Importieren von Studierendendaten

Importieren von Studierendendaten ist ein wichtiger Schritt bei der Implementierung von Handshake. Es ist der effektivste Weg, um sicherzustellen, dass Sie genaue Studierenden-Informationen eingeben. Importierte Konten werden automatisch in Handshake bestätigt und benötigen keine Überprüfung vom/von der Studierenden.

Daten in Handshake helfen Career Services-Nutzern bei Reichweite, Filterung, Analytics und dem Ausfüllen der notwendigen Studierenden-Job-Qualifikationen.

Nutzen Sie diesen Artikel, um Ihre ursprüngliche Studierenden-Datei in Handshake hochzuladen.

Erste Schritte

1. Überprüfen Sie die Liste der verfügbaren Studierenden-Datenfelder, die unten aufgeführt sind. Erkunden Sie die grundlegenden Formatierungsanforderungen und Beispielinhalte, um die Daten zu verstehen, die Sie einfügen werden.

2. Beschreiben Sie Ihre Workflow-Anforderungen und identifizieren Sie offene Fragen — Importer: Studierendendaten Formatierung FAQs Arbeiten Sie zur Identifikation der wichtigsten Felder als Team (sowohl Career Services als auch IT), um die Arbeitsprozesse des Career Services-Teams zu unterstützen. Erkunden Sie das verknüpfte Dokument, um festzustellen, wie Sie Edge-Fälle und Formatierung für bestimmte Bevölkerungsgruppen bearbeiten werden.

3. Laden Sie das Studierenden-CSV-Beispiel herunter (am Ende dieses Artikels) — jedes Feld hat seine eigene Spalte und die Kopfzeilen müssen genau übereinstimmen. Kopieren Sie die Beispieldatei und fügen Sie sie ein, um sicherzustellen, dass Ihre Kopfzeilen korrekt formatiert sind.

4. Greifen Sie auf den Importer zum Hochladen zu — Importer: Zugriff erhalten Jeder, der Daten in Handshake hochlädt, benötigt Zugriff auf den Importer. Wenn Sie noch keinen Zugriff haben, lesen Sie das kurze Training und kontaktieren Sie den Handshake-Support, damit sie Sie dem Tool hinzufügen können!

Laden Sie Ihre Studierenden-Datei hoch

Sobald Ihre Datei vorbereitet ist, löschen Sie alle Anweisungen, damit die Kopfzeilen-Felder in der oberen Zeile sind.
Klicken Sie auf Datei > Speichern unter > UTF-8-codiertes CSV. Weitere Informationen darüber, wie Sie Ihre Datei in der richtigen Formatierung richtig speichern können, finden Sie in Importer App: CSV-Regeln und Dateianforderungen.
Verwenden Sie den Importer, um Ihre Datei hochzuladen:

- Sie sollten Job-Typ = Studierende verwenden.
- Die Spalte „Kennung“ sollte der Benutzername sein.
- Lesen Sie diesen Artikel für eine detaillierte Anleitung des Upload-Prozesses — Importer: Laden Sie Ihre erste Studierende-Datei hoch

Ich melde mich bezüglich Ihres Feedbacks.

Der Importer sollte Ihnen eine detaillierte automatische Rückmeldung über die Formatierung Ihrer Datei geben. Es kann ein paar Uploads dauern, die Formatierung zu perfektionieren. Wenn also Warnungen oder Fehler auftreten, gibt es ein paar Dinge, die Sie überprüfen können:

Dateityp: Stellen Sie sicher, dass Sie einen gültigen Dateityp nutzen (wir benötigen eine UTF-8-codierte .csv-Datei)
Kopfzeile: Bestätigen Sie, dass alle Kopfzeilen und Felder den genauen Formatierungsanforderungen entsprechen (der Importer benachrichtigt Sie, wenn Daten gefunden werden, die wir nicht mappen).
Fehlende Felder: Finden Sie heraus, ob Werte in Ihrer Datei nicht registriert werden. Wenn sie nicht registriert werden, werden sie nicht importiert.
Überprüfung: Führen Sie eine schnelle Überprüfung der Daten durch, die Sie importieren:
- Wie viele Studierende bringen Sie mit? Wie viele archivieren Sie? usw.
- Möchten Sie neue Konten anlegen oder bestehende Konten aktualisieren?
- Welche neuen Kurse, Hochschulen und/oder Campusse wurden gefunden? Sollen dadurch neue erstellt werden oder könnte es sich um Duplikate/Tippfehler handeln?

