L’outil d’importation : vos débuts et le traitement de votre premier fichier

Qu'est-ce que l'importer ?

L’importer est utilisé à la fois en interne par Handshake, et en externe par nos partenaires pour analyser et importer des données dans Handshake.

Comment l'importer fonctionne-t-il ?

Vous pouvez considérer l'importer comme un traducteur entre un fichier CSV et Handshake. Il traduit un fichier CSV en JSON qui est introduit dans notre API et dans Handshake.

Comment puis-je accéder à l'importer ?

L'importer est un excellent outil, mais il est un peu complexe et gère beaucoup de données sensibles. Nous vous demandons donc de regarder d’abord cette vidéo dans notre help center et de suivre les instructions dans la vidéo. Après avoir terminé, contactez notre équipe d’assistance technique ici pour accéder à l'importer.

Une fois que vous aurez reçu l’accès à l’importer, vous pourrez importer des données d’un fichier CSV externe vers Handshake ! Cet article vous fournira un aperçu de la façon de télécharger votre premier fichier.

Exécuter un fichier sur l'importer :

1. Consultez https://importer.joinhandshake.co.uk/.
2. Cliquez sur « Télécharger un nouveau CSV » dans le coin supérieur droit de la bande violette :
   
   
3. Suivez les étapes ci-dessous pour télécharger votre fichier :
   1. Choisissez le fichier à télécharger après l'avoir correctement formaté et enregistré en tant que fichier CSV encodé en UTF-8 (plus d'informations ci-dessous).
   2. Choisissez le bon type d’emploi pour les données que vous téléchargez (plus d’informations ci-dessous).
   3. Ajoutez une description des données que vous importez.
   4. Cliquez sur « Enregistrer une offre d'emploi ».

4. Vous serez redirigé(e) vers une page pendant que l'importer effectuera l’analyse sur votre fichier.

5. Continuez à rafraîchir la page jusqu’à ce que le statut indique « Prêt à soumettre » :

6. Faites défiler vers le bas de la page pour lire l’accord avant d'exécuter le fichier. Après l'avoir lu, cliquez sur la case à côté de « Je conviens que ces données me semblent appropriées et je comprends que cette importation ne peut pas être supprimée ». Cliquez sur « Exécuter un emploi ».

7. Vous serez maintenant redirigé(e) vers la page de progression pendant que l'importer traite votre fichier dans Handshake :

8. Une fois le fichier exécuté, cliquez sur « Afficher les résultats de téléchargement » dans le coin supérieur droit.

9. Ensuite, cliquez sur « Télécharger les échecs de lignes CSV » pour voir les enregistrements qui n’ont pas été traités et leurs messages d’erreur associés. Vous trouverez plus d’informations sur la résolution des erreurs de l'importer ici.

Demander qu’un emploi soit traité sur l'importer

Pour certains types d'emploi de l'importer, l’équipe de l'importer Handshake devra examiner le téléchargement du fichier avant d’exécuter les données dans le système pour préserver l’intégrité des données et éviter tout problème imprévu. Il peut s'agir par exemple d'un fichier utilisateur(rice) où vous mettez à jour les champs sensibles ou si vous essayez d’importer des types de rendez-vous.

Dans ces situations, vous ne serez pas en mesure d'« exécuter un emploi » immédiatement (comme indiqué dans les étapes ci-dessus). Au lieu de cela, suivez les étapes 1 à 5 exactement de la même manière. Une fois que l'importer aura terminé l’analyse de vos données (étape 6), au lieu de cliquer sur « Exécuter un emploi », vous cocherez la case d’accord et cliquez sur le bouton bleu qui indique « Soumettre et demander l’exécution » :

Votre emploi de l'importer sera placé dans une file d’attente que l’équipe de Handshake examinera avant d'exécuter le fichier. Vous devez compter un délai de 24 heures pour que votre fichier soit exécuté ou que vous receviez un feedback de l’équipe Handshake.

Types d’emploi de l'importer

• Étudiants(es)
  • L’importation de données relatives aux étudiants
  • Ce type d'emploi sera utilisé pour télécharger toutes vos données d'étudiants(es) dans Handshake, et fournira des comptes pour vos étudiants(es). Il s’agit d’une étape essentielle pour assurer la facilité d’accès aux étudiants(es), et augmenter l’engagement des étudiant(e)s sur la plate-forme.
• Contacts
  • L’importation de coordonnées des personnes à contacter chez les employeurs
  • Tous les contacts dont l'e-mail et/ou le domaine d'e-mail est invalide seront renvoyés à votre équipe. N’hésitez pas à mettre à jour les coordonnées des contacts et à nous envoyer un nouveau fichier.
  • Les contacts sont généralement des contacts employeur ou alumni, issus de votre système précédent.
  • Avant le lancement de l’employeur, vous devrez télécharger une liste de contacts employeur dans Handshake - cela vous permettra de leur envoyer un e-mail en masse, les invitant à rejoindre la plate-forme Handshake.
  • Les contacts sont vérifiés avant l’importation.
• Rendez-vous
  • L’importation de rendez-vous historiques
  • Les rendez-vous sont généralement importés peu de temps après la mise en œuvre du système précédent vers Handshake
• Types de rendez-vous
  • L’importation des types de rendez-vous
  • Les types de rendez-vous sont importés au début de la mise en œuvre, généralement lorsqu’il existe un grand nombre de types de rendez-vous
• Evénements
  • L’importation d’événements historiques
• Notes
  • L’importation de notes
  • Les importations de notes ont souvent lieu lorsqu’une école passe par la mise en œuvre, pour récupérer des informations historiques. Parfois, un membre du personnel peut suivre ses notes à l'aide d'une source externe et avoir besoin d’un moyen de les télécharger en masse dans le système.
  • Les notes peuvent être appliquées aux utilisateurs (étudiants(es) ou service carrière), aux rendez-vous, aux evénements ou aux forums carrière.

• Labels (normal)
  • L’importation de marquages
  • Peut être utilisée pour indiquer des activités extrascolaires, accorder des autorisations, suivre les attributs pour le reporting, les concentrations et de nombreux autres groupes d’utilisateurs
• Les labels sont généralement utilisés pour aider à classer et à filtrer les sous-ensembles d’utilisateurs (étudiants(es), personnel ou contacts)
• Ils peuvent également être utilisés lors des rendez-vous et des evénements, si l’ identifiant est fourni

• Bâtiment
• L’importation de bâtiments
• Généralement l'importation a lieu uniquement avant et pendant la mise en œuvre

• Chambres
• L’importation de salles
• Généralement l'importation a lieu uniquement avant et pendant la mise en œuvre

• Participants
• L’importation de participants à des événements ou des salons créés
• Parfois, les participants ne sont pas suivis directement dans Handshake. Nous pouvons importer ces participants dans l'événement qui leur correspond.
• Si votre équipe importe fréquemment les participants, nous vous recommandons de contacter notre équipe d’assistance qui examinera le processus actuel et vous conseillera sur la façon dont nous pouvons transférer les inscriptions et les vérifications dans Handshake.

Outre l’importation manuelle de vos données par le biais de téléchargements CSV sur l'importer, vous pouvez également transférer vos données d'étudiants(es) à l'aide d'AWS S3. La section ci-dessous passe en revue ce flux de travail en profondeur.

Synchronisation d'étudiants(es) : automatisation de votre synchronisation d'étudiants(es) - transfert de données étudiants(es) via S3