Checklist et guide de test pour la configuration du système de rendez-vous

• Les types de rendez-vous sont les rendez-vous qui peuvent être programmés pour votre bureau, c’est-à-dire les vérifications de CV, les simulations d'entretien, la planification de carrière, etc. Vous pouvez définir quels groupes d'étudiant(e)s peuvent choisir certains types de rendez-vous en mettant des qualifications. En savoir plus sur la façon de définir les qualifications de rendez-vous.

Pour accéder à vos types de rendez-vous dans Handshake, accédez à « Paramètres de l’école » et « Types de rendez-vous ».

Pour plus d’informations sur la création et la gestion des types, veuillez vous référer à Paramètres de l’école : Types de rendez-vous.

Meilleures pratiques : Si vous avez plusieurs centres de carrière, ajoutez l’emplacement dans le nom du type de rendez-vous. De cette façon, l’emplacement est inclus dans les e-mails de rappel des étudiant(e)s. Il peut être logique de dupliquer les types de rendez-vous à cette fin - cela ne pose aucun soucis !

Meilleures pratiques : Si vous voulez des informations détaillées lorsque les étudiant(e)s planifient ou que les membres du personnel font des rendez-vous, configurez votre pré-rendez-vous, votre post-rendez-vous et votre enquête de membre du personnel dans votre configuration de type de rendez-vous. Si vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place des enquêtes, veuillez vous référer à Création et test d’enquêtes.

Meilleures pratiques : Si chaque conseiller(e) de votre bureau fonctionne avec un autre groupe d'étudiant(e)s, et que vous souhaitez vous assurer que les étudiant(e)s ne peuvent choisir que des rendez-vous pertinents pour eux, nous vous recommandons de créer des types de rendez-vous pour chacun de ces groupes. Cette configuration particulière fonctionne mieux si chaque conseiller(e) crée des types de rendez-vous avec les mêmes conventions de nom.

• Les catégories de rendez-vous fournissent une organisation de premier niveau des types de rendez-vous parmi lesquels les étudiant(e)s peuvent choisir, ce qui facilite le choix du rendez-vous approprié par l'étudiant(e).

Pour accéder à vos catégories de rendez-vous dans Handshake, accédez à « Paramètres de l’école » et « Catégories de rendez-vous ».

Pour plus d’informations sur la création et la gestion des catégories, veuillez vous référer à Paramètres de l’école : Catégories de rendez-vous.

Meilleures pratiques : Catégorisez les rendez-vous par faculté, service carrière ou domaine et standardisez vos catégories. Nous vous recommandons fortement d’avoir une convention de nom standard sur l'ensemble du campus pour réduire la confusion.

• Les formats de rendez-vous sont les méthodes que vous utiliserez pour effectuer vos rendez-vous. Ceux-ci peuvent inclure : Face à face, appel téléphonique, appel vidéo, etc.
• Vous pouvez activer le format fourni par Handshake « Virtuel sur Handshake » pour utiliser une vidéo intégrée pour vos rendez-vous, fournissant une expérience fluide tout en générant des données de reporting utiles ! En savoir plus sur Rendez-vous virtuels sur Handshake.

Pour accéder à vos formats de rendez-vous dans Handshake, accédez à « Paramètres de l’école » et « Formats de rendez-vous ».

Pour plus d’informations sur la création et la gestion des formats, veuillez vous référer à Paramètres de l’école : Formats de rendez-vous.

Meilleures pratiques : En alternative à l’ajout de l’emplacement au type de rendez-vous, envisagez d’ajouter l’emplacement dans le format si vous avez un rendez-vous en personne, par exemple : « En personne - Service carrière, Hall Fisher ». Le format du rendez-vous est inclus dans les e-mails de rappel qui sont envoyés 24 heures et 1 heure avant le rendez-vous.

• Configurez les différents paramètres liés au rendez-vous tels que l’approbation automatique, le délai de demande et les labels d’autorisation.  Pour plus d'information sur la façon de configurer ces paramètres, veuillez consulter l’article lié ci-dessus.

Pour accéder à vos préférences de rendez-vous dans Handshake, accédez à « Paramètres de l’école » et « Préférences de rendez-vous ».

Pour plus d’informations sur la création et la gestion des préférences, veuillez vous référer à Paramètres de l’école : Préférences de rendez-vous.

Meilleures pratiques : Si vous avez besoin d’exclure complètement un sous-ensemble d'étudiant(e)s de l'accès aux rendez-vous, parlez à votre équipe informatique au sujet de l’importation d’un label appelé « pas de rendez-vous » (ou quelque chose de similaire) sur ces profils d'étudiant(e)s. Vous pouvez ensuite utiliser ce label pour définir une restriction sur la page des préférences de rendez-vous. En savoir plus sur Importation de labels.

• Le paramètre de nombre maximum de rendez-vous disponibles est le nombre maximum de demandes de rendez-vous simultanés qu’un(e) étudiant(e) peut avoir en même temps.
  • Ce paramètre comprend tous les rendez-vous futurs (approuvé, en attente, etc.), en fonction de la date de début du rendez-vous. Jusqu’à ce que la date de début soit dépassée, le système ne permettra pas à l'étudiant(e) de planifier de nouveaux rendez-vous au-delà de la limite fixée.
• Le délai d’annulation de rendez-vous vous permet de préciser la période pendant laquelle un(e) étudiant(e) peut annuler son rendez-vous avant l’heure de début du rendez-vous.