Zusätzliche Ressourcen untersuchen

Schauen Sie sich diese Links an, um mehr über den Import von Studierendendaten zu erfahren:

Glossar der erforderlichen Felder

Überprüfen Sie die folgende Liste oder laden Sie das Studierenden-CSV-Beispiel herunter (das sich am Ende dieses Artikels befindet)

Jede Studierendendatei, die Sie hochladen, muss über diese sieben Felder verfügen:

email_address: Dies ist die grundlegende Kennung für jede/n NutzerIn in Handshake. Sie muss für jede/n NutzerIn einzigartig sein — was bedeutet, dass die gleiche E-Mail nicht mit zwei Studierenden-Konten verknüpft werden kann. Als Sicherheitsmaßnahme muss die .ac.uk-Domain zu Ihrer Hochschule gehören. Wenn Ihre Studierenden keine .ac.uk-E-Mails verwenden, können Sie eine allgemeine (.gmail.com usw.) Adresse verwenden.

username: Dieser muss einzigartig sein und sollte sich bei Studierenden niemals ändern. Er dient als „Anker“ bei Importen, so dass andere sensible Felder (wie E-Mail) um diesen Wert herum aktualisiert werden können. Die meisten Hochschulen verwenden die Hochschul-ID-Nummer eines/einer Studierenden. Dies sollte nicht mit einem Teil der E-Mail-Adresse eines/einer Studierenden oder deren Ausweiskarte übereinstimmen, da beide Felder Änderungen unterliegen können (aufgrund von Änderungen des Nachnamens, verlorenen Ausweiskarten usw.).

auth_identifier: erforderlich, wenn Sie SSO verwenden. Wird verwendet, um die zurückgesendeten Eigenschaften von SSO-Systemen zu überprüfen, um Studierende zu authentifizieren. Die Studierenden geben diesen Wert bei der Anmeldung nicht ein, es handelt sich um ein Attribut für die Hintergrundkennung. Dieser Wert KANN mit dem Wert ihrer E-Mail-Adresse oder einem Teil davon übereinstimmen, falls erforderlich.

Vorname: Vorname des/der Studierenden.

school_year_name: In diesem Feld können Sie das genaue Hochschuljahr eingeben, in dem sich ein/e StudierendeR derzeit befindet. Hier sind die verschiedenen Werte, die Sie in dieses Feld aufnehmen können. Bitte beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung und Schreibweise — sie müssen genau übereinstimmen!

Level 3
Ebene 4
Ebene 5
Ebene 6
Master
 Beschleunigter Master
Master of Business Administration
Doktorat
Postdoktorand/in
Alumni
Andere

primary_education:major_names: Dies ist der Name der Hauptfächer, die diese Studierende gewählt hat, und wird in das Feld „Kurse“ auf dem Profil eines/einer Studierenden eingetragen (Notiz: Es gibt ein Limit von 255 Zeichen pro Hauptfach). Die Formatierung für diese Hauptfächer muss groß geschrieben sein, wobei ausschließlich Großbuchstaben nur für abgekürzte Programmbezeichnungen verwendet werden (d.h. BS Physik; BA Kunstgeschichte). Sie können mehr als ein Hauptfach für ein/e Studierende hochladen, indem Sie jedes Hauptfach mit einem Semikolon trennen (d.h. Biologie; Chemie).

Notiz: Dies ist das einzige Feld, das verwendet werden kann, um Hauptfächer in Handshake über den Importer einzutragen. (erforderlich ab 6/11/18)

primary_education:education_level_name: Dieses Feld erklärt Ihnen das allgemeine Niveau eines/einer Studierenden. Es erscheint auf Studierenden-Profilen, um anzugeben, welches von Bildungsniveau sie derzeit erreichen wollen. Hier sind die verschiedenen Werte, die Sie in dieses Feld aufnehmen können. Bitte beachten Sie Groß- und Kleinschreibung und Schreibweise — sie müssen genau übereinstimmen! (erforderlich ab 6/11/18)

Sekundarbildung
Fortbildungs-Zertifikat
Grundstudium
Postgraduiertenstudium
Doktorat
PostdoktorandIn
ForscherIn
Ohne Abschluss

* Wenn Sie Probleme beim Importieren eines neu erforderlichen Feldes haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Handshake-Netzwerk-Manager.

Glossar empfohlener Felder

Diese Felder werden empfohlen, sind aber nicht notwendig. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um festzustellen, welche Felder für Ihre Workflows am wichtigsten sind.

last_name: Nachname des/der Studierenden.

middle_name: Der Zweitname des/der Studierenden.

preferred_name: Der bevorzugte Name des/der Studierenden. Jeder Wert, der in diesem Feld hinzugefügt wurde, wird zuerst auf dem Profil der/des Studierenden angezeigt. Wenn dieses Feld leer gelassen wird, zeigen wir den Vornamen der/des Studierenden an.

