La création d'un fichier de personnel est le moyen le plus rapide de télécharger et de mettre à jour le personnel de votre service des carrières dans votre système Handshake. Cet article passe en revue tous les champs disponibles qui peuvent être inclus dans un fichier de téléchargement du personnel, les champs obligatoires et ceux recommandés, ainsi que le formatage qui doit être utilisé.
Pour commencer, téléchargez le fichier d'échantillons dont le lien figure dans cet article - il comprend tous les différents champs que vous pouvez utiliser. Vous remarquerez que chaque champ a sa propre colonne - assurez-vous que chaque en-tête correspond exactement ! Si un en-tête n'est pas le même dans votre fichier que dans notre exemple, Handshake ne sera pas en mesure de l'identifier et il sera ignoré ! Nous vous recommandons de faire un copier-coller du fichier d'exemple dans une feuille Excel vierge pour vous assurer que le formatage de vos en-têtes est correct.
Vous pouvez toujours les inclure dans un fichier téléchargé ultérieurement, les saisir manuellement ou demander à votre personnel de les mettre à jour lui-même.
Champs disponibles pour l'importation d'un fichier du personnel des services d'orientation professionnelle
Télécharger un exemple de fichier CSV du personnel des services carrières.
Les champs énumérés ci-dessous doivent être formatés comme indiqué et enregistrés au format CSV. Les en-têtes sont sensibles aux majuscules et doivent être en minuscules. Si l'un de vos en-têtes diffère du formatage indiqué ci-dessous, l'importer ne l'identifiera pas et sera ignoré. Nous vous recommandons de consulter le fichier d'exemple dont le lien figure ci-dessus pour vous assurer que le formatage des en-têtes est correct.
Champs obligatoires : Les en-têtes de colonne marqués comme obligatoires sont nécessaires dans le fichier. Les valeurs des colonnes marquées comme "ne peuvent pas être vides" doivent contenir des valeurs. Les valeurs des colonnes qui ne sont pas obligatoires peuvent être laissées en blanc - cela n'effacera pas les données existantes dans ce champ.
Champs facultatifs : Vous pouvez omettre les en-têtes ou les valeurs qui ne sont pas marqués comme obligatoires - cela n'effacera pas les données existantes dans ce champ.
| En-tête de colonne | Valeur de la colonne |
|---|---|
| email_address *Obligatoire |
L'adresse électronique de l'utilisateur pour l'authentification Handshake. L'adresse électronique *doit être unique dans Handshake - elle ne peut pas être dupliquée. *Ne peut pas être vide |
| username *Obligatoire |
Il s'agit de l'identifiant du compte, ou "ancre" du compte. Il doit s'agir d'un identifiant unique pour l'ensemble de votre institution, qui ne change jamais. Nous recommandons d'utiliser le numéro d'identification d'un membre du personnel ou tout autre identifiant qui ne sera pas mis à jour en cas de changement de nom ou d'adresse électronique. *Ne peut pas être vide |
| user_type *Obligatoire |
Il s'agira toujours de "Career Services". Veuillez noter que cette valeur doit être en majuscules et au pluriel, comme indiqué ci-dessous :Career Services
|
| first_name *Obligatoire |
Le prénom du membre du personnel. Ce champ est obligatoire pour les nouveaux profils de services carrière. |
| auth_identifier | L'identifiant d'authentification du membre du personnel, qui est nécessaire pour la connexion SSO. Il s'agit de l'attribut qui est configuré dans les paramètres SSO de votre école. |
| last_name | Le nom de famille du membre du personnel. |
| preferred_name | Nom préféré du membre du personnel. N'incluez PAS le nom de famille - ce champ est réservé au prénom préféré. |
| middle_name | Deuxième prénom du membre du personnel. |
| bio | La biographie du membre du personnel. |
| mobile_number | Le numéro de téléphone du membre du personnel. |
| disabled |
Ce champ peut être utilisé si vous souhaitez archiver les comptes des membres du personnel. Il peut être utilisé pour mettre à jour en masse les comptes des membres du personnel qui ne travaillent plus dans votre institution et qui ne devraient plus avoir d'accès personnel sur la plateforme. Doit utiliser des valeurs booléennes (sensibles à la casse) : TRUE |
| disabled | Les différents rôles (ou autorisations) que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur du service d'orientation professionnelle. La liste des valeurs de rôle acceptées figure ci-dessous. Vous pouvez inclure autant de rôles que nécessaire pour chaque membre du personnel, mais si vous incluez plusieurs rôles, ils devront être formatés sous la forme d'un fichier liste séparée par des points-virgules. Pour en savoir plus sur le fonctionnement des rôles dans Handshake, consultez la rubrique Paramètres de l'école : Rôles et autorisations du personnel des services d'orientation professionnelle. |
Note: Des rôles peuvent être ajoutés aux comptes des membres du personnel dans Handshake via l'importer mais ils ne peuvent pas être supprimés. La suppression d'un rôle doit être effectuée manuellement, dans les paramètres du compte utilisateur de chaque membre du personnel.