Pour gérer ces paramètres dans Handshake, accédez à « Paramètres de l’école » et « Détails ». Pour plus d’informations, veuillez vous référer à Paramètres de l’école : Détails.

• Choisissez les types de rendez-vous que lesétudiant(e)s seront en mesure de planifier avec vous en cliquant sur le bouton vert « Ajouter ».  Les étudiant(e)s ne seront en mesure de planifier ces types de rendez-vous qu’avec vous. 

• Définissez les créneaux de temps pendant lesquels les étudiant(e)s pourront planifier des rendez-vous avec vous. Dans chaque bloc, vous pouvez définir des types de rendez-vous spécifiques que vous effectuerez, ainsi que des formats spécifiques disponibles pendant cette période.
  • Les étudiant(e)s ne seront pas en mesure de planifier un rendez-vous avec vous tant que vous n’aurez pas configuré les créneaux de rendez-vous disponibles.

Remarque : Si un blocage est disponible pour des visites libres, le créneau de rendez-vous ne sera pas disponible pour les rendez-vous programmés.

Configurez votre disponibilité de rendez-vous personnel (Types et créneaux de rendez-vous) pour plus d’informations et de conseils sur l’ajout de créneaux de rendez-vous.

Meilleures pratiques : Synchronisez votre calendrier avec la double synchronisation du calendrier. Gardez à l’esprit que cela aura une incidence sur votre disponibilité. Les évènements dans votre calendrier externe qui sont « occupés » seront retirés dans Handshake, et vos rendez-vous Handshake programmés apparaîtront dans votre calendrier externe. Vérifiez auprès de votre équipe informatique pour savoir sur quel serveur vous êtes.

1. Accédez au profil d’un(e) étudiant(e) et cliquez sur « Voir en tant que cet(te) utilisateur(rice) » dans la section des actions.
2. Allez dans Service carrière et Rendez-vous et cliquez sur « Planifier un nouveau rendez-vous ».
3. Vérifiez que les bonnes catégories, types, dates/heures et moyens sont visibles pour cet(te) étudiant(e).

Meilleures pratiques : Si vous avez des qualifications définies sur vos types de rendez-vous, répétez ce processus avec plusieurs étudiant(e)s de qualifications différentes et pour chaque type de rendez-vous affecté.

1. Demandez un rendez-vous avec votre compte étudiant(e) de test. Remarque : À partir de mai 2023, les noms des membres du personnel seront aléatoires lors de la sélection d’un rendez-vous. Précédemment, les noms du personnel étaient listés par ordre alphabétique. Ce changement augmente la probabilité que les étudiant(e)s planifient des rendez-vous avec une variété de membres différents du personnel.
2. Remettez les utilisateurs à votre vue de service carrière.
3. Accédez à la page des rendez-vous et acceptez le rendez-vous.

1. Pour les rendez-vous en personne, accédez aux rendez-vous et cliquez sur l'onglet « kiosque d’enregistrement ».
2. Sélectionnez votre emplacement de bureau, votre service carrière et si vous autorisez les rendez-vous en visite libre.

Remarque : Si vous ne cliquez pas sur « Autoriser les rendez-vous en visite libre », les étudiant(e)s ne pourront s'enregistrer que pour les rendez-vous programmés.

Important : Choisir « Rester connecté(e) » permettra aux étudiant(e)s d’accéder à votre compte. Pour les tests, c’est parfait, mais procédez avec précaution si vous décidez de choisir cette option en dehors du test.

     3. Entrez l’adresse e-mail ou le nom d’utilisateur de l'étudiant(e) avec lequel/laquelle vous faites le test.

4. Sélectionnez le rendez-vous programmé.

1. Cliquez sur « Rendez-vous » et « Gérer » puis cliquez sur la ligne concernant le rendez-vous que vous souhaitez commencer.
2. Pour commencer le rendez-vous, cliquez sur « Rendez-vous commencé ». Si vous testez un rendez-vous Virtuel sur Handshake, rejoindre la vidéo déclenchera le début du rendez-vous.
3. Pour terminer le rendez-vous, cliquez sur « Terminer le rendez-vous ».

Remarque : Marquer le rendez-vous comme terminé est fondamental pour vous assurer que les enquêtes post-rendez-vous sont envoyées ainsi que l’exactitude du reporting.

1. Lancez votre kiosque d’enregistrement et sélectionnez « Autoriser les rendez-vous en visite libre ».
2. Enregistrez-vous en tant qu'étudiant(e) et sélectionnez l’option sans rendez-vous.

Astuce : Si vous n’êtes pas en mesure de choisir une option sans rendez-vous, assurez-vous qu’il y a au moins un créneau de rendez-vous disponible à ce moment avec « sans rendez-vous » sélectionné.

1. En visualisant en tant que votre utilisateur(rice) de service carrière, accédez à la salle d’attente via « Rendez-vous » et « Salle d’attente ».
2. Cliquez sur « Commencer le rendez-vous ».
3. Vérifiez les informations sur le rendez-vous et cliquez sur « Créer ». (Si vous envisagez d’envoyer une enquête post-rendez-vous, n’oubliez pas de marquer uniquement le rendez-vous comme « Commencé » sur cet écran, puis cliquez sur « Terminer le rendez-vous » pour déclencher l'envoi de l’e-mail !)