Checkliste und Testleitfaden für die Einrichtung des Termin-Systems

• Beratungsgespräche-Typen sind die Arten von Terminen, die geplant werden können für Ihr Büro, d.h. CV-Checks, Probeinterviews, Karriereplanung usw. Sie können festlegen, welche Gruppen von Studierenden bestimmte Terminarten auswählen können. Typen wählen können, indem Sie Qualifikationen festlegen. Erfahre mehr darüber, wie man Qualifikationen für Beratungsgespräche festlegt.

Um auf Ihre Beratungsgespräche in Handshake zuzugreifen, navigieren Sie zu "Einstellungen der Institutionen" > "Typen von Beratungsgesprächen".

Mehr Informationen zum Erstellen und Verwalten von Typen finden Sie unterEinstellungen für Institutionen: Typen von Beratungsgesprächen. 

Beste Praxis: Wenn Sie mehrere Career Center haben, fügen Sie den Standort im Namen des Typs des Beratungsgesprächs hinzu. Auf diese Weise wird der Standort in den Erinnerungs-E-Mails für StudentInnen aufgeführt. Es kann sinnvoll sein, die Typen von Beratungsgesprächen für diesen Zweck zu duplizieren - das ist in Ordnung!

Beste Praxis: Wenn Sie standardisierte Informationen über die Planung von Studenten oder die Durchführung von Terminen durch MitarbeiterInnen wünschen, konfigurieren Sie Ihre Vor-Beratungsgespräche, Nach-Beratungsgespräche und MitarbeiterInnen-Umfragen in der Einrichtung Ihrer Terminarten. Wenn Sie mehr über die Einrichtung von Umfragen erfahren möchten, lesen Sie bitte: Erstellen und Testen von Umfragen.

Beste Praxis: Wenn jede/r BeraterIn in Ihrem Büro mit einer anderen Gruppe von StudentInnen arbeitet und Sie sicherstellen möchten, dass die StudentInnen nur für sie relevante Beratungsgespräche auswählen können, dann empfehlen wir Ihnen, für jede dieser Gruppen eigene Terminarten zu erstellen. Diese spezielle Einrichtung funktioniert am besten, wenn jede/r BeraterIn Beratungsgespräche mit denselben Namenskonventionen erstellt. 

• Beratungsgesprächskategorien bieten den Studierenden eine Organisation auf erster Ebene, die es ihnen erleichtert, den passenden TermIn zu wählen.

Um auf Ihre Beratungsgesprächskategorien in Handshake zuzugreifen, navigieren Sie zu "Institution Einstellungen" > "Beratungsgesprächskategorien".

Mehr Informationen zum Erstellen und Verwalten von Kategorien finden Sie unter: Einstellungen der Institutionen: Beratungsgesprächskategorien. 

Beste Praxis: Kategorisieren Sie Beratungsgespräche nach Hochschule, Career Center oder Fachbereich und vereinheitlichen Sie Ihre Kategorien. Wir empfehlen dringend eine einheitliche Namenskonvention für den gesamten Campus, um Verwechslungen zu vermeiden.

• Beratungsgesprächsmedien sind die Methoden, die Sie zur Durchführung Ihrer Beratungsgespräche verwenden werden. Dies können sein: Persönliche Gespräche, Telefonanrufe, Videoanrufe, usw.
• Sie können das von Handshake bereitgestellte Medium "Virtuell auf Handshake" aktivieren, um ein integriertes Video für Ihre Beratungsgespräche zu verwenden, das eine nahtlose Experience bietet und gleichzeitig nützliche Daten für die Berichterstattung generiert! Lesen Sie mehr überVirtuelle Beratungsgespräche auf Handshake.

Um auf Ihre Beratungsgesprächsmedien in Handshake zuzugreifen, navigieren Sie zu "Institution Einstellungen" > "Beratungsgesprächsmedien".

Mehr Informationen zum Erstellen und Verwalten von Medien finden Sie unterEinstellungen der Institutionen: Beratungsgesprächsmedien. 

