La création d’un fichier personnel est la façon la plus rapide de télécharger et de mettre à jour votre personnel des services d'orientation dans votre système Handshake. Cet article passe en revue tous les champs disponibles qui peuvent être inclus dans un fichier de téléchargement de personnel, quels champs sont requis ou recommandés, et le formatage qui doit être utilisé.
Pour commencer, téléchargez l’ exemple de fichier lié dans cet article — il comprend tous les différents champs que vous pouvez utiliser. Vous remarquerez que chaque champ a sa propre colonne — assurez-vous que chaque en-tête correspond exactement ! Si un en-tête n’est pas le même dans votre fichier que dans notre exemple, Handshake ne sera pas en mesure de l’identifier et il sera ignoré ! Nous vous recommandons de copier-coller à partir du fichier d’exemple dans une feuille Excel vide pour vous assurer que le formatage de vos en-têtes est correct.
Champs requis :
Chaque fichier personnel que vous téléchargez doit avoir ces trois champs (quatre si vous ajoutez de nouveaux utilisateurs). Parlons de chacun d’eux.
e-mail_address : C’est ce à quoi chaque utilisateur(rice) se connecte en utilisant l’authentification Handshake. Il s’agit d’un champ requis et la plupart des importations de fichiers nécessiteront l’adresse e-mail. L’e-mail *doit* être unique dans Handshake — il ne peut pas être dupliqué.
username : : Ceci est l’identifiant du compte, ou l'« ancre » du compte. Il devrait être 100 % unique dans votre école et ne pas changer. Nous vous recommandons d’utiliser le numéro d’identification d’un membre du personnel (ou un autre identifiant qui n’aura pas besoin d’être mis à jour si le nom ou l’adresse e-mail change).
user_type : Ce champ sera toujours « Career Services » pour un fichier personnel. Veuillez noter que cette valeur doit être prendre une majuscule et être au pluriel.
first_name : Prénom du membre du personnel. Ce champ est nécessaire pour les nouveaux profils du service carrière.
Champs recommandés :
Ces champs sont recommandés, mais pas nécessaires. Vous pouvez choisir ceux que vous voulez inclure, et la liste ci-dessous vous donnera quelques informations sur chacun d’eux. Plus vous incluez de champs, plus les profils de vos membres du personnel seront détaillés lors de la première connexion. Vous pouvez toujours les inclure plus tard avec un téléchargement de fichier, les entrer manuellement, ou demander à votre personnel de mettre à jour ces champs eux-même.
last_name : Le nom de famille du membre du personnel.
preferred_name : Nom préféré du membre du personnel. N’incluez pas le nom de famille — ce champ est uniquement pour le prénom préféré.
middle_name : Le deuxième prénom du membre du personnel.
bio : La biographie du membre du personnel.
mobile_number : Le numéro de téléphone du membre du personnel. m
disabled : champ booléen qui accepte TRUE ou FALSE (sensible à la casse). Ce champ peut être utilisé si vous souhaitez archiver les comptes de membres du personnel. Cela peut être utilisé pour mettre à jour les comptes des membres du personnel en vrac qui ne travaillent plus dans votre école et qui ne devraient plus avoir accès au personnel sur la plateforme.
role_names : Les différents rôles (ou autorisations) que vous souhaitez donner à chaque utilisateur(rice). La liste des valeurs de rôle acceptées est listée ci-dessous. Vous pouvez inclure autant de ces rôles que nécessaire pour chaque membre du personnel, mais si vous incluez plusieurs rôles, ils devront être formatés en tant que liste séparée par un point-virgule. Si vous voulez en savoir plus sur la façon dont les rôles fonctionnent dans Handshake, consultez cet article.
Note : Les rôles peuvent être ajoutés aux comptes des membres du personnel dans Handshake via l'Importer, mais ils ne peuvent pas être supprimés. La suppression de rôles doit être effectuée manuellement, sous les paramètres du compte de l'utilisateur(rice) de chaque membre du personnel.
Candidatures : Le rôle « Candidatures » permet aux membres du personnel d’utiliser toutes les fonctionnalités sous la tab « Candidatures » ; d'inscrire des étudiants(es) pour des interviews, de les accepter pour des interviews, de faire des offres d'emploi et de télécharger des CV.
Articles : Le rôle « Articles » accorde la permission de créer/mettre à jour des articles sous la tab « Ressources ».
