Rendez-vous virtuels sur Handshake

Thèmes :

• Activez le format du rendez-vous « virtuel sur Handshake »
• Hébergement d’un rendez-vous virtuel
  • Démarrez les détails du bouton de rendez-vous vidéo
• Partage d’écran lors d’un rendez-vous virtuel
• Compte tenu des considérations importantes
  • Pour votre conseillers(ères) de carrière
  • Pour votre(s) étudiants(es)
• Ressources supplémentaires

Activez le format du rendez-vous « virtuel sur Handshake »

Pour commencer, vous pourriez avoir besoin d’activer « Virtual sur Handshake ». Accédez aux paramètres de votre école, puis cliquez sur les moyens de prendre rendez-vous dans la colonne Menu de gauche. En haut de la page, il y a une bannière bleue informant les utilisateurs de cette fonctionnalité (et un lien vers cet article !) - Cliquez sur Ajouter « Virtual sur Handshake » pour ajouter cette option à votre liste de médias.

Note : parce qu’il s’agit d’un format fourni par Handshake, le nom ne peut pas être changé.

Une fois Virtual sur Handshake activé, vous serez en mesure d’ajouter ce format aux créneaux de disponibilité existants. Lors de la création d’un nouveau créneau de disponibilité, ce format est inclus par défaut.

Vous pouvez déjà avoir « Virtual sur Handshake » activé pour votre école. Si c’est le cas, vous verrez la bannière bleue « Les Rendez-vous virtuels sur Handshake sont maintenant disponibles ! »

Pour plus d’informations sur la gestion de vos blocages, veuillez vous référer à Configurez la disponibilité de votre rendez-vous personnel.

Note : si vous ne sélectionnez pas de format pour votre (vos) blocage (s), tous les médias seront disponibles pour les étudiants(es) !

Hébergement d’un rendez-vous virtuel

Lorsqu’un(e) étudiant(e) demande un rendez-vous avec « Virtual sur Handshake » comme format, les utilisateurs service carrière seront en mesure d’identifier cela dans la section « format » sur la page aperçu des rendez-vous.

Une fois le rendez-vous approuvé, l'étudiant(e) et l' utilisateur(rice) du service carrière auront le bouton « Démarrer la rendez-vous vidéo » affiché sur la page des rendez-vous. Ce bouton deviendra actif cinq minutes avant l’heure de début du rendez-vous.

Utilisez les boutons arrondis au bas de l’écran pour activer/désactiver l’audio, la vidéo et le partage d’écran. Assurez-vous que la vidéo, le son et le partage d’écran fonctionnent pour vous et le étudiant(e).

Note : dans Chrome, un fond flou est activé par défaut. Si vous souhaitez afficher votre arrière-plan normal à la place, vous pouvez désactiver ce paramètre dans le coin supérieur droit de l’aperçu vidéo.

L’arrière-plan flou fonctionne également sur le bord, cependant, Chrome est la recommandation de Handshake pour le suivi en entreprise le plus fluide avec toutes nos fonctionnalités !

Pour plus d’informations sur l’utilisation de la vidéo intégrée de Handshake, veuillez vous référer aux exigences et au dépannage vidéo Handshake.

Note : l’enregistrement de rendez-vous virtuel n’est pas pris en charge. Notre équipe suit ce feedback, donc si c’est une fonctionnalité dont votre équipe a besoin, veuillez soumettre votre feedback produit !

Démarrez les détails du bouton de rendez-vous vidéo

• Bouton disponible pour étudiants(es) : 5 minutes avant l’heure de début prévue de l' rendez-vous via la durée de l' rendez-vous prévue ou jusqu’à ce que l' organisateur(rice) clique sur « Terminer la rendez-vous » (selon ce qui arrive d’abord).
• Le bouton n’est pas disponible pour les étudiants(es) :
  • • Si le rendez-vous est annulé
    • Si « étudiant(e) ne s’affiche pas » est cliqué
    • Si « rendez-vous complet » est cliqué
    • Après l’heure de fin prévue du rendez-vous
• Le bouton n'est utilisable que par l'hôte sélectionné du rendez-vous. Si un autre conseiller de carrière le remplace, modifiez le rendez-vous pour sélectionner le conseiller de carrière approprié.

