Nous avons rassemblé une série de FAQ provenant de l'ensemble du réseau Handshake pour vous aider à réfléchir au formatage de vos données relatives aux étudiants(es). Utilisez cela pour naviguer dans quelques cas et des flux de travail spécifiques. Quelques points à garder à l’esprit :
- Gardez cet article supplémentaire à portée de main pour obtenir les spécifications exactes, un exemple de téléchargement CSV et des descriptions contextuelles de chaque en-tête/champ pour l'importation des données des étudiants (es).
- Tirez parti de notre communauté Handshake pour obtenir des informations supplémentaires auprès de plus de 600 universités partenaires.
- Il n'y a pas de mal à adopter une approche différente en matière de formatage : testez, testez, et retestez encore votre fonctionnalité pour vous assurer que vous êtes à l'aise avec les compromis en matière de flux de travail.
FAQ sur les fonctionnalités de l’Importer :
Q : Si j'importe les données d'un(e) utilisateur(trice), est-ce que cela enverra automatiquement une invitation ou une notification ? Devront-ils confirmer leurs comptes ?
Non, l'importateur n'enverra jamais de notification aux étudiants(es) ou aux contacts importés dans le fichier de données. Les comptes seront déjà marqués comme confirmés (ils ne recevront donc pas d’e-mail de confirmation).
N'oubliez pas que lorsque les étudiants(es) se connectent, ils(elles) sont invité(e)s à "activer" leur profil en acceptant les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité. Pour en savoir plus sur ce processus, consultez cet article sur l'onboarding des étudiants(es) et cet article sur la protection de la vie privée des étudiants (es).
Q : Si j’importe un champ vide, effacera-t-il les données ?
L'importateur ne remplacera ni n'effacera les données si vous laissez ce champ vide. Vous devez explicitement saisir **CLEAR** dans tous les champs qui ne sont pas de type vrai/faux pour effacer ce qui a été saisi dans Handshake. Si vous laissez l'information vide à chaque synchronisation, ce champ sera ignoré pour cette ligne/utilisateur(rice) car il reste inchangé.
** Veuillez noter : La seule exception à cette règle est le champ system_label_names . Si vous avez téléchargé des labels système sur le compte d'un étudiant(e), ceux-ci doivent être listés chaque fois que ce champ est inclus dans un fichier de synchronisation d'étudiant(e), sinon tous les labels système sur le compte de l'étudiant(e) seront effacés.
Q : Mon dossier contient des étudiants(es) en double. L'importation sera-t-elle réussie ?
Non, l´importer ignorera toute ligne avec des doublons dans l’un des champs sensibles (e-mail, nom d’utilisateur, carte _ ID et auth _ ID). Nous vous recommandons de supprimer tous les enregistrements en double et de vous assurer que vous n'importez que l'enregistrement le plus exact de l'étudiant(e).
Q : Comment puis-je en savoir plus sur l'utilisation de l'importateur ?
Explorez ces ressources si vous débutez :
- Erreurs courantes de l'importateur.
- Comment réimporter les lignes qui ont échoué ?
- Que sont les champs sensibles et comment les modifier
Q : Je télécharge actuellement les données des étudiants(es) via AWS et j'ai programmé des synchronisations récurrentes avec les étudiants(es). Je reçois des e-mails m'informant que ces emplois ont été traités, mais lorsque je me connecte à mon compte d'importateur, je ne vois aucun d'entre eux. Qu’est-il arrivé à ces emplois ?
Chaque fois qu'un emploi est téléchargé et traité sans erreur (soit par AWS, soit par un téléchargement manuel vers l'importateur), il est automatiquement archivé. Ceci est le cas afin que la liste des emplois que vous verrez lorsque vous serez connecté à votre compte d'importateur ne sera que emplois qui nécessitent votre attention (en raison d'échecs de lignes ou d'un échec d'analyse de fichier).
Si vous souhaitez toujours consulter l'une de ces emplois, vous pouvez le faire en suivant le lien fourni dans les notifications par courrier électronique envoyées chaque fois qu'un de vos emplois est traité. Si vous ne recevez pas ces e-mails, veuillez contacter le support pour demander à être ajouté à la liste des destinataires des e-mails pour le compte importateur de votre école.
FAQ sur le formatage des donnéesdes étudiants :
Q : Si un étudiant(e) a terminé son diplôme de premier cycle à notre école et est toujours présent, mais poursuit maintenant un master ou master spécialisé, comment devons-nous formater son enregistrement d'importation ?
Vous n'importerez qu' un seul enregistrement études pour chaque étudiant(e) - choisissez le diplôme/programme le plus récent ou le plus pertinent. Les étudiants pourront toujours ajouter l'historique des études supplémentaires pour que les employeurs examinent leur profil, mais vous souhaiteriez que les qualifications que vous importez reflètent leur programme actuel. Ces détails importés seront liés aux qualifications d'emploi, d'entretien et d'événement de l'employeur.
Q : Comment formater étudiants(es) en double cours?
Dans Handshake, vous pouvez importer plusieurs options pour Primary_education:course_names à condition qu'elles soient séparées par un point-virgule. Tous les cours importés seront affichés sur le profil de l'étudiant(e) et liés aux qualifications pour les publications emploi.
** Veuillez noter : Le champ pour Primary_course_name (singulier) est différent - il n'est utilisé que pour une analyse et une enquête d'insertion professionnelle pour afficher le premier choix du programme d'études des étudiants. Ce champ n'est pas affiché sur le profil de l'étudiant(e).
Q : Nous avons un programme de certificat de spécialité. Comment devrions-nous créer les dossiers d'étudiants ?
