Wir haben eine Reihe verschiedener Arbeitsabläufe, die Ihnen helfen, Drop-in-Termine über Handshake zu verwalten, sowie Tipps für die Nutzung eines Warteraums und die Bearbeitung von Check-ins.
Mögliche Arbeitsabläufe sind: externe Videolinks, das Einrichten eines Beratungsgesprächs als Event und die Verwendung eines Warteraums.
In diesem Artikel finden Sie ausführliche Informationen zu den einzelnen Optionen, die Ihnen dabei helfen, die beste Lösung für Ihre Hochschule und Ihre Studierenden zu finden!
Einrichten eines Events für Drop-ins
Wenn Sie virtuelle Drop-in-Termine über Handshake verwalten, empfehlen wir, ein Event zu erstellen. Das Event könnte z. B. „Sprechzeiten“ heißen, und Sie können in der Beschreibung des Events angeben, dass Sie während dieser Zeit Drop-ins anbieten werden. Studierende können sich für das Event anmelden und nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ teilnehmen. Sie können dieses Event über E-Mails in Handshake an Studierende vermitteln oder es auch für sie anheften.
Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Events, Erstellen und Versenden von gezielten E-Mails oder Hochschuleinstellungen: Ein Element anheften.
Verwendung eines Warteraums
Eine Sache, die wir bei anderen Hochschulen beobachtet haben, ist die Nutzung der Warteraumfunktion Ihrer Videomeeting-Plattform. Zum Beispiel verwenden wir hier bei Handshake den Warteraum von Zoom. Weitere Informationen finden Sie im Artikel von Zoom: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/115000332726-Waiting-Room.
WebEx verfügt möglicherweise über eine ähnliche Funktion wie diese.
So können Sie ein Meeting erstellen und den Link an die Studierenden senden, die dann jederzeit dem Meeting beitreten können und in den Warteraum weitergeleitet werden. Sobald die Session beginnt, können Sie die Studierenden einzeln aus dem Warteraum in ein Meeting holen.
Bearbeitung von Check-ins
Wenn Sie die Studierenden in das Event mit dem Drop-in-Termin einchecken möchten, können Sie einen weiteren Tab / ein weiteres Fenster mit einem Check-in-Kiosk öffnen (mit aktivierter Option „Angemeldet bleiben“). Wenn Sie die Studierenden aus dem Warteraum holen, fragen Sie sie nach ihren E-Mail-Adressen und geben Sie diese dann in den Check-in-Kiosk ein. Auf diese Weise können Sie den Termin wie bei einem Beratungsgespräch vor Ort protokollieren und später ergänzen.
Dadurch wird der Studierende in den Warteraum gebracht, wo Sie dann zuordnen können, wer den Drop-in-Termin wahrnimmt.
Notiz: Dies ist die einzige Möglichkeit, einen Studierenden als zu einem Termin angemeldet zu markieren, wenn Sie kein integriertes Video in Handshake verwenden.
Weitere Informationen über die Kommunikation mit Studierenden über das Internet finden Sie unter Maximieren des digitalen Engagements über Handshake!