Configurez la Disponibilité de Votre Rendez-vous Personnel (Créneaux de Disponibilité et Types)

Allez sur vos paramètres de l'utilisateur(rice) dans Handshake en cliquant sur votre nom dans le coin supérieur droit de l’écran, puis en cliquant sur Paramètres de l'Utilisateur(rice) dans la liste déroulante.

Dans le menu à gauche de la page, cliquez sur Types de Rendez-Vous. Cela chargera une liste des types disponibles configurés pour votre établissement.

Pour permettre aux étudiants(es) de demander un type de rendez-vous spécifique avec vous, cliquez sur le bouton vert Ajouter, situé à droite du nom du type de rendez-vous.

Si un type a été ajouté par erreur, ou si vous n’acceptez plus un certain type, cliquez sur Supprimer, le bouton rouge à la place de l’ajout, pour retirer le type de votre disponibilité.

Si vous ne trouvez pas de type de rendez-vous comme prévu, allez dans les paramètres de votre établissement, puis cliquez sur Types de Rendez-Vous pour ajouter un nouveau type de rendez-vous ou en modifier un existant.

Note: Votre centre de service carrière a probablement une politique concernant l’ajout et la modification des types de rendez-vous. Veuillez vous assurer de comprendre cette politique avant d’apporter des modifications aux types de rendez-vous disponibles dans les paramètres de votre établissement.

Après avoir sélectionné les types de rendez-vous appropriés, vous aurez besoin de créer des créneaux de disponibilité pour afficher les étudiants(es) lorsque vous serez disponible pour les rencontrer.

Note: Les créneaux de disponibilité peuvent être configurés dans vos paramètres de l'utilisateur(rice) ou votre calendrier.

Accédez aux blocages via paramètres de l'utilisateur(rice)

1. Cliquez sur Créneau de Disponibilité dans le menu à gauche de la page pour créer de nouveaux blocages ou gérer les blocages existants.

• Pour ajouter un nouveau rendez-vous, cliquez sur Ajouter un Créneau de Disponibilité dans le coin supérieur droit de la page, puis remplissez les informations sur la page qui se charge:
  • Répétez-vous? - Cochez cette case si vous souhaitez que le blocage se répète chaque semaine, laissez-la décochée s’il s’agit d’un blocage unique.
  • Jour de la semaine  — Sélectionnez le jour de la semaine pour lequel le blocage est destiné
    • Les blocages ne peuvent être créés que par jour, donc si vous avez besoin de temps pendant plus d’un jour de la semaine, vous devez créer un blocage individuel pour chaque jour.
  • Indisponible? - Cochez cette case si vous souhaitez que le blocage ne soit pas disponible aux étudiants(es)
    • Par exemple, vous pouvez créer un blocage de 15 minutes « indisponible » au milieu d’un créneau de disponibilité de quatre heures comme moyen d’assurer une pause.
  • Sans rendez-vous? - Cochez cette case si vous souhaitez accepter les rendez-vous sans rendez-vous pendant ce blocage
    • Si le blocage est marqué comme un sans rendez-vous, les étudiants(es) ne seront pas en mesure de demander des rendez-vous pendant cette période.
  • Moyens de Rendez-vous  — Pour limiter les moyens disponibles pour ce blocage, sélectionnez le(s) format(s) souhaité(s) dans le menu. Si laissé vide, tous les moyens de rendez-vous pour votre établissement seront disponibles pour les étudiants(es) pendant le blocage.
    • Par exemple, si vous souhaitez limiter vos blocages de lundi aux rendez-vous téléphoniques, vous pouvez le faire en définissant le format du rendez-vous correspondant dans ce champ.
  • Types de Rendez-vous - Tous les types que vous avez ajoutés dans vos paramètres de l'utilisateur(rice) seront listés par défaut. Vous pouvez supprimer les types de ce champ, ou si vous modifiez un blocage existant, vous pouvez ajouter de nouveaux types.
    • Dans l’exemple de capture d’écran ci-dessous, un type de rendez-vous qui a été archivé n’a plus été archivé, donc pour le retirer, je cliquerais sur le X à gauche du mot « archivé ».
  • Heure de début - Le moment où le blocage devrait commencer, lorsque les étudiants(es) peuvent choisir d’assister à un rendez-vous
  • Heure de fin - Le moment où le blocage devrait se terminer, ce qui est l’heure de fermeture indiquée lorsque les étudiants(es) peuvent planifier un rendez-vous
    • Astuce: Assurez-vous que vos blocages disponibles sont suffisants pour supporter les types de rendez-vous que vous avez ajoutés. Par exemple, si vous avez ajouté un type de rendez-vous qui est de 45 minutes, mais que votre blocage disponible n’est que de 40 minutes, les étudiants(es) ne seront pas en mesure de planifier des rendez-vous avec vous pendant cette période.
  • Date de début - La date à laquelle ce blocage devient « actif », lorsque les étudiants(es) peuvent planifier des rendez-vous
  • Date de fin - La date à laquelle ce blocage devient inactif, lorsque les étudiants(es) ne seront plus en mesure de planifier des rendez-vous pendant cette période
    • Note: La date de fin ne doit pas être supérieure à 9 mois à compter de la date de début. Si cela fait plus de 9 mois, une erreur apparaîtra et le blocage ne sera pas sauvegardé.
  • Timezone - Le fuseau horaire dans lequel vous hébergez des rendez-vous
    • Si vous hébergez des rendez-vous pour étudiants(es) dans d’autres fuseaux horaires, il est important que votre paramètre de blocage reflète « votre fuseau horaire ». Handshake traduira le fuseau horaire au besoin en fonction des paramètres système de l´étudiant(e).

• Pour modifier un blocage existant, cliquez sur le bouton gris Modifier, situé à gauche du nom du créneau de disponibilité, puis mettez à jour les informations comme souhaité.

Créez des blocages à partir du calendrier

1. Cliquez sur Rendez-Vous dans la barre de navigation gauche dans Handshake, puis cliquez sur le tab Calendrier dans le coin supérieur droit de la page.

2. Tous les membres du personnel de votre établissement sont inclus par défaut. Pour réduire les colonnes affichées, cliquez sur Membres du Personnel dans le coin supérieur gauche de la page, puis décochez tous les utilisateurs(rice) que vous souhaitez retirer de la vue.

3. Localisez la colonne appropriée pour vous (ou votre collègue, si vous ajoutez un blocage au nom de quelqu’un), puis cliquez dans la colonne pour générer la pop-up de création.

4. La pop-up se chargera pour créer un rendez-vous - cliquez sur le tab Créer un Créneau de Disponibilité à droite, puis remplissez les détails du blocage.

Pour plus d’informations sur chaque champ, veuillez vous référer aux paramètres de l'utilisateur(rice) instructions ci-dessus.

• Indisponible?
• Dates/heures de début et de fin (par défaut en fonction de la date en haut du calendrier et « où » vous avez cliqué dans la colonne - heures affichées à gauche)
• Format du Rendez-Vous
• Types de Rendez-Vous
  • Note: Tous les types de rendez-vous que l´ utilisateur(rice) sélectionné a ajoutés dans ses paramètres de l'utilisateur(rice) seront ajoutés par défaut.
• Sans Rendez-Vous?
• Répétez-vous?

5. Cliquez sur le bouton bleu Créer un créneau de disponibilité pour sauvegarder le blocage.