Partage d’écran lors d’un rendez-vous virtuel

La vidéo intégrée de Handshake permet le partage d’écran par organisateurs(ices) et tout participants(es) a accordé le pouvoir de le faire.

Exigences du système Mac pour le partage d’écran

Pour partager un écran ou une fenêtre sur un Mac, vous devez donner chaque navigateur ou application spécifique.

1. Ouvrez Préférences Système, puis sélectionnez Sécurité et Confidentialité.

2. Cliquez sur le verrouillage dans le coin inférieur droit pour vous authentifier pour les modifications.

3. Sélectionnez le tab Confidentialité, sélectionnez Enregistrement d’écran, puis cochez la case pour le navigateur souhaité.

Si le navigateur est ouvert lorsque vous changez ce paramètre, vous devez quitter et rouvrir le navigateur pour que les modifications prennent effet.

• Astuce : pour un suivi en entreprise fluide, assurez-vous que cette autorisation est accordée avant votre heure de début de séance !

En tant qu'organisateur(rice), cliquez sur Paramètres dans le coin inférieur gauche, puis choisissez l’option Paramètres du-des participants(es). À partir de là, une fenêtre contextuelle apparaîtra au centre de l’écran avec une case à cocher pour « Autoriser le(s) participants(es) à partager son écran » - Cochez cette case.

Note : permettre aux participants(es) de partager l’écran doit être autorisé à chaque fois lors d’un rendez-vous.

Lorsqu’un(e) étudiant(e) partage son écran avec un(e) organisateur(rice), la vidéo de l'étudiant(e) apparaîtra dans le coin inférieur gauche de l’écran.

Lorsqu’un(e) organisateur(rice) partage son écran avec un(e) étudiant(e), l'organisateur(rice) devra ouvrir une fenêtre séparée pour toujours avoir accès à la vidéo.

Nous recommandons que la fenêtre soit ouverte sur un autre écran (si l’un est disponible) ou redimensionnée pour correspondre à votre écran actuel.

En tant qu'organisateur(rice), la sonnerie verte autour du bouton d’écran indiquera que vous partagez votre écran. Si vous partagez un tab spécifique, un carré bleu apparaîtra sur ce tab.

Accessibilité virtuelle du rendez-vous

Nos ingénieurs testent toutes les mises à jour avec un lecteur d'écran pour garantir que les utilisateurs peuvent parcourir les composants à l'écran.

Le processus de demande d’un interprète pour la transcription en direct est le même pour les rendez-vous virtuels que pour les forums virtuels. Pour les étapes, veuillez vous référer à Demander un interprète pour les échanges virtuels.

Si un(e) étudiant(e) utilise notre outil vidéo via un appareil iOS (iPhone X ou plus récent), le titre fermé automatiquement peut être activé. Pour un exemple de la façon d’activer ce paramètre, veuillez vous référer à l’ Accessibilité virtuelle dans Handshake.

Nous comprenons que ce processus ne couvre pas toutes les circonstances, et nous continuons à investir pour améliorer l’accessibilité. Nous vous recommandons d’offrir une autre plate-forme vidéo pour tout utilisateur(rice) au besoin.

Par exemple, étant donné que notre vidéo ne met l’accent que sur le conférencier ou la conférencière, nous vous recommandons d’utiliser une autre plateforme (comme Zoom) pour toute personne qui demande une assistance BSL.

Gardez un suivi de toutes les mises à jour d’accessibilité effectuées mensuellement dans l’ accessibilité et le VPAT.