Applications: Le rôle "Applications" permet aux membres du personnel d'utiliser toutes les fonctionnalités de l'onglet "Applications" : inscrire des étudiants à des entretiens, les accepter à des entretiens, leur proposer des offres d'emploi et télécharger des CV.
Articles: Le rôle "Articles" permet de créer/mettre à jour des articles sous l'onglet "Ressources".
Salons de l'emploi : Le rôle "Salons de l'emploi" donne accès à toutes les fonctionnalités de l'onglet "Salons de l'emploi". Il permet aux utilisateurs de s'inscrire aux salons de l'emploi et de payer les factures de participation.
Approbation de l'employeur: Le rôle "Approbation des employeurs" permet aux membres du personnel de gérer les approbations des employeurs dans votre institution. Notez que les membres du personnel pourront toujours voir les employeurs sans ce rôle, mais ne pourront pas modifier les approbations, ni approuver de nouveaux employeurs.
Evénements: Le rôle "Événements" permet aux membres du personnel de publier, d'approuver, de supprimer et de modifier des événements. Tous les membres du personnel de l'école peuvent consulter les listes de participants aux événements et ouvrir des kiosques d'enregistrement. Seuls les utilisateurs ayant le rôle "Emails de masse" peuvent envoyer des emails de masse aux participants à un événement.
Expériences: Le rôle "Expériences" permet aux membres du personnel d'accéder à l'onglet "Expériences". Cela inclut l'accès à la visualisation et à l'approbation de toutes les demandes d'expériences soumises par les étudiants de leur établissement.
Explorer les perspectives: Le rôle "Explore Insights" permet aux membres du personnel d'accéder à la fonction Insights Explore sous l'onglet "Analytics". Cela inclut la création/modification de rapports sous n'importe lequel des rapports Explorer disponibles.
Flux externes: Le rôle "Flux externes" permet aux membres du personnel d'accéder à l'onglet "Flux externes" dans les paramètres de l'école. Cela inclut la possibilité d'ajouter/modifier des flux externes.
Enquêtes sur la première destination: Le rôle "Enquêtes de première destination" permet aux membres du personnel d'accéder à l'onglet "Première destination" et comprend la possibilité d'ajouter de nouvelles enquêtes de première destination et de modifier les données FDS existantes (destinataires, réponses, etc.).
Point de contact Handshake: Le rôle de "Point de contact Handshake" indique que le membre du personnel est un point de contact public pour son institution. Ce rôle est visible par les étudiants et les employeurs agréés sur Handshake.
Calendrier des entretiens: Le rôle "Planification des entretiens" permet aux membres du personnel d'utiliser toutes les fonctionnalités de l'onglet "Planification des entretiens". Cela comprend la création, la modification et l'approbation des entretiens. Ils peuvent également affecter des étudiants à des entretiens et placer les étudiants et les recruteurs dans des créneaux horaires d'entretien.
Emplois: Le rôle "Offres d'emploi" permet aux membres du personnel d'utiliser toutes les fonctionnalités disponibles sous l'onglet "Offres d'emploi". Cela inclut la possibilité d'approuver, de refuser, de modifier et de publier des offres d'emploi. Note: Les modifications apportées à une offre d'emploi n'affectent que la version de l'offre d'emploi publiée dans votre école. Les employeurs conservent le contrôle de l'offre d'emploi originale, qui peut être publiée dans de nombreuses écoles.
Lancer le kiosque d'enregistrement: Le rôle "Lancer le kiosque d'enregistrement" permet aux membres du personnel d'accéder au kiosque d'enregistrement - celui-ci sera disponible dans le cadre des salons de l'emploi, des événements, des rendez-vous, des calendriers d'entretien et des enquêtes de première destination.
Gérer tous les rendez-vous: Le rôle "Gérer tous les rendez-vous" permet aux membres du personnel de visualiser/gérer tous les rendez-vous programmés dans leur institution.
Gérer les préférences des fonctionnalités: Le rôle "Gérer les préférences des fonctionnalités" permet aux membres du personnel d'accéder à l'onglet "Préférences des fonctionnalités" dans les paramètres de l'école. Cela comprend l'accès à l'approbation des nouvelles fonctionnalités et aux campagnes d'activation par courrier électronique.
Gérer les étiquettes: Le rôle "Gérer les étiquettes" permet aux membres du personnel de créer/modifier des étiquettes pour leur institution.