* Notiz: Dieses Feld muss in Ihrem Studierenden-System aktualisiert werden. Wenn nicht, werden alle Änderungen, die manuell in Handshake vorgenommen wurden, beim nächsten Import überschrieben.

additional_email_addresses: Dies sind alle zusätzlichen Alias-E-Mail-Adressen, die Ihren Studierenden zugewiesen wurden, die zusätzlich zur Haupt-E-Mail-Adresse bestehen. Diese E-Mail-Adressen müssen mit Ihrer Hochschul-E-Mail-Domain verbunden sein und auf .ac.uk enden. Sie können mehr als eine zusätzliche E-Mail-Adresse hochladen, indem Sie jede E-Mail-Adresse mit einem Semikolon trennen.

primary_education:primary_major_name: Dieses Feld wird nicht auf dem Profil einer/eines Studierenden angezeigt und wird hauptsächlich für FDS verwendet. Dies ist das primäre Hauptfach der/des Studierenden. In diesem Feld wird nur 1 Hauptfach unterstützt. Der Hauptfach-Name muss bereits dem Feld primary_education:major_names hinzugefügt werden, damit das primäre Hauptfach wieder in Handshake ausgefüllt werden kann.

primary_education:primary_college_name: Dieses Feld wird nicht auf dem Profil einer/eines Studierenden angezeigt und wird hauptsächlich für FDS verwendet. Dies ist die primäre Fakultät der/des Studierenden. In diesem Feld kann nur 1 Fakultät unterstützt werden. Der Name der Fakultät muss bereits dem Feld primary_ education:college_names hinzugefügt werden, damit das primäre Hauptfach wieder in Handshake ausgefüllt werden kann.

primary_education:college_names: Dies kann mehrere Kollegen sein, zu denen der/die Studierende gehört (d.h. „Trinity Fakultät“ & „Cambridge Judge Business Hochschule“ an der Hochschule of Cambridge). Sie können mehr als eine Fakultät für eine/n Studierenden hochladen, indem Sie jede Fakultät mit einem Semikolon trennen. (D.h. Trinity Fakultät; Cambridge Judge Business Hochschule).

primary_education:start_date: Dies ist das Datum, an dem ein/e Studierende an Ihrer Hochschule das Studium begonnen hat. Bitte beachten Sie, dass es im Format JJJJ-MM-TT angegeben werden muss, es sei denn, es ist etwas anderes im Job angegeben! Dies ist unglaublich nützlich, wenn es darum geht, Studierende oder Qualifikationen für Jobs zu suchen und zu wissen, wann Sie Studierende auf Alumni umstellen können. Es gibt jetzt eine Option auf dem Importer, um ein MM/TT/JJJJ-Format zu verwenden. Wenn Sie diese Option für die Formatierung wählen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie das Kästchen neben „MM/TT/JJJJ-Format verwenden“ aktivieren, wenn Sie Ihre Datei in den Importer laden.

primary_education:end_date: Dies ist das Datum, an dem der Abschluss eines/einer Studierenden erwartet wird. Bitte beachten Sie, dass es im Format JJJJ-MM-TT enthalten sein muss, es sei denn, es ist etwas anderes im Job angegeben! Dies ist unglaublich nützlich, wenn es darum geht, Studierende oder Qualifikationen für Jobs zu suchen und zu wissen, wann Sie Studierende auf Alumni umstellen können. Es gibt jetzt eine Option im Importer, um ein MM/TT/JJJJ-Format zu verwenden. Wenn Sie diese Option für die Formatierung wählen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie das Kästchen neben „MM/TT/JJJJ-Format verwenden“ aktivieren, wenn Sie Ihre Datei in den Importer laden.
Notiz: Studierenden-Konten werden nach dem angegebenen primary_education:end_date nicht automatisch auf „Alumni“ aktualisiert. Um Konten auf „Alumni“ zu aktualisieren, siehe Importer: Aktualisierung von Studenten auf Alumni.

primary_education:currently_attending: Dies ist ein Feld, das einfach anzeigt, ob der/die Studierende derzeit angemeldet ist oder automatisiert ist. Es wird für Reporting verwendet, um zwischen Studierenden zu unterscheiden, die derzeit auf dem Campus aktiv sind und denen, die in einer Art offizieller Abwesenheit sein könnten. Indem Sie TRUE zuweisen, wird dies den/die NutzerIn auf "teilnehmend" setzen, während FALSE sie so einstellen wird, dass sie nicht teilnehmen. Dies ist ein Boolesches Feld, so dass es nur diese Werte enthalten kann (Bitte beachten: nur Großbuchstaben):