Beste Praxis: Als Alternative zum Hinzufügen des Standorts zum Typ des Beratungsgesprächs können Sie den Standort auch im Medium angeben, wenn Sie z.B. ein persönliches Beratungsgespräch haben: "Persönlich - Career Center, Fisher Hall". Das Medium des Beratungsgesprächs ist in den Erinnerungs-E-Mails enthalten, die 24 Stunden und 1 Stunde vor dem TermIn gesendet werden.

• Konfigurieren Sie verschiedene terminbezogene Einstellungen wie die automatische Genehmigung, den Zeitrahmen für die Anfrage und die Berechtigungs-Labels. Bitte lesen Sie den oben verlinkten Artikel, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie diese Einstellungen konfigurieren können.&nbsp

Um auf Ihre Beratungsgespräche in Handshake zuzugreifen, navigieren Sie zu "Institution Einstellungen" > "Präferenzen für Beratungsgespräche".

Mehr Informationen zum Erstellen und Verwalten von Einstellungen finden Sie unterEinstellungen der Institutionen: Beratungsgespräche Präferenzen. 

Beste Praxis:Wenn Sie eine Untergruppe von Studierenden vom Zugriff auf Beratungsgespräche ausschließen möchten, sprechen Sie mit Ihrem IT-Team über den Import eines Labels "Keine Termine" (oder etwas Ähnliches) in diese Studierendenprofile. Mit diesem Label können Sie dann auf der Seite Beratungsgespräche eine Einschränkung festlegen. Lesen Sie mehr aufLabel importieren.

• Die Einstellung für die maximale Anzahl offener Termine ist die maximale Anzahl gleichzeitiger Terminanfragen, die ein StudentIn auf einmal haben kann.  
  • Diese Einstellung umfasst alle zukünftigen Termine (genehmigte, ausstehende usw.), basierend auf dem Startdatum des Termins. Solange das Startdatum nicht überschritten ist, erlaubt das System dem/der StudentIn nicht, neue Termine zu planen, die über das eingestellte Limit hinausgehen.
• Mit dem Zeitrahmen für das Abbrechen von Terminen können Sie die Zeitspanne festlegen, in der StudentInnen ihren TermIn vor der Startzeit des Beratungsgesprächs absagen können. 

Um diese Einstellungen in Handshake zu verwalten, navigieren Sie zu "Einstellungen der Institutionen" > "Details". Mehr Informationen finden Sie unterEinstellungen der Institutionen: Details. 

• Wählen Sie die Typen von Beratungsgesprächen, die Studierende mit Ihnen planen können, indem Sie auf den grünen Button "Hinzufügen" klicken.  Studierende können nur diese Typen von Beratungsgesprächen mit Ihnen planen; 

• Legen Sie Zeitblöcke fest, in denen Studierende Termine mit Ihnen planen können. Innerhalb jedes Blocks können Sie bestimmte Typen von Beratungsgesprächen festlegen, die Sie durchführen werden, sowie bestimmte Medien, die während dieser Zeit zur Verfügung stehen. 
  • Studierende können erst dann einen TermIn mit Ihnen planen, wenn Sie verfügbare Terminblöcke eingerichtet haben.

Notizen: Wenn ein Block für Drop-Ins zur Verfügung gestellt wird, ist der Terminblock nicht für geplante Termine verfügbar.

Konfigurieren Sie Ihre persönliche Verfügbarkeit für Beratungsgespräche (Beratungsgesprächsblöcke & Typen) für weitere Informationen und Orientierungshilfen zum Hinzufügen von Beratungsgesprächen.

Beste Praxis:Synchronisieren Sie Ihren Kalender mit der zweiseitigen Kalendersynchronisierung. Denken Sie daran, dass sich dies auf Ihre Verfügbarkeit auswirken wird. Events in Ihrem externen Kalender, die "belegt" sind, werden in Handshake übernommen, und Ihre geplanten Handshake-Termine werden in Ihren externen Kalender übernommen. Wenden Sie sich an Ihr IT-Team, um herauszufinden, auf welchem Server Sie sich befinden.