Forums carrière : Le rôle « Forums carrière » accorde l’accès à toutes les fonctionnalités de la tab « Forums carrière ». Cela permet aux utilisateurs de s’inscrire aux forums carrière, ainsi que de payer des factures pour la présence.
Approbations de l'employeur : Le rôle « Approbation de l'employeur » permet aux membres du personnel de gérer les approbations de l'employeur sur votre école. Notez que les membres du personnel seront toujours en mesure de voir les employeurs sans ce rôle, mais ne seront pas en mesure de modifier les approbations ou d’approuver de nouveaux employeurs.
Evénements : Le rôle « evénements » permet aux membres du personnel de publier, d’approuver, de supprimer et de modifier les evénements. Tous les utilisateurs du personnel de l'université peuvent afficher les listes de participants(es) pour des evénements et ouvrir des kiosques d’enregistrement. Seuls les utilisateurs(rices) avec le rôle « E-mails de masse » peuvent envoyer des e-mails en masse aux participants(es) de l’événement.
Experiences : Le rôle « Expériences » fournit aux membres du personnel l’accès à la tab « Expériences ». Cela inclut l’accès pour afficher/approuver toutes les demandes de suivi en entreprise soumises par les étudiants(es) à leur école.
Explorer les aperçus : Le rôle « Explorer les aperçus » fournit aux membres du personnel un accès à la fonction Explorer les aperçus sous la tab « Analyse ». Cela inclut la création/modification de rapport sous l’un des rapports de Explorer disponibles.
Flux externes : Le rôle « Flux externes » fournit aux membres du personnel l’accès à la tab « Flux externes » sous Paramètres de école. Cela inclut la possibilité d’ajouter/modifier des flux externes.
Enquêtes d'insertion professionnelle : Le rôle « enquêtes d'insertion professionnelle » fournit aux membres du personnel l’accès à la tab « Première destination », et comprend la possibilité d’ajouter de nouvelles enquêtes d'insertion professionnelle et de modifier les données des EIP existantes (destinataires, réponses, etc.).
Point de contact Handshake : Le rôle « point de contact Handshake » répertorie le membre du personnel comme point de contact public pour son école. Cela est visible pour les étudiants(es) et les employeurs approuvés sur Handshake.
Horaires des entretiens : Le rôle « Horaires des entretiens » permet aux membres du personnel d’utiliser toutes les fonctionnalités sous la tab « Horaires des entretiens ». Cela inclut la création, la modification et l’approbation des interviews. Ils peuvent également assigner des interviews à des étudiants(es) et mettre à la fois étudiants(es) et recruteurs(euses) dans les créneaux horaires d'entretien.
Emplois : Le rôle « Emplois » permet aux membres du personnel d’utiliser toutes les fonctionnalités disponibles sous la tab « emplois ». Cela inclut la possibilité d’approuver, de refuser, de modifier et de publier des emplois. Note : Les modifications d’un emploi n’ont aucune incidence sur la version de l'emploi affichée sur votre école. Les employeurs conservent le contrôle sur l’emploi d’origine, qui peut être publié dans de nombreuses institutions.
Lancez le kiosque d’enregistrement : Le rôle « Lancez le kiosque d’enregistrement » permet aux membres du personnel d’accéder au kiosque d’enregistrement — cela sera disponible sous forums carrière, evénements, rendez-vous, horaires d'entretien et enquêtes d'insertion professionnelle.
Gérer tous les rendez-vous : Le rôle « Gérer tous les rendez-vous » permet aux membres du personnel d’afficher/gérer tous les rendez-vous prévus dans leur école.
Gérer les préférences de fonctionnalité : Le rôle « Gérer les préférences de fonctionnalité » fournit aux membres du personnel accès à la tab « Préférences de fonctionnalité » sous Paramètres de l' école. Cela inclut l’accès à l’approbation de nouvelles publications de fonctionnalités et aux campagnes d’e-mail d’activation.
Gérer les labels : Le rôle « Gérer les labels » permet aux membres du personnel de créer/modifier des labels pour leur école.
Gérer ses propres rendez-vous : Le rôle « Gérer ses propres rendez-vous » permet aux membres du personnel d’afficher/gérer leurs propres rendez-vous prévus. Cela ne fournit pas accès aux rendez-vous d’autres membres du personnel dans Handshake.
Gérer les préférences de paiement : Le rôle « Gérer les préférences de paiement » fournit aux membres du personnel l’accès à la tab « Préférences de paiement » sous Paramètres de l'école. Cela inclut l’accès pour ajouter/changer le fournisseur qu’une école utilise pour ses paiements de forum/événement.