Compte tenu des considérations importantes

Pour vos conseillers(ères) de carrière :

• Assurez-vous de mettre à jour les emplacements du bureau et les médias dans les créneaux de disponibilité pour supprimer d’autres liens virtuels - les emplacements du bureau sont toujours inclus dans les e-mails de rappel.
  • Pour les étapes pour gérer votre emplacement de office, consultez Offrir des rendez-vous en personne et virtuels.
  • Pour les étapes pour gérer les médiums de rendez-vous, veuillez vous référer aux paramètres de l’école : Préférences de rendez-vous.
• Champs de format vides dans les créneaux de disponibilité - Si les chercheurs de carrière ont des créneaux de disponibilité avec des champs de format vides, tous les médiums de Handshake sont disponibles pour les étudiants(es).
  • Si une équipe offre déjà un format virtuel et si elle ajoute le format « virtuel sur Handshake », cela peut être déroutant pour les étudiants(es).
• La possibilité d’archiver les médiums de rendez-vous - Pour aider les équipes de l’université à nettoyer les offres de format du rendez-vous, nous offrons la possibilité d’archiver les médiums de rendez-vous. En savoir plus dans les paramètres de l’école : moyens de rendez-vous.
• Si vous avez des types de rendez-vous qui peuvent avoir besoin d’être mis à jour, veuillez vous référer aux paramètres de l’école : Types de rendez-vous.
• À des fins de reporting, lorsque la conseiller(e) de carrière clique pour commencer un rendez-vous vidéo, cela est enregistré comme rendez-vous « heure de début ». Le rendez-vous sera marqué comme « Démarré » jusqu’à ce que la conseiller(e) de carrière clique sur « Terminer le rendez-vous », ce qui enregistre l’heure de fin.

Pour vos étudiants(es) :

• Lorsque les étudiants(es) planifient un rendez-vous, le champ format du rendez-vous par défaut est vide - cela invite les étudiants(es) à cliquer sur le menu déroulant et à découvrir le virtuel sur le format Handshake.
  • Précédemment, ce champ était par défaut au premier format répertorié.
• Les e-mails de notification Rendez-vous rappellent à l'étudiant(e) que le rendez-vous est virtuel. Une heure avant le rendez-vous, notre dernier e-mail de rappel comprendra un bouton sur lequel le étudiant(e) peut cliquer pour se connecter et lancer l' rendez-vous. et lancer l' rendez-vous.
  • Le bouton Démarrer mon rendez-vous deviendra actif cinq minutes avant l’heure de début du rendez-vous.
  • Nous n’incluons pas l’emplacement du office dans l’e-mail de rappel si le format est virtuel sur Handshake.
• Les étudiants(es) seront marqué comme « enregistré » après avoir cliqué sur le lien pour rejoindre la vidéo pour le rendez-vous.
  • Cela vous permettra de signaler facilement la présence de rendez-vous en utilisant nos rapports pré-intégrés pour les rendez-vous, n’oubliez pas de filtrer sur le format du rendez-vous et de sélectionner « Virtual sur Handshake ».
  • Note : étant donné que les étudiants(es) sont enregistrés lors de l’adhésion à la vidéo, les codes QR ne sont pas fournis pour les rendez-vous virtuels.
• Le mobile fonctionne sur le web mobile.
  • iOS : rendez-vous virtuels pris en charge dans la publication iOS 3.26.0 (assurez-vous que l’application est à jour !)
  • Android : rendez-vous virtuels pris en charge dans la publication 3.1.1 (assurez-vous que l’application est à jour !)
• Si un(e) étudiant(e) utilise notre outil vidéo via un appareil iOS, la saisie automatique fermée peut être activée dans Safari. Appuyez sur les trois points dans le coin supérieur gauche, puis appuyez sur l’option pour activer.

Ressources supplémentaires

• Test vidéo de Handshake peut aider vos conseillers(ères) de carrière à préparer leurs paramètres système et leur environnement vidéo optimal.
• Pour l' étudiant(e) suivi en entreprise :
  • Demandez un rendez-vous avec votre service carrière
  • Assister à un rendez-vous virtuel sur Handshake
• Pour une formation sur les rendez-vous virtuels et en personne, enregistrez et suivez le cours gratuitement dans notre Académie Handshake.