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Handshake Help Centre

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L’importation de données relatives aux étudiants(es)

Liz Gehret
  • Mise à jour

L’importation de données relatives aux étudiants est une étape essentielle dans la mise en œuvre Handshake. C'est le moyen le plus efficace de garantir que vous fournissez des informations étudiant(e) précises. Les comptes importés sont automatiquement confirmés dans Handshake et ne nécessiteront pas de vérification de l'étudiant(e).

Les données de Handshake aident les utilisateurs du service carrière avec la diffusion, le filtrage, l'analyseet le remplissage des qualifications nécessaires pour l'emploi étudiant (e).

Utilisez cet article pour télécharger votre fichier de données étudiant(e) initial dans Handshake.

Thèmes:

Commencer

1. Consultez la liste des champs de données étudiant(e) disponibles, répertoriés ci-dessous. Explorez les exigences de mise en forme de base et des exemples de contenu pour comprendre le type de données que vous allez importer.

2. Décrivez vos exigences en matière de flux de travail et identifiez toutes les questions - Importer : FAQ sur les formats des données relatives aux étudiants Travaillez en équipe (à la fois avec le service carrière et service informatique) pour identifier les champs clés pour prendre en charge les flux de travail de l'équipe service carrière . Explorez le document lié pour déterminer comment vous traiterez les cas particuliers et le formatage pour des populations spécifiques.

3. Téléchargez l'exemple CSV étudiant(e) (situé au bas de cet article) - Chaque champ a sa propre colonne et les en-têtes doivent correspondre exactement. Copiez et collez à partir du fichier d’exemple pour vous assurer que vos en-têtes sont correctement formatés.

4. Accéder à Importer pour télécharger les données - Importer : Comment en bénéficier ? Toute personne qui télécharge des données dans Handshake devra accéder à Importer. Si vous n'y avez pas encore accès, consultez la brève formation et contactez le support Handshake afin qu'il puisse vous ajouter à l'outil !

 

Téléchargement de votre fichier étudiant(e)

  1. Une fois votre fichier préparé, supprimez toutes les instructions afin que les champs d'en-tête se trouvent dans la rangée supérieure.
  2. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous > CSV encodé UTF-8. Plus d'informations sur la façon d'enregistrer correctement votre fichier dans le formatage correct peuvent être trouvées L’application d’importation : les règles et les exigences concernant les fichiers CSV.
  3. Utilisez Importer pour télécharger votre fichier :

 

Analyser vos feedback

Importer devrait vous fournir un feedback automatisé détaillé sur le formatage de votre fichier. Plusieurs téléchargements peuvent être nécessaires pour perfectionner le formatage. Par conséquent, si vous rencontrez des avertissements ou des erreurs, vous devez vérifier certaines choses :

  • Type de fichier : assurez-vous d'avoir un type de fichier valide (nous avons besoin d'un fichier .csv codé en UTF-8)
  • En-têtes : vérifiez que tous les en-têtes et champs correspondent exactement aux exigences de formatage (Importer vous avertira s'il trouve des données que nous ne mappons pas).
  • Champs manquants : déterminez si les valeurs de votre fichier ne sont pas enregistrées. S’ils ne s’enregistrent pas, l’importation échouera.
  • Gut Check : effectuez une vérification rapide des données que vous importez :
    • Combien étudiants(es) accueillez-vous ? Combien archivez-vous ? etc.
    • Envisagez-vous de créer de nouveaux comptes ou de mettre à jour les comptes existants ?
    • Quels nouveaux cours, facultéset/ou campus ont été trouvés ? Cela devrait-il en créer de nouveaux ou pourrait-il s’agir de doublons/fautes ?

 

Explorer des ressources supplémentaires

Consultez ces liens pour en savoir plus sur l’importation des données étudiant(e) :

 

Champs disponibles pour l'import d'un fichier d'élèves


Télécharger un exemple de fichier CSV d'étudiants

Les champs énumérés ci-dessous doivent être formatés comme indiqué et enregistrés au format CSV. Les en-têtes de colonnes doivent respecter un format spécifique et être en minuscules. Si l'un de vos en-têtes diffère du formatage indiqué ci-dessous, l'importer ne l'identifiera pas et il sera ignoré. Nous vous recommandons de consulter le fichier d'exemple mentionné ci-dessus pour vous assurer que le formatage des en-têtes est correct.

