). Dieses Feld ist erforderlich, wenn Sie DSGVO-konform sein möchten. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zur DSGVO.