WAHR
FALSCH

card_id: Diese Zeichenfolge muss in einer Ausgabe, bei der die Karte durchgezogen wird, enthalten sein. In diesem Feld können Sie die Studierenden-ID-Nummern angeben. Wenn Sie ein Kartendurchziehen verwenden möchten, um Studierende bei Events, Karrieremessen oder anderen Kiosks zu überprüfen, stellen Sie sicher, dass Sie dieses Feld hinzufügen!

campus_name: Dieses Feld wird nur für Hochschulen verwendet, die mehrere Campusse als Teil ihrer Handshake-Einrichtung haben (d.h. „Haupt“). Wenn Sie mehrere Campusse in Ihrem Handshake-System haben, können Sie diese hier verwenden.

Ethnizität: Die Ethnizität der/des Studierenden Dies ist ein benutzerdefiniertes Feld, das jeden Text enthalten kann, den Sie hochladen möchten. Dieses Feld ist nur für Career Services-Mitarbeitenden-Mitglieder und den/die einzelnen StudierendeN sichtbar, der/die für Reporting verwendet wird. ArbeitgeberInnen werden diese Informationen nie auf ihrem Profil sehen.

gender: Dieses Feld zeigt das Geschlecht der Studierenden an. Das Feld ist benutzerdefiniert, wo Sie jeden Text hinzufügen können, den Sie hochladen möchten.

WICHTIG: Die Felder Ethnizität und Geschlecht dienen nur zu internen Reportingszwecken. Diese Informationen werden nicht für ArbeitgeberInnen verfügbar gemacht oder von ArbeitgeberInnen für Reichweite verwendet. Die Informationen, die von Ihrer Hochschule importiert werden, unterscheiden sich von den ethnischen und geschlechtlichen Daten, die Studenten freiwillig teilen können.

disabled: Dies ist ein Feld, das einfach anzeigt, ob das Konto einer/eines Studierenden archiviert oder aktiv ist. Indem Sie TRUE zuweisen, wird dies den/die NutzerIn archivieren, während FALSE den/die NutzerIn aus dem Archiv wieder aktivieren wird. Dies ist ein boolesches Feld, so dass es nur diese Werte enthalten kann (Groß- und Kleinschreibung beachten)

WAHR
FALSCH

system_label_names: Dieser Abschnitt kann verwendet werden, um alle externen Informationen zu importieren, die Sie von Ihrem SIS synchronisieren möchten, die mehr Informationen über Ihre Studierenden in einer separaten Liste der Label-Namen zur Verfügung stellen könnten. Einige Beispielwerte, die wir hier importiert sehen, sind Dinge wie Studierende mit Auszeichnungen oder ein Teilzeitstudium (hier ist ein FormatierungsBeispiel:Studierende mit Auszeichnung; Teilzeitstudium). Im Grunde könnte dies jede Art von zusätzlichen Informationen sein, die Sie verwenden möchten, um Ihre Studierenden zu organisieren, zu beschreiben oder zu trennen. Wichtig: Wenn Sie dieses Feld in Ihrem Import leer lassen, werden alle Systemetiketten in Handshake für diese/n entsprechende/n Studierenden gelöscht. Systemetiketten werden in jeder Studierenden-Synchronisierung hinzugefügt oder entfernt, die diese Spalte enthält, basierend auf genau dem, was Sie in diesem Feld haben. Wenn Sie ein System-Label vollständig von Handshake entfernen müssen, damit es als normales Label verwendet werden kann, siehe Umwandeln von Systemkennzeichnungen in normale Kennzeichnungen.

mobile_number: Die mobile Nummer von Studierenden. In diesem Feld kann eine beliebige numerische Zeichenfolge ohne Sonderzeichen wie () oder - eingegeben werden (Sie können jedoch ein optionales „+“ am Anfang der Zeichenfolge einfügen).

assigned_to_email_address: E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden-Mitglieds, dem der/die Studierende zugewiesen ist.

hometown_location_attributes:name: Die Adresse oder der Standort der Heimatstadt einer/eines Studierenden.

eu_gdpr_subject: Wenn dies als TRUE durchgeht, bedeutet dies, dass diese/r Studierende der DSGVO unterliegt (TRUE/FALSE). Dieses Feld ist erforderlich, wenn Sie DSGVO-konform sein möchten. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über die DSGVO.

Handshake Help Center