Champs obligatoires : Les en-têtes de colonne marqués comme obligatoires sont nécessaires dans le fichier. Les valeurs des colonnes marquées comme « ne pouvant être vides » doivent contenir des valeurs. Les valeurs des colonnes qui ne sont pas obligatoires peuvent être laissées en blanc - cela n'effacera pas les données existantes dans ce champ.

Champs optionnels : Vous pouvez laisser en blanc les en-têtes ou les valeurs qui ne sont pas marquées comme obligatoires - cela n'effacera pas les données existantes dans ce champ, à l'exception de system_label_names. Si vous incluez l'en-tête de colonne system_label_names dans le fichier et que vous laissez les valeurs de la colonne vides, cela effacera toutes les étiquettes système dans Handshake pour l'étudiant concerné.

 

Glossaire des champs requis

Consultez la liste ci-dessous ou téléchargez l'exemple CSV pour les étudiants(es)(situé au bas de cet article).

Chaque fichier d’étudiant(e) que vous téléchargez doit comporter ces sept champs :

email_address : il s'agit de l'identifiant de base de chaque utilisateur(rice) dans Handshake. Celui-ci doit être unique pour chaque utilisateur(rice), ce qui signifie que le même e-mail ne peut pas être associé à deux étudiant(e). Par mesure de sécurité, le domaine école doit appartenir à votre école. Si vos étudiants(es) n’utilisent pas d'e-mails école, vous pouvez utiliser une adresse générique (.gmail.com, etc.).

username : il DOIT être unique et ne doit jamais changer pour chaque étudiant(e). Cela sert d'« ancre » dans les exportations afin que d’autres champs sensibles (tels que l’e-mail) puissent être mis à jour autour de cette valeur. La plupart des institutions utiliseront le numéro d'identification étudiant(e)de l’école. Cela ne doit correspondre à aucune partie de l'adresse e-mail d'un étudiant(e) ou de l'identifiant de sa carte, car les deux champs peuvent être sujets à des changement (en raison de changements de nom de famille, de cartes d'identité perdues, etc.).

auth_identifier : requis si vous utilisez un SSO. Ceci sera utilisé pour vérifier l'attribut renvoyé par les systèmes SSO afin d'authentifier étudiants(es). Les étudiants(es) ne saisiront pas cette valeur lors de la connexion ; il s'agit d'un attribut d'identifiant d'arrière-plan. Cette valeur PEUT correspondre à leur valeur email_address, ou à une partie de celle-ci, si nécessaire.

first_name : prénom de étudiant(e).

school_year_name : ce champ vous permet de saisir l'année exacte école dans laquelle se trouve actuellement un étudiant(e). Voici les différentes valeurs que vous pouvez inclure dans ce champ. Veuillez noter la majuscule et l’orthographe : elles doivent correspondre exactement !

Césure pré-études supérieures
Bachelor (L1, BAC+1)
Bachelor (L2, BAC+2)
Bachelor (L3, BAC+3)
Bachelor (BAC+4)
Master (M1, BAC+4)
Master (M2, BAC+5)
Doctorant
Post doctorant
Masters of Business Administration (MBA)
Alumni
Formation certifiante
Année de césure
Autre

Primary_education:major_names : c'est le nom de la ou des majeure que cet étudiant(e) a déclaré, et remplira le champ "cours" sur le profil d'un étudiant(e)(note: il y a une limite de 255 caractères par majeure). Le formatage de la première lettre de ces cours doit être en majuscule, le tout-majuscules n'étant utilisé que pour les désignations abrégées des programmes (par exemple, BS Physics; BA Art History). Vous pouvez télécharger plusieurs majeure pour un étudiant(e) en séparant chaque majeure par un point-virgule (c'est-à-dire Biologie;Chimie).

Note: C'est le seul champ qui peut être utilisé pour renseigner les cours dans Handshake via Importer. (requis à partir du 06/11/2018)

Primary_education:education_level_name : ce champ vous indique le niveau global d'un étudiant(e). Il apparaît sur les profils étudiant(e) pour indiquer aux gens le niveau d' études qu'ils poursuivent actuellement.  Voici les différentes valeurs que vous pouvez inclure dans ce champ. Veuillez noter la majuscule et l’orthographe : elles doivent correspondre exactement ! (requis à partir du 06/11/2018)

Formation certifiante
Licence ou Bachelor
Master
Doctorat
Post-doctorat
Formation non diplômante
Baccalauréat
Autre

 *Si vous rencontrez des difficultés pour importer un nouveau champ obligatoire, veuillez contacter votre gestionnaire réseau Handshake.