1. Navigieren Sie zum Profil eines/einer StudentIn und klicken Sie im Bereich Aktionen auf "Als diese/r NutzerIn anzeigen".
2. Gehen Sie zu Career Center > Beratungsgespräche und klicken Sie auf "Einen neuen Zeitplan planen".
3. Vergewissern Sie sich, dass die richtigen Kategorien, Typen, Daten/Zeiten und Medien für die StudentIn sichtbar sind. 

Beste Praxis: Wenn Sie Qualifikationen für Ihre Beratungsgespräche festgelegt haben, wiederholen Sie diesen Vorgang für mehrere Studierende mit unterschiedlichen Qualifikationen und für jeden betroffenen Typ von Beratungsgesprächen.

1. Fordern Sie ein Beratungsgespräch mit Ihrem Test StudentIn Konto an.Notizen: Ab Mai 2023 werden die Namen der MitarbeiterInnen bei der Auswahl eines Beratungsgesprächs. Zuvor wurden die Namen der MitarbeiterInnen alphabetisch aufgelistet. Diese Änderung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Studierende Geplantes mit verschiedenen mit einer Vielzahl von MitarbeiterInnen vereinbaren.
2. Schalten Sie NutzerInnen zurück zu Ihrer Career Services-Ansicht.
3. Navigieren Sie zur Seite Beratungsgespräche und genehmigen Sie den TermIn. 

1. Für persönliche Beratungsgespräche navigieren Sie zu Beratungsgespräche und klicken Sie auf den Tab "Check-In Kiosk".
2. Wählen Sie Ihren Büro-Standort, Ihr Career Center und ob Sie Drop-In-Beratungsgespräche zulassen wollen.

Notizen: Wenn Sie nicht auf "Erlauben Sie Drop-In Beratungsgespräche" klicken, können Studierende nur für geplante Termine einchecken.

Wichtig: Erlauben Sie Studierenden, die sich anmelden, den Zugriff auf Ihr Konto, wenn Sie "Eingeloggt bleiben" wählen. Für Tests ist dies in Ordnung, aber seien Sie vorsichtig, wenn Sie diese Option außerhalb von Tests wählen.

     3. Geben Sie die E-Mail Adresse oder den Nutzernamen des Studenten ein, mit dem Sie testen.

     4. Wählen Sie den geplanten TermIn aus.

1. Klicken Sie auf "Beratungsgespräche" > "Verwalten" > Klicken Sie auf die Zeile, die zu dem TermIn gehört, den Sie starten möchten.
2. Um das Beratungsgespräch zu starten, klicken Sie auf "Beratungsgespräch gestartet". Wenn Sie ein Virtuelles Beratungsgespräch über Handshake testen, wird der Start des Termins durch das Hinzufügen eines Videos ausgelöst.
3. Um das Beratungsgespräch abzuschließen, klicken Sie auf "Beratungsgespräch abschließen".

Notizen: Die Kennzeichnung des abgeschlossenen Beratungsgesprächs ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Umfragen nach dem Beratungsgespräch gesendet werden und die Berichterstattung korrekt ist.

1. Starten Sie Ihren Check-in Kiosk und wählen Sie "Drop-In Beratungsgespräche zulassen".
2. Checken Sie als StudentIn ein und wählen Sie die Drop-In-Option.

Tipp: Wenn Sie keine Drop-In-Option auswählen können, vergewissern Sie sich, dass zu dieser Zeit mindestens ein Beratungsgesprächsblock mit der Option "Drop-In" verfügbar ist.

1. Von Ihrem Career Services NutzerIn aus navigieren Sie über "Beratungsgespräche" > "Warteraum" zum Warteraum.
2. Klicken Sie auf "Beratungsgespräch beginnen". 
3. Überprüfen Sie die Informationen über den TermIn und klicken Sie auf "Erstellen".(Wenn Sie eine Umfrage nach dem Beratungsgespräch versenden möchten, denken Sie daran, den TermIn auf diesem Bildschirm nur als 'begonnen' zu markieren und dann auf 'Abgeschlossenes Beratungsgespräch' zu klicken, um die E-Mail auszulösen!)