Gérer la page école : Le rôle « Gérer la page école » fournit aux membres du personnel l’accès à la tab « Informations » sous Paramètres de l'école. Cela fournit également l’accès à la page d’aperçu de l’école et la modification/mise à jour de la bannière et du logo de l’école.
Gérer les paramètres sso : Le rôle « Gérer les paramètres sso » fournit aux membres du personnel l’accès à la tab « Préférences de sso » sous Paramètres de l'école. Cela inclut l’accès à la configuration de l’intégration sso d’une école, ou la mise à jour/migration nécessaire.
Gérer le personnel : Le rôle « Gérer le personnel » permet aux membres du personnel de changer les rôles d’autres membres du personnel dans leur école, et quelles autorisations ont été accordées.
Gérer les étudiants(es) : Le rôle « Gérer les étudiants(es) » permet aux utilisateurs d’afficher la tab « Gérer les étudiants(es) » et d’afficher des comptes étudiants(es) individuels. Cela fournit également l’accès à l’ajout/suppression en masse des labels sur les comptes étudiants(es) sous la tab « Gérer les étudiants(es) ».
E-mails de masse : Le rôle « e-mails de masse » fournit aux membres du personnel un accès aux e-mails de masse et aux fonctionnalités d’e-mails spécifiques sous la tab « e-mails ».
Épingles : Le rôle « Épingles » permet aux membres du personnel d’épingler les evénements/forums/etc. au tableau de bord Handshake de chaque étudiant(e), qui sera visible en haut de leur page de compte lors de la connexion.
Rapports : Le rôle « Rapports » fournit aux membres du personnel un accès à la tab « Analyse ». Cela fournit l’accès aux reporting de base/tableau de bord, mais n’inclut pas la fonction Explorer les aperçus (il s’agit d’un rôle séparé, listé ci-dessus).
Chambres : Le rôle « Pièces » fournit aux membres du personnel un accès à la tab « Pièces » sous Paramètres de l'école. Cela permet aux membres du personnel d’ajouter/modifier les pièces utilisées pour les rendez-vous/horaires d’entretien.
Privilège de données étudiant(e)s sensibles : Le rôle « privilèges de données étudiant(e)s sensibles » fournit aux membres du personnel un accès pour afficher/modifier les données d’identification de l'étudiant(e) (telles que auth_identifier et les valeurs de nom d’utilisateur sur le compte d’un(e) étudiant(e)).
Enquêtes : Le rôle « enquêtes » fournit aux membres du personnel un accès à toutes les fonctionnalités dans la tab « enquêtes » dans Handshake.
Téléchargez des pièces jointes : Le rôle « Télécharger les pièces jointes » fournit aux membres du personnel un accès pour télécharger des pièces jointes sur des éléments dans Handshake tels que forums carrière/evénements /etc.
Voir comme étudiant(e) : Le rôle « Voir comme étudiant(e) » permet aux membres du personnel de voir comme n’importe quel(le) étudiant(e) associé(e) à leur école.
Voir les notes partagées : Le rôle « Voir les notes partagées » fournit un accès aux membres du personnel pour afficher toutes les notes associées aux comptes étudiants(es) qui ont le paramètre de confidentialité institutionnel (plutôt que le paramètre de confidentialité individuel, qui n’est visible que par les créateurs de la note ).
Comment télécharger votre fichier personnel :
- Une fois votre fichier préparé, supprimez toutes les instructions afin que les champs soient la ligne supérieure.
- Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous > CSV encodé UTF-8.
- Utilisez l’ outil importer pour télécharger/modifier vos rendez-vous.
- Vous aurez besoin d’utiliser le type d’emploi = personnel.
Inviter du personnel à Handshake :
Une fois que vous aurez téléchargé votre personnel sur Handshake, il leur sera fourni des comptes Handshake. Cependant, nous n’enverrons aucune communication à votre personnel leur disant qu’ils ont un compte. Cela vous permettra de télécharger tout votre personnel à la fois, puis de mettre en place l’accès selon votre propre calendrier. Lorsque vous êtes prêt(e) à vous connecter à votre personnel, vous pouvez les diriger pour suivre ces étapes pour accéder à leurs comptes :
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Accédez à votre page de connexion Handshake
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Entrez votre adresse e-mail (n’utilisez pas l’option sso)
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Vous serez invité(e) à définir un mot de passe, puis à avoir accès à votre compte