Checkliste und Testleitfaden für die Einrichtung des Termin-Systems

• Termin-Typen sind jene Arten von Terminen, die für Ihr und mit Ihrem Team geplant werden können, d. h. CV-Überprüfungen, simulierte Vorstellungsgespräche, Karriereplanung, usw. Sie können festlegen, welche Gruppen von StudentInnen bestimmte Termin Typen auswählen können, indem Sie Qualifikationen festlegen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Termin Qualifikationen festlegen können.

Um auf Ihre Termine in Handshake zuzugreifen, navigieren Sie zu „Hochschuleinstellungen“ > „Termin-Typen“.

Weitere Informationen zur Erstellung und Verwaltung von Typen finden Sie unter Hochschuleinstellungen: Termin-Typen.

Bewährte Verfahren: Wenn Sie über mehrere Career Centers verfügen, dann fügen Sie den Standort im Namen des Termin-Typen hinzu. Auf diese Weise wird der Standort in den Erinnerungs-E-Mails für Studierende angegeben. Es könnte zu diesem Zweck sinnvoll sein, Termin-Typen zu duplizieren — das ist in machbar!

Bewährte Verfahren: Wenn Sie standardisierte Informationen für die Terminplanung von Studenten oder die Durchführung von Terminen durch Mitarbeitende wünschen, dann konfigurieren Sie die Umfragen vor und nach Ihrem Termin sowie die Umfrage unter den Mitarbeitenden in der Konfiguration Ihres Termin-Typen. Wenn Sie mehr über die Einrichtung von Umfragen erfahren möchten, lesen Sie bitte Umfragen erstellen und testen.

Bewährte Verfahren: Wenn jede BeraterIn in Ihrem Büro mit einer anderen Gruppe von StudentInnen zusammenarbeitet und Sie sicherstellen möchten, dass StudentInnen nur jene Termine auswählen können, die für sie relevant sind, dann empfehlen wir Ihnen, Termin-Typen für jede dieser Gruppen zu erstellen. Diese spezielle Einrichtung funktioniert am besten, wenn jede BeraterIn Termin-Typen mit denselben Namenskonventionen erstellt.

• Termin-Kategorieren bieten StudentInnen eine Organisation des Termin-Typ der ersten Ebene an, aus denen sie auswählen können, und macht es dem Studierende damit einfacher, das entsprechende Beratungsgespräch auszuwählen.

Um auf Ihre Termin-Kategorieren in Handshake zuzugreifen, navigieren Sie zu „Hochschuleinstellungen“ > „Termin-Kategorieren“.

Weitere Informationen zur Erstellung und Verwaltung von Kategorien finden Sie unter Hochschuleinstellungen: Termin-Kategorieren.

Bewährte Verfahren: Kategorisieren Sie Termine nach Fakultät, Career Center oder Fachbereich und standardisieren Sie Ihre Kategorien. Wir empfehlen dringend, auf dem gesamten Universitätsgelände eine standardmäßige Namenskonvention zu nutzen, um Verwirrungen zu vermeiden.

• Termin-Medien sind jene Methoden, die Sie für die Durchführung Ihrer Termine verwenden werden. Hierzu gehören beispielsweise: persönlich, Telefonanruf, Videoanruf, usw.
• Sie können das von Handshake bereitgestellte Medium „Virtuell auf Handshake“ aktivieren, um ein integriertes Video für Ihre Termine zu verwenden und dadurch eine nahtlose Experience bereitzustellen sowie gleichzeitig nützliche Reporting-Daten zu generieren! Erfahren Sie mehr über Virtuelle Termine auf Handshake.

Um auf Ihre Beratungsgespräch-Medien in Handshake zuzugreifen, navigieren Sie zu „Hochschuleinstellungen“ > „Termin-Medien“.

Weitere Informationen zur Erstellung und Verwaltung von Medien finden Sie unter Hochschuleinstellungen: Termin-Medien.

