Unser Team hat eine zuverlässige Strategie entwickelt, um sowohl persönliche als auch virtuelle Termine für Studierende zu ermöglichen.
Hinweis: Der in diesem Artikel vorgeschlagene Arbeitsablauf bezieht sich hauptsächlich auf die Verwendung externer Videoplattformen (wie Zoom). Um einen Termin mit integriertem Video in Handshake abzuhalten, lesen Sie bitte Virtuelle Verabredungen auf Handshake.
Um loszulegen, konfigurieren Sie Medien, Bürostandorte und Termintypen in den Einstellungen der Hochschule wie unten beschrieben.
Um auf Ihre Hochschuleinstellungen zuzugreifen, klicken Sie auf Ihren Namen in der oberen rechten Ecke von Handshake und dann auf Hochschuleinstellungen. Medien, Bürostandorte und Terminarten sind im Menü links auf der Seite in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt.
Medien
Richten Sie ein eindeutig virtuelles Medium ein und legen Sie dann die physischen Standorte für die anderen Medien fest. Beispiele unten:
- “Virtual (will use zoom link)”
- In Person Appointment - 814 Hayes Street Liberal Arts Building
- In Person Appointment - 210 Hayes Street Engineering Building
- In Person Appointment - 111 Hayes Street College of Business Building
Weitere Informationen zur Einrichtung von Medien finden Sie unter Institution Settings: Appointment Preferences.
Standorte des Büros
Geben Sie in den Einstellungen für die Bürostandorte den vollständigen Link in das Feld Name des Bürostandorts ein - dieser wird in den Bestätigungs-E-Mails für den Termin angezeigt:
Vergewissern Sie sich, dass Sie den Zoom-Link jedes Mitspielers in einem ähnlichen Format wie in den folgenden Beispielen auflisten:
- Erin’s zoom link for virtual appointments: https://example.zoom.us/j/7692104495
- Kevin - Zoom link: https://example.zoom.us/j/769210449
- John - Zoom link: https://example.zoom.us/j/769210449
Weitere Informationen zur Einrichtung von Bürostandorten finden Sie unter Einstellungen der Hochschule: Campus-Informationen.
Terminarten
Wenn eine Terminart virtuell ODER persönlich stattfinden kann, sollten Sie dies im Namen der Terminart angeben, z. B. „(VIRTUELLER ODER PERSÖNLICHER TERMIN) BCS - Karriereplanung“.
Benachrichtigung vor der Terminvereinbarung je Terminart
- Geben Sie in der Nachricht vor dem Termin für jede Terminart an, worauf sich der Studierende bei einem persönlichen oder virtuellen Termin beziehen soll.
- Zum Beispiel:
- Für virtuelle Termine: „Bitte verwenden Sie den Link in dieser E-Mail.“
- Für persönliche Termine: „Bitte planen Sie ein Treffen unter der in dieser E-Mail angegebenen Adresse.“ (Tipp: Fügen Sie alle zusätzlichen Maßnahmen hinzu, die Studierende ergreifen sollten, z. B. das Tragen einer Gesichtsbedeckung!)
Weitere Informationen zur Konfiguration von Terminarten finden Sie unter Einstellungen der Hochschule: Ernennungskategorien.
Sobald diese Konfigurationen festgelegt sind, sollte jeder Berufsberater Folgendes einrichten:
1. Benutzereinstellungen → Terminblöcke → Bearbeiten Sie jeden Terminblock so, dass er sowohl das Medium „Zoom“ als auch das Medium „Physischer Standort“ enthält.
In diesem Beispiel werden in den Terminblöcken sowohl das Medium „Physische Adresse“ als auch das Medium „Virtuelle Verbindung“ aufgeführt:
2. Benutzereinstellungen → Persönliche Informationen → Ihren Link als Büromedium auswählen
Weitere Informationen über Terminblöcke finden Sie unter Konfigurieren Sie Ihre persönliche Terminverfügbarkeit (Terminblöcke und -typen).
Ansicht der Studierenden
Sobald ein Studierender eine Terminart auswählt, kann er ein Medium auswählen, wenn mehrere Medien in den Terminblöcken der Karrierecoaches eingetragen sind.
Wenn keine Medien im Terminblock eingetragen sind, können die Studierenden aus allen Optionen wählen. Es ist sehr wichtig, dass jeder Karrierecoach mindestens ein Medium in seinen Terminblock einträgt!
Beispiel einer Bestätigungsmail für Studierende
Im folgenden Beispiel für eine Bestätigungs-E-Mail wird das ausgewählte Medium in Klammern hinter der Terminart aufgeführt. Im zweiten Absatz wird der Standort des Büros vorgestellt (in diesem Fall ein virtueller Link), und der dritte Absatz enthält die Nachricht vor der Terminvereinbarung.