Cela dépendra grandement de la manière dont vous envisagez d’organiser et de rendre compte de ces données sur l'étudiant. De plus, vous devez déterminer si – et comment – ces informations doivent être affichées aux employeurs qui examinent les candidatures étudiant(e) et les profils publics.
Décrivez vos exigences en matière de fonctionnalités (en plus des champs de données core d'étudiants) et utilisez ce tableau pour déterminer votre formatage.
Champs à envisager : |
Exemple de contenu : |
Pourquoi : |
primary_education:education_level_name |
Certificat |
Les employeurs utilisent le niveau d'études, les groupes de majeures et les années d'études comme champs de qualification sur les publications d'emploi. La normalisation de cela permet de garantir que vos étudiants sont qualifiés pour les postes pertinents |
institution_year_name |
Laissez ce champ vide OU sélectionnez une année standard telle que « Junior » ou « Senior » |
|
primary_education:primary_course_name |
« Nom du programme de certificat » |
Ce champ n'apparaîtra pas sur le profil d'un étudiant et est principalement utilisé pour FDS. Il s'agit du cours principal de l'étudiant(e). Seul 1 cours peut être pris en charge dans ce champ. Le nom du cours doit déjà être ajouté au champ Primary_education:course_names pour que le cours principal de l'étudiant(e) soit renseigné dans Handshake. |
system_label_names |
« Nom du programme de certificat » |
Cela ne s'affichera pas en externe, mais peut être utile pour le suivi, le filtrage et le reporting par l'équipe de service carrière. |
Q : Nous avons un internat et/ou gérons un autre campus satellite qui n'a pas besoin d'un autre "service carrière" formel -- comment devons-nous formater nos données étudiant(e) ?
- campus_name : généralement utilisé pour institutions avec plusieurs campus. Ceci n'est lié à aucune exigence/fonction ou à la visibilité de l'employeur dans Handshake, mais vous pouvez l'ajouter et le filtrer dans les outils de reporting.
- system_label_names : utilisez ce champ pour importer des balises personnalisées ou labels depuis votre SIS. Vous pouvez importer plusieurs labels système pour chaque étudiant en les séparant par un point-virgule. Gardez à l’esprit que les labels du système peuvent être délicats pour quelques raisons :
- Laisser ce champ vide dans votre importation effacera tous les labels système dans Handshake pour cet étudiant respectif. Les labels système sont ajoutés ou supprimés dans chaque synchronisation d'étudiant qui inclut cette colonne, en fonction exactement de ce que vous avez dans ce champ.
- Il est difficile de supprimer un label système une fois créée, mais vous pouvez la supprimer et l'ajouter comme un label normal.
- Nous vous recommandons d'abord d'explorer les différents types de labels et la manière dont elles sont utilisées dans Handshake.
-
Primary_education:college_
names : ceci est généralement utilisé pour la faculté académiques d'un étudiant(e)et sera visible à la fois par les étudiants(es) et les employeurs. Le service de carrière peut filtrer cela et l'utiliser comme qualification. Veuillez vous référer à Importateur : Télécharger votre premier fichier étudiant (e) pour plus d'informations.
Q : Les cours de notre école ne seront pas directement mappés aux groupes de majeures Handshake . Pouvons-nous ajouter des options à vos groupes de majeures? Ou personnaliser la liste de sélection de la liste de secteur d'activité ?
Non, ces groupes de majeures et ces listes de sélection sont standardisés sur toute la plateforme. Les roupes de majeures représentent des domaines d'études plus larges et permettent aux employeurs d'évalueret d'identifier facilement les qualifications étudiant(e) sur l'ensemble du réseau Handshake .
Les noms majeurs que vous importez doivent refléter le titre complet des diplômes des étudiants(es) sur votre école. Une fois le fichier étudiant(e) importé, votre cours sera rempli dans Handshake et vous mapperez ces noms de cours aux groupes de cours pour vous assurer que les étudiants sont qualifiés pour les publications.
Cependant, les employeurs (et les étudiants individuels) verront toujours votre nom de cours personnalisé (importé) sur le profil des étudiants lors de l'examen de leurs détails de candidature ou profil - c'est pourquoi le nom complet du cours (pas un code) est important En savoir plus sur le mappage des cous ici
Q : Si un étudiant(e) a un profil sur un autre école, pouvons-nous importer cet e-mail ou nous connecter à ce compte existant dans Handshake?
Vous ne pouvez pas importer ou mettre à jour les étudiants(es) avec des domaines d'e-mail d'école qui ne sont pas associés à votre école. Nous activons uniquement le compte de chaque étudiant(e) pour chaque adresse e-mail.
C’est parce que l’adresse e-mail est actuellement la seule valeur d’identification qui doit être unique dans Handshake. Si un étudiant(e) devait être transféré ou participerait à un programme d'études supérieures dans un autre école ou serait transféré, nous devons nous assurer qu'il dispose d'un dossier distinct et précis pour cette école.
De plus, si un étudiant a un compte actif (généralement en tant que alumni) sur un autre école, il ne peut pas connecter ce compte existant au compte créé sur votre école. Pour accéder aux différentes instances de l'école, il devra se connecter avec les deux ensembles d'informations d'identification distincts (c'est-à-dire 2 différents e-mails et mots de passe).
Découvrez la gestion des étudiants avec des domaines e-mail d'école associés à d'autres institutions pour en savoir plus.
Q : Pouvons-nous formater un sexe personnalisé pour les étudiants(es) qui ne s'identifient pas aux options binaires homme/femme dans les spécifications du fichier ?
Oui, toutes les valeurs personnalisées seront importées telles qu’elles apparaissent dans votre fichier. Certaines institutions laisseront ce champ vide dans le fichier de données et permettront aux étudiants d'auto-identifier son sexe personnalisé sur son profil.