Gérer ses propres rendez-vous: Le rôle "Gérer ses propres rendez-vous" permet aux membres du personnel de visualiser/gérer leurs propres rendez-vous programmés. Ce rôlen'est pas donner accès aux rendez-vous d'un autre membre du personnel dans Handshake.
Gérer les préférences de paiement: Le rôle "Gérer les préférences de paiement" permet aux membres du personnel d'accéder à l'onglet "Préférences de paiement" dans les paramètres de l'école. Cet accès permet notamment d'ajouter ou de modifier le fournisseur utilisé par l'école pour le paiement des foires et des événements.
Gérer la page de l'école: Le rôle "Gérer la page de l'école" permet au membre du personnel d'accéder à l'onglet "Détails" dans les paramètres de l'école. Il permet également d'accéder à la page de présentation de l'école et d'éditer/mettre à jour la bannière et le logo de l'école.
Gérer les paramètres SSO: Le rôle "Gérer les paramètres SSO" permet aux membres du personnel d'accéder à l'onglet "Préférences SSO" dans les paramètres de l'école. Cela comprend l'accès à la configuration de l'intégration SSO d'une institution, ou la réalisation de toute mise à jour/migration nécessaire.
Gérer le personnel: Le rôle "Gérer le personnel" permet aux membres du personnel de modifier les rôles des autres membres du personnel au sein de leur institution, ainsi que les autorisations qui leur ont été accordées.
Gérer les étudiants: Le rôle "Gérer les étudiants" permet aux utilisateurs d'afficher l'onglet "Gérer les étudiants" et de visualiser les comptes individuels des étudiants. Il permet également d'ajouter/supprimer en masse des étiquettes sur les comptes d'étudiants sous l'onglet "Gérer les étudiants".
Emails de masse: Le rôle "Emails en masse" permet aux membres du personnel d'accéder aux fonctions Emails en masse et Emails ciblés sous l'onglet "Emails".
Rapports: Le rôle "Rapports" permet aux membres du personnel d'accéder à l'onglet "Analyses". Il permet d'accéder aux rapports et tableaux de bord de base, mais n'inclut pas la fonction Insights Explorer (il s'agit d'un rôle distinct, mentionné ci-dessus).
Chambres: Le rôle "Salles" permet aux membres du personnel d'accéder à l'onglet "Salles" dans les paramètres de l'école. Cela permet aux membres du personnel d'ajouter/modifier les salles utilisées pour les rendez-vous/programmes d'entretien.
Privilèges concernant les données sensibles des étudiants: Le rôle "Privilèges sur les données sensibles des étudiants" permet aux membres du personnel de consulter/modifier les données d'identification des étudiants (telles que les valeurs auth_identifier et nom d'utilisateur sur le compte d'un étudiant).
Enquêtes: Le rôle "Enquêtes" permet aux membres du personnel d'accéder à toutes les fonctionnalités de l'onglet "Enquêtes" dans Handshake.
Télécharger des pièces jointes: Le rôle "Télécharger des pièces jointes" permet aux membres du personnel de télécharger des pièces jointes à des éléments dans Handshake tels que des salons/événements de carrière/etc.
Voir en tant qu'étudiant: Le rôle "Voir en tant qu'étudiant" permet aux membres du personnel de s'afficher en tant qu'étudiant associé à leur institution.
Voir les notes partagées: Le rôle "Voir les notes partagées" permet aux membres du personnel de consulter toutes les notes associées aux comptes d'étudiants qui ont le paramètre de confidentialité Institutionnel (plutôt que le paramètre de confidentialité Individuel, qui n'est consultable que par le créateur de la note).
Comment télécharger votre dossier personnel :
- Une fois votre fichier préparé, cliquez sur File > ; Save As > ; UTF-8 encoded CSV.
- Se connecter à l'espace Outil d'importation pour télécharger.
- Cliquez sur "Upload New CSV" et choisissez le type d'emploi "Career Services Staff" :
Inviter le personnel à Handshake :
Une fois que vous aurez téléchargé votre personnel dans Handshake, des comptes Handshake leur seront attribués. Cependant, nous n' enverrons aucune communication à vos employés pour leur indiquer qu'ils ont un compte. Cela vous permettra de télécharger l'ensemble de votre personnel en une seule fois, puis de déployer l'accès selon votre propre calendrier. Lorsque vous serez prêt à demander à vos employés de se connecter, vous pourrez leur demander de suivre les étapes suivantes pour accéder à leurs comptes :
- Accédez à votre page de connexion Handshake
- Saisissez votre adresse électronique (ne pas utiliser l'option SSO)
- Vous serez invité à définir un mot de passe, puis vous aurez accès à votre compte.