Bewährte Verfahren: Erwägen Sie alternativ zu dem Hinzufügen des Standorts zu Termin-Typen den Standort im Medium hinzuzufügen, wenn Sie über einen persönlichen Termin verfügen, zum Beispiel: „Persönlich — Career Center, Fischer-Saal“. Das Termin-Medium ist in den Erinnerungs-E-Mails enthalten, die 24 Stunden sowie 1 Stunde vor dem Beratungsgespräch gesendet werden.

• Konfigurieren Sie verschiedene auf das Termin bezogene Einstellungen wie automatische Genehmigung, Zeitrahmen für die Anfrage und Berechtigungslabels. Weitere Details darüber, wie Sie diese Einstellungen konfigurieren können, finden Sie im oben verlinkten Artikel.

Um auf Ihre Termin-Einstellungen in Handshake zuzugreifen, navigieren Sie zu „Hochschuleinstellungen“ > „Termin-Einstellungen“.

Weitere Informationen zur Erstellung und Verwaltung von Einstellungen finden Sie unter Hochschuleinstellungen: Termin-Einstellungen.

Bewährte Verfahren: Wenn Sie eine Untergruppe von StudentInnen vollständig vom Zugriff auf Termine ausschließen müssen, sprechen Sie mit Ihrem IT-Team über das Importieren eines Labels namens „Keine Termine“ (oder etwas Ähnliches) in diese Studierenden-Profile. Anschließend können Sie dieses Label verwenden, um eine Einschränkung auf der Seite Termin-Einstellungen festzulegen. Erfahren Sie mehr über Labels importieren.

• Die Einstellung maximale offene Termine ist die maximale Anzahl von gleichzeitigen Termin-Anfragen, die ein Studierender auf einmal haben darf.
  • Diese Einstellung enthält alle zukünftigen Termine (genehmigt, ausstehend, usw.) basierend auf dem Startdatum des Termins. Bis das Startdatum abgelaufen ist, wird das System es dem Studierenden nicht erlauben, irgendwelche neuen Termine über das festgelegte Limit hinaus zu vereinbaren.
• Der Absagezeitraum des Termins ermöglicht es Ihnen, den Zeitraum anzugeben, in dem ein Studierender sein Termins vor dem Start des Termins stornieren kann.

Um diese Einstellungen in Handshake zu verwalten, navigieren Sie zu „Hochschuleinstellungen“ > „Details“. Weitere Informationen finden Sie unter Hochschuleinstellungen: Details.

• Wählen Sie die Typen von Terminen aus, die StudentInnen mit Ihnen vereinbaren können, indem Sie auf die grüne Schaltfläche „Hinzufügen“ klicken.  StudentInnen werden dann nur in der Lage sein, diese Art von Termine mit Ihnen zu vereinbaren. 

• Bestimmen Sie Zeitblöcke, in denen StudentInnen in der Lage sein werden, Termine mit Ihnen zu vereinbaren. Innerhalb jeder Sperre können Sie spezifische Termin-Typen bestimmen, die Sie durchführen werden, sowie spezifische Medien, die während dieser Zeit verfügbar sein werden.
  • StudentInnen werden nicht in der Lage sein, ein Termin mit Ihnen zu vereinbaren, bis Sie verfügbare Termin-Sperrungen eingerichtet haben.

Notiz: Wenn eine Sperre für Besuche ohne Terminvereinbarung erstellt wird, wird der Termin-Block für vereinbarte Termine nicht verfügbar sein.

Konfigurieren Sie die Verfügbarkeit Ihres persönlichen Termins (Termin-Sperrung & Typen) für weitere Informationen und Hinweise zum Hinzufügen von Termin-Sperrung.

Bewährte Verfahren: Synchronisieren Sie Ihren Kalender mit der Kalendersynchronisierung. Denken Sie daran, dass sich dies auf Ihre Verfügbarkeit auswirken wird. Events in Ihrem externen Kalender, die als „beschäftigt“ markiert sind, werden in Handshake gezogen und Ihre vereinbarten Handshake-Termine werden in Ihren externen Kalender gezogen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem IT-Team, um herauszufinden, auf welchem Server Sie sich befinden.

1. Navigieren Sie zum Profil eines Studierenden und klicken Sie im Abschnitt Aktionen auf „Als diese NutzerIn anzeigen“.
2. Gehen Sie zu Career Center > Termine und klicken Sie auf „Einen neuen Termin vereinbaren“.
3. Überprüfen Sie, dass die richtigen Kategorien, Typen, Daten/Uhrzeiten und Medien für diesen Studierenden sichtbar sind.

Bewährte Verfahren: Wenn Sie Qualifikationen für Ihre Termin-Typen festgelegt haben, wiederholen Sie diesen Prozess mit mehreren StudentInnen unterschiedlicher Qualifikationen und für jeden betroffenen Termin-Typen.

1. Fragen Sie einen Termin über Ihr Test-Konto für Studierende an. Notiz: Ab Mai 2023 werden die Namen der Mitarbeitenden bei der Auswahl eines Termins nach dem Zufallsprinzip ausgewählt. Zuvor wurden die Namen der Mitarbeitenden alphabetisch aufgeführt. Diese Änderung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass StudentInnen Termine mit einer Vielzahl von verschiedenen Mitarbeitenden vereinbaren werden.
2. Schalten Sie NutzerInnen zurück zu Ihrer Career Services-Ansicht.
3. Navigieren Sie zur Termine-Seite und genehmigen Sie das Termins.

1. Navigieren Sie für persönliche Termine zu Terminen und klicken Sie auf das Tab „Check-in-Kiosk“.
2. Wählen Sie den Standort Ihres Büros, Ihr Career Center sowie aus, ob Sie Besuche ohne Terminvereinbarung erlauben werden.

Notiz: Wenn Sie nicht auf „Drop-in Termins erlauben“ klicken, werden StudentInnen nur in der Lage sein, sich für vereinbarte Termine anzumelden.

Wichtig: Die Auswahl „Eingeloggt bleiben“ ermöglicht es StudentInnen, die sich anmelden, Zugriff auf Ihr Konto zu erhalten. Für den Test ist dies völlig in Ordnung, doch seien Sie vorsichtig, wenn Sie sich dafür entscheiden, diese Option außerhalb des Tests auszuwählen.

     3. Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Benutzernamen des Studierendes ein, mit dem Sie den Test durchführen.

4. Wählen Sie das vereinbarte Beratungsgespräch aus.

1. Klicken Sie auf „Termine“ > „Verwalten“ > anschließend auf die Zeile des entsprechenden Termins, das Sie starten möchten.
2. Klicken Sie zum Starten des Termins auf „Termin gestartet“. Wenn Sie einen virtuellen Termin auf Handshake testen, wird der Beitritt zum Video den Start des Termins auslösen.
3. Klicken Sie zum Abschließen des Termins auf „Termin beenden“.

Notiz: Die Markierung des Termins als abgeschlossen ist entscheidend, um den Versand der Umfragen nach dem Termin sowie die Genauigkeit des Reporting sicherzustellen.

1. Starten Sie Ihren Check-in-Kiosk und wählen Sie „Drop-in-Termine erlauben“.
2. Melden Sie sich als Studierende an und wählen Sie die Drop-in-Option.

Tipp: Wenn Sie nicht in der Lage sein sollten, eine Drop-in-Option auszuwählen, dann stellen Sie sicher, dass zu diesem Zeitpunkt mindestens ein Termin-Block verfügbar ist, in dem „Drop-in“ ausgewählt wurde.

1. Navigieren Sie von Ihrem Career Services-NutzerIn aus zum Wartezimmer über „Termine“ > „Wartezimmer“.
2. Klicken Sie auf „Beratungsgespräch starten“.
3. Überprüfen Sie die Informationen zum Termin und klicken Sie auf „Erstellen“. (Wenn Sie beabsichtigen, nach dem Termin eine Umfrage zu senden, dann denken Sie daran, den Termin nur auf diesem Bildschirm als „gestartet“ zu markieren, und anschließend auf „Termin abschließen“ zu klicken, um die E-Mail auszulösen!)