 

Glossaire des champs recommandés.

Ces champs sont recommandés, mais pas nécessaires. Travaillez avec votre équipe pour déterminer quels champs sont les plus pertinents pour vos flux de travail.

last_name : nom de famille de l'étudiant(e).

middle_name : deuxième prénom de l'étudiant(e).

preferred_name : nom préféré de l'étudiant(e). Toute valeur ajoutée dans ce champ apparaîtra en premier sur le profil de l'étudiant(e) Si ce champ reste vide, nous afficherons le prénom de l'étudiant(e).

*Note: Ce champ doit être mis à jour dans votre système étudiant. Si ce n'est pas le cas, toutes les modifications apportées manuellement dans Handshake seront écrasées lors de la prochaine importation.

additional_email_addresses : il s'agit de toutes les adresses e-mail d'alias supplémentaires auxquelles vos étudiants(es) ont été attribués(es) et qui s'ajoutent à l'adresse e-mail principale. Ces adresses e-mail doivent être associées à votre domaine e-mail d'école. Vous pouvez télécharger plusieurs adresses e-mail supplémentaires en séparant chaque adresse e-mail par un point-virgule.

primary_education:primary_major_name : ce champ n'apparaîtra pas sur le profil d'un(e) étudiant(e) et est principalement utilisé pour FDS.  Il s'agit de la majeure de l'étudiant(e). Seul 1 majeure peut être pris en charge dans ce champ. Le nom de la majeure doit déjà être ajouté au champ the primary_education:major_names pour qu'elle soit renseignée dans Handshake.

primary_education:primary_college_name : ce champ n'apparaîtra pas sur le profil d'un(e) étudiant(e) et est principalement utilisé pour FDS. Il s'agit de la faculté principale de l'étudiant(e). Seul 1 faculté peut être prise en charge dans ce champ. Le nom de la faculté doit déjà être ajouté au champ étudiant(e) de premier choix primary_education:college_names que la majeure soit renseignée dans Handshake.
 

primary_education:college_names : il peut s'agir de plusieurs facultés auxquelles appartient l'étudiant(e) (c'est-à-dire 'Trinity College' & 'Cambridge Judge Business School' à l'Université de Cambridge). Vous pouvez télécharger plusieurs facultés pour un(e) étudiant(e) en séparant chaque faculté par un point-virgule. (c'est-à-dire Trinity faculté ; Cambridge Judge Business School).

primary_education:start_date : c'est la date à laquelle un(e) étudiant(e) a commencé dans votre école. Veuillez noter qu'elle doit être incluse au format aaaa-mm-jj, sauf indication contraire dans l'emploi ! Ceci est incroyablement utile lorsqu'il s'agit de rechercher des étudiants(es), des qualifications pour des emplois et de savoir quand déplacer les étudiants(es) vers alumni.  Il y a maintenant une option sur l'Importer pour utiliser un format MM/JJ/AAAA.  Si vous choisissez cette option pour le formatage, assurez-vous de cocher la case à côté de « Utiliser le format MM/JJ/AAAA » lors du chargement de votre fichier sur l'Importer.

primary_education:end_date : c'est la date prévue à laquelle un(e) étudiant(e) est diplômé(e). Veuillez noter qu'ellee doit être inclus au format aaaa-mm-jj, sauf indication contraire dans l'emploi ! Ceci est incroyablement utile lorsqu'il s'agit de rechercher des étudiants(es), de qualifications pour emplois et de savoir quand déplacer étudiants(es) vers alumni.  Il y a maintenant une option sur l'Importer pour utiliser un format MM/JJ/AAAA.  Si vous choisissez cette option pour le formatage, assurez-vous de cocher la case à côté de « Utiliser le format MM/JJ/AAAA » lors du chargement de votre fichier sur l'Importer.
Note: les comptes étudiants ne seront pas automatiquement mis à jour vers "alumni" après la primary_education:end_date donnée. Pour mettre à jour les comptes vers "alumni", reportez-vous à Importer : le passage au statut d’alumni des étudiants après l'obtention de leur diplôme.

primary_education:currently_attending : il s'agit d'un champ qui indique simplement si l'étudiant(e) est actuellement inscrit(e) ou a obtenu son diplôme. Il est utilisé pour le reporting et permet de faire la différence entre les étudiants(es) qui sonts actuellement actifs sur le campus et ceux qui pourraient être en absence officielle. En attribuant TRUE, cela définira l'utilisateur(rice) comme étant présent(e), tandis que FALSE le/la fera ne pas participer. Il s'agit d'un champ booléen, il ne peut donc inclure que ces valeurs (notez les majuscules) :

VRAI
FAUX

card_id : cette chaîne doit être contenue dans une sortie de balayage de carte. Ce champ est l'endroit où vous pouvez inclure les numéros d'identification étudiants. Si vous souhaitez utiliser un balayage de carte pour enregistrer les étudiants(es) dans des évènements, forums carrière ou d'autres kiosques, assurez-vous d'inclure ce champ !

campus_name : ce champ n'est utilisé que pour institutions qui ont plusieurs campus dans le cadre de leur configuration Handshake (c'est-à-dire « principal »). Si vous avez plusieurs campus sur votre système Handshake, vous pouvez les utiliser ici.

ethnicity : l'appartenance ethnique de l'étudiant(e). Il s’agit d’un champ personnalisé qui peut inclure tout texte que vous souhaitez envoyer. Ce champ n'est visible que par les membres du service carrière personnel et l'étudiant(e) individuel(le) utilisé à des fins de reporting . Les employeurs ne verront jamais ces informations sur leur profil.

gender : ce champ indique le genre des étudiants(es). Le champ est personnalisé et vous pouvez y inclure n’importe quel texte que vous souhaitez envoyer.

IMPORTANT : les champs d'origine ethnique et de genre sont uniquement destinés à des fins de reporting interne. Ces informations ne seront pas disponibles pour les employeurs ni utilisées par les employeurs pour diffusion. Les informations importées par votre école sont différentes des données sur l'origine ethnique et le genre que les étudiants(es) peuvent volontairement partager.

disabled : il s'agit d'un champ qui indique simplement si le compte d'un(e) étudiant(e) est archivé/actif ou non. En attribuant TRUE, cela archivera l'utilisateur(rice), tandis que FALSE désarchivera l'utilisateur(rice). Il s’agit d’un champ booléen, il ne peut donc inclure que ces valeurs (sensible à la casse)

VRAI
FAUX

system_label_names : cette section peut être utilisée pour importer toute information externe que vous souhaitez synchroniser depuis votre SIS et qui pourrait fournir des informations plus nuancées sur vos étudiants dans une liste de noms de label séparés par des points-virgules. Certains exemples de valeurs que nous voyons importés ici sont des choses comme les étudiants honorifiques ou les temps partiels de présence (voici un exemple de formatage : temps de présence partiel des étudiants). Fondamentalement, il peut s'agir de tout type d'informations supplémentaires que vous souhaitez utiliser pour organiser, catégoriser ou analyser vos étudiants.  IMPORTANT : Laisser ce champ vide dans votre importation effacera tous les labels système dans Handshake pour cet étudiant respectif.  Les labels système sont ajoutés ou supprimés dans chaque synchronisation des étudiants qui inclut cette colonne, en fonction exactement de ce que vous avez dans ce champ.  Si vous devez supprimer complètement un label système de Handshake afin qu'il puisse être utilisé comme un label normal, veuillez faire référence à Comment transformer les étiquettes du système en étiquettes normales ?.

mobile_number : numéro de portable des étudiants. Nous pouvons accepter toute chaîne numérique dans ce champ sans caractères spéciaux tels que () ou - (mais vous pouvez inclure un « + » facultatif au début de la chaîne).

assigned_to_email_address : adresse e-mail du membre du personnel auquel l'étudiant est attribué.

hometown_location_attributes:name : l'adresse ou l'emplacement de la ville natale d'un étudiant.

eu_gdpr_subject : TRUE indique que cet étudiant est un domaine RGPD (TRUE/FALSE). Ce champ est obligatoire si vous souhaitez être conforme au RGPD. Pour plus d’informations, consultez notre article sur le RGPD.

 

Exploring Additional Resources

Check out these links to learn more about the student data import:

 

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Consultez ces liens pour en savoir plus sur l'